Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Facturas de Proveedores de Agencias (ADS3-002) : Documenta las solicitudes de pago de agencias privadas por servicios prestados a clientes bajo su cuidado. La factura (SDS 599A) muestra el nombre y la dirección del proveedor, el nombre y la información de identificación del cliente, las fechas de servicio, el tipo de servicio, las horas facturadas y autorizadas, el importe adeudado y las firmas de autorización.
Retención: Conservar durante 6 años. (45 CFR 164.530(j))
Autorizaciones de Pago en Efectivo (ADS3-003) : Documenta la autorización de pagos en efectivo a proveedores por servicios no médicos, equipos y otros gastos financiados con el fondo general estatal. Se utiliza para ingresar información en el MMIS y generar un cheque de pago de la oficina del SPD. Se conserva una copia en el expediente del cliente. La autorización (AFS 437) muestra el nombre y número del cliente, el nombre y la dirección del beneficiario, el monto autorizado, la descripción del pago, el motivo del pago autorizado y la firma autorizada.
Retención: Conservar 4 años. (2014-0005/006)
Autorizaciones de Disposición de Cheques (ADS3-004) : Documenta la autorización del trabajador social para disponer de cheques o tarjetas de servicios médicos. La autorización (AFS 459) muestra el nombre del cliente, la descripción del cheque/tarjeta, el nombre del trabajador social y la fecha de disposición.
Retención: Conservar 4 años. (2008-0012/005)
Expedientes de Casos de Clientes (ADS3-005) : Documenta todos los servicios prestados a los clientes de ADS. Los servicios financieros se proporcionan a través de los siguientes programas: Programa de Ingresos Suplementarios de Oregón, Programa de Asistencia General (finalizado el 1 de octubre de 2005), Plan de Salud de Oregón y Programa de Cupones para Alimentos. Los clientes también reciben diversos servicios de gestión de casos a través de los programas de Servicios para la Tercera Edad, Servicios para Discapacitados y Enfermería. Incluye correspondencia, evaluaciones de detección previas al ingreso de las necesidades físicas y psicosociales de los clientes, herramientas de planificación de la evaluación del cliente utilizadas para evaluar el nivel de atención, registros financieros del cliente utilizados para determinar la elegibilidad, registros médicos del cliente que indican las condiciones médicas y necesidades del cliente, solicitudes de servicio, formularios de autorización de adjudicación, narrativas del administrador de casos, formularios de opciones de servicio de elección del cliente, informes de recursos médicos, registros de verificación del estado financiero, formularios de cambio de estado financiero y registros relacionados. Desde 2016, estos archivos se escanean en la base de datos EDMS del estado. La retención que se indica aquí se aplica a los archivos de casos en papel creados antes de este nuevo flujo de trabajo de escaneo.
Retención: Conservar 15 años. ( pendiente de citación )
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Registros de casos del Hospital Estatal de Dammasch (ADS3-007) : registros médicos de clientes que recibieron servicios en el Hospital Estatal de Dammasch durante 1993. Esta función ya no se realiza.
Retención: Conservar durante 6 years after del último servicio o hasta cumplir 21 años, lo que sea más largo. (MOAR 166-150-0060 (2))
Registros de Divulgación de Centros (ADS3-008) : Documenta toda la información relacionada con los centros de enfermería que no está exenta de divulgación según la ley de registros públicos. Se utiliza para facilitar el acceso público a la información sobre centros de enfermería específicos. Los registros incluyen cartas de determinación de la División de Personas Mayores y con Discapacidades del estado relacionadas con quejas contra el centro de enfermería, informes de la CCMU, conclusiones de audiencias administrativas y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar 10 años. (2008-0012/006)
Registros Contables de Cupones de Alimentos (ADS3-009) : Documenta la emisión de beneficios de cupones de alimentos y tarjetas Oregon Trail a los clientes. Los registros pueden incluir registros de cobro, informes mensuales de transacciones, registro de cheques/tarjetas canceladas y registros relacionados.
Retención: Conservar 6 años. (2014-0005/011)
Registros de Audiencias de Asistencia General (ADS3-010 ): Estos registros documentan las audiencias administrativas celebradas por la División de Servicios para la Vejez y la Discapacidad del Condado para determinar la elegibilidad del cliente para recibir la continuación de los pagos de Asistencia General por Discapacidad. Los registros incluyen el acta de la audiencia, la orden final, la documentación de respaldo (principalmente historiales médicos), la correspondencia y los registros relacionados. (La Asamblea General finalizó el 1 de octubre de 2005).
Retención: Conservar durante 6 years after la determinación de la audiencia. (45 CFR 64.530(j))
Facturas/Comprobantes de Trabajadores de Atención Domiciliaria (CEP) (ADS3-006) : Documentan las solicitudes y el pago de servicios de Medicaid de proveedores autorizados a los clientes. Se utilizan para proveedores individuales contratados por el cliente. Se ingresan en el sistema MMIS y se utilizan para generar cheques de proveedores y el comprobante en blanco del siguiente período de pago. Las facturas (SDS 598B) muestran el nombre y la información personal del cliente, el nombre y la información personal del proveedor, la descripción de los servicios prestados, el monto autorizado para el pago, la fecha y la firma del cliente (o su representante personal). También pueden incluir documentación de respaldo, como el kilometraje o el detalle de las horas trabajadas.
Retención: Conservar durante 6 años. (45 CFR 164.530(j))
Acuerdos de Asistencia Provisional (ADS3-011) : Documenta el acuerdo (AFS 418) del cliente para reembolsar la asistencia general una vez que comience a recibir los pagos de la seguridad social. El acuerdo indica la fecha, el nombre del cliente, el monto a reembolsar e información relacionada. Se archiva una copia de este formulario en el expediente del cliente. (El Acuerdo General finalizó el 1 de octubre de 2005).
Retención: Conservar 3 años. (2008-0012/008)
Declaraciones Juradas de Cheque Extraviado (ADS3-012) : Se utilizan para notificar al DHS que el cheque de un proveedor se ha extraviado y que se debe emitir uno nuevo, según lo detallado en ORS 293.475. La declaración jurada muestra el nombre del proveedor, la información del cheque original (número, fecha, monto y beneficiario), la información del nuevo cheque y la certificación notarial.
Retención: Conservar 4 años. (2014-0005/012)
Solicitudes de Autorización de Servicios Médicos (ADS3-013) : Documenta la autorización del personal médico del condado para que un servicio médico solicitado sea necesario y se pague. Se utiliza para ingresar información en el MMIS y se duplica en el expediente del cliente. La solicitud (AFS 405B) muestra el nombre y la dirección del cliente, el número de caso, los servicios detallados y las cotizaciones del proveedor, la justificación del servicio y la aprobación del personal médico.
Retención: Conservación por 10 años. (OAR 166-150-0065 (20); OAR 410-141-3520 (10)) Retención actualizada el 29/10/2018
Registros de Evaluación Previa al Ingreso (PAS) (ADS3-014) : Documenta las evaluaciones del equipo de evaluación previa al ingreso sobre las necesidades físicas y psicosociales de los clientes, realizadas a solicitud del gestor de casos o de un proveedor privado. Incluye los formularios de evaluación previa al ingreso y de revisión anual de residentes, que indican el estado de salud mental y médica del cliente y sus exenciones; las hojas de contacto inicial del registro de admisión (Formulario SPDD 539B), que indican las evaluaciones de los evaluadores y la información del cliente; los formularios de evaluación de servicios para adultos (Formulario SDS 0460), que evalúan el motivo de la derivación, los resultados de planes previos, el historial social del cliente, sus necesidades médicas, diagnóstico, tratamientos, constantes vitales, actividades e información relacionada; y los historiales médicos del cliente y otros materiales relacionados.
Retención: Conservar durante 6 años. (45 CFR 164.530(j))
Registros de Licencia de Proveedor (ADS3-015(a) y ADS3-015(b)) : Documentan la solicitud y la licencia de hogares de acogida para atender a clientes en el hogar del proveedor, así como la inscripción de los cuidadores domiciliarios. Se requiere la licencia anual para hogares de acogida y la inscripción cada dos años. Los registros incluyen la solicitud, el contrato, la licencia, las referencias, las copias de identificación, los formularios I-9, la verificación de antecedentes penales y la documentación de respaldo. El programa de Hogares de Acogida para Adultos Familiares cerró el 1 de julio de 2013.
Retención: ADS3-015(a) Registros de trabajadores de atención domiciliaria: retención de 3 años; ADS3-015(b) Registros de licencias: retención de 7 años. (2014-0005/013)
Registros de Audiencias del Seguro Social (ADS3-016) : Estos registros documentan las audiencias de revisión de la continuación de la discapacidad. Estas audiencias administrativas son celebradas por la Administración del Seguro Social para determinar la elegibilidad del cliente para recibir la continuación de los pagos por discapacidad del Seguro Social. Los registros incluyen el acta de la audiencia, la orden final, la documentación de respaldo (principalmente historiales médicos), la correspondencia y los registros relacionados. La Administración del Seguro Social también conserva gran parte de este archivo, pero su obtención es costosa si se necesita para futuras investigaciones. Desde el 1 de octubre de 2005, ADS ya no representa a clientes en las audiencias del Seguro Social.
Retención: Conservar durante 6 años. (45 CFR 164.530(j))
Expedientes de Casos de Clientes de Enlace del Seguro Social (ADS3-017) : Documenta a los clientes que solicitan determinaciones de elegibilidad para el SSI para recibir beneficios. Los registros incluyen historiales médicos, narrativa del caso, expedientes legales, hoja de presentación, notas del enlace, actas de audiencias, antecedentes, apelaciones y correspondencia relacionada. Desde el 1 de octubre de 2005, ADS ya no cuenta con Enlaces del Seguro Social y actualmente no presta los servicios que prestaba.
Retención: Conservar durante 6 years after la última acción. (45 CFR 164.530(j))