Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Registros del Proceso de Quejas y Reclamos (LR3-004): Documenta los procesos de investigación realizados en relación con la administración de contratos laborales. Incluye correspondencia, quejas y respuestas, quejas, presentaciones, actas de audiencias de arbitraje, materiales de prueba de audiencias, escritos legales y laudos de los oficiales de audiencias.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0160 (3,17))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/05/2018
Informes de Pruebas de Drogas y Alcohol (LR3-005): Informes de los resultados de las pruebas de drogas y alcohol, proporcionados por la compañía de pruebas de drogas del condado. La mayoría de las pruebas son aleatorias para empleados con licencias de conducir comerciales y empleados que cumplen con los acuerdos de última oportunidad. Los informes muestran la fecha y los resultados de aprobado/reprobado de cada empleado. Los resultados de cada prueba se guardan en el historial médico de cada empleado. También incluye los registros de facturación relacionados.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0160 (7))
Registros de Negociación y Administración de Contratos Laborales (LR3-003): Documentan la negociación entre la Unidad de Relaciones Laborales y los sindicatos, así como la administración de los contratos laborales por parte de la Unidad de Relaciones Laborales durante su vigencia. Pueden incluir, entre otros, correspondencia, propuestas de intercambio, documentos técnicos, notas y actas de negociación, borradores de propuestas de contrato, contratos y enmiendas, memorandos de acuerdo, entendimientos o excepciones, acuerdos transaccionales y materiales relacionados.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0160 (3)) Actualizado el 01/05/2018
Registros Administrativos de Relaciones Laborales (LR3-001): Documenta la administración de la Unidad de Relaciones Laborales. Incluye materiales para la preparación de presupuestos, registros de personal, informes financieros, archivos de capacitación y otros registros relacionados. Los registros de esta serie son principalmente duplicados, mantenidos para mayor comodidad.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0110 (13), 0160(24c))
Expedientes de Quejas del Consejo de Servicio Civil del Sistema de Mérito (LR3-010): Documentan las quejas individuales presentadas ante el MSCSC para su resolución. Los registros incluyen la queja, los anexos y la documentación relacionada con la queja, la resolución final (que consiste en las páginas pertinentes de las actas del consejo que contienen su decisión en un caso particular) y la correspondencia relacionada.
Retención: Conservación durante 3 years after la decisión final o la separación del empleado, lo que ocurra más tarde. (MOAR 166-150-0160 (17))
Actas de las Reuniones del Consejo de Servicio Civil del Sistema de Mérito (LR3-011): Documentan la reunión ordinaria del MSCSC y los resultados de sus decisiones. El MSCSC se reúne mensualmente (si tiene asuntos pendientes) para revisar las quejas sobre ascensos, contrataciones y algunas medidas disciplinarias para empleados no representados (excepto ejecutivos o temporales). El consejo se rige por los artículos 9.310 a 9.340 del código del condado. Las actas incluyen minutas, órdenes del día y grabaciones de audio de las reuniones. La información incluye los miembros presentes, la fecha y el lugar de la reunión, la queja y su nombre, las pruebas presentadas y las decisiones del consejo.
Retención: Actas: conservar permanentemente; otros registros: conservar durante 5 años. (MOAR 166-150-0005 (17))