¡NUEVAS ACTUALIZACIONES!
Las normas OAR que rigen la retención de datos del condado se actualizaron en noviembre de 2025. Su serie de normas de retención del condado de Multnomah se ha actualizado en consecuencia. Por favor, verifique la información, ya que algunas series pueden tener nuevos períodos de retención.
Título de la serie (Número de serie de la agencia)
Descripción. (Citas legales)
Retención
Informes de accidentes (RSK1-007)
Se utiliza para informar sobre accidentes laborales a la Dirección de Gestión de Riesgos. Los registros pueden incluir informes de accidentes, informes e investigaciones de lesiones laborales, e identificación del empleado y formulario de evaluación física. (OAR 166-150-0200(14))
Retención:
Conservar durante 10 años después del cierre del caso.
Registros de pólizas de seguro del condado (RSK1-004)
Documenta los términos y condiciones de las pólizas de seguro entre el condado y las aseguradoras. Los registros incluyen correspondencia, pólizas y certificados relacionados con el exceso de cobertura de compensación laboral, responsabilidad civil, bienes, fianzas de cumplimiento, delitos y seguros de automóviles. (OAR 166-150-0200(9))
Retención:
RSK1-004(a) Seguro colectivo de salud, vida, propiedad y responsabilidad civil para empleados: Mantener durante 75 años después de su vencimiento si no hay reclamaciones pendientes.
RSK1-004(b) Todos los demás registros de seguros: Consérvelos durante 6 años después de su vencimiento si no hay reclamaciones pendientes.
Registros de asistencia de empleados (RSK1-017)
Registros que documentan las horas trabajadas, las horas de licencia acumuladas y las horas de licencia disfrutadas por los empleados de la agencia. La información generalmente incluye el nombre y el número de seguro social del empleado, las horas trabajadas, el tipo y la cantidad de horas de licencia disfrutadas, el total de horas, las fechas y otros datos relacionados. (OAR 166-150-0155(2))
Retención:
Retener 4 años.
(NOTA: Disminución reciente en los últimos 5 años)
Evaluaciones ergonómicas (RSK1-009)
Documenta las solicitudes de los empleados para realizar cambios en la ergonomía del lugar de trabajo, las evaluaciones departamentales y su resolución. Los registros incluyen las solicitudes de los empleados, las evaluaciones, las respuestas y la correspondencia relacionada. (OAR 166-150-0160(11))
Retención:
Conservar durante 6 años después de la separación del empleado.
(NOTA: Aumento reciente en los últimos 3 años).
Informes de incidentes (RSK1-006)
Serie utilizada para reportar incidentes de seguridad sin lesiones. Los registros pueden incluir informes de incidentes, informes policiales, registros de investigación y correspondencia relacionada. (OAR 166-150-0200(6))
Retención:
Conservar durante 20 años.
Registros de ofertas de seguros (RSK1-014)
Registros que documentan la publicación, evaluación y adjudicación de ofertas a proveedores y otras personas u organizaciones. Proporciona evidencia registrada de ofertas aceptadas y rechazadas. Puede incluir documentos de exención de licitación, listas de ofertas y cotizaciones, avisos de apertura y adjudicación de ofertas, resúmenes comparativos, hojas de cálculo, hojas de tabulación, registros de publicidad de licitaciones, hojas de recuento, especificaciones de licitación, correspondencia y registros relacionados. (OAR 166-150-0110(14)(b))
Retención:
Conservar durante 6 años después de la adjudicación o cancelación de la licitación.
Registros de reclamaciones de responsabilidad civil (RSK1-003)
Documentos que recogen las reclamaciones presentadas contra el condado por ciudadanos por daños derivados de accidentes o lesiones. Las reclamaciones se subcontratan a aseguradoras privadas. Los registros incluyen informes de incidentes, registros de investigación, fotografías, formularios de exención de responsabilidad y registros de pagos. (OAR 166-150-0200(10)
Retención:
RSK1-003(a) Si se toma alguna medida: Conservar durante 10 años después del cierre, desestimación o fecha de la última acción del caso;
RSK1-003(b) Si no se toma ninguna medida: Conservar durante 10 años.
Análisis mensual de gestión de riesgos (RSK1-010)
Documenta las reclamaciones activas y abiertas contra el condado. Se utiliza para el análisis y la actualización de las tablas actuariales. Los informes muestran el nombre del caso, la fecha, el total acumulado de gastos y el análisis correspondiente. (No programado)
Retención:
RSK1-010(a) Informes de fin de año calendario y fiscal: Conservar durante 10 años.
RSK1-010(b) Otros informes: Conservar el mes actual.
Informes administrativos de nómina (RSK1-018)
Informes, estudios estadísticos y otros registros diseñados y utilizados para la elaboración de presupuestos, proyecciones, gestión de la carga de trabajo y del personal, investigación y consulta general. A menudo consisten en informes de recapitulación que organizan los salarios, las deducciones y otros datos en categorías como acumulado trimestral, acumulado anual, acumulado del ejercicio fiscal, departamento, división, sección, contribuciones de empleados/empleadores, entre otras. (OAR 166-150-0155(7))
Retención:
Retener 3 años.
Registros del proyecto (RSK1-016)
Documenta proyectos de la división relacionados con seguridad, gestión de riesgos y seguros. Los registros incluyen informes y estudios, evaluaciones, material de referencia, investigación y análisis, y correspondencia relacionada. (OAR 166-150-0200(16)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Retención:
RSK1-016(a) Registros que documentan la formación o el cambio de política: Conservar permanentemente; transferir a los Archivos cuando queden inactivos o después de 10 años, lo que ocurra primero.
RSK1-016(b) Todos los demás registros: Conservar durante 5 años.
(NOTA: Cambios recientes en la política de retención)
Tasación de propiedades (RSK1-011)
Documenta las tasaciones del condado de bienes inmuebles y muebles para determinar el monto y el tipo de seguro necesario. Las tasaciones incluyen una descripción de la propiedad, información sobre el propietario, su ubicación, su valor, la fecha de la tasación y la documentación de respaldo. (OAR 166-150-0015(3))
Retención:
Retener 12 años.
(NOTA: Aumento reciente en los últimos 5 años).
Reclamaciones por pérdida de propiedad (RSK1-002)
Documenta las reclamaciones del departamento del condado para la reposición de bienes perdidos, robados o dañados cuyo valor supere el deducible de 750 dólares. Los registros incluyen el informe de bienes asegurados y la solicitud de reposición, la solicitud escrita de reposición, la documentación de la pérdida o el daño, la documentación del valor de reposición, el formulario de disposición de activos, las órdenes de compra y las facturas, una copia del comprobante contable que documenta el pago del departamento y los registros relacionados. (OAR 166-150-0200(8))
Retención:
Consérvese durante 5 años después de que la reclamación haya sido aprobada o denegada.
Registros de capacitación en gestión de riesgos (RSK1-015)
Registros relacionados con el diseño e implementación de programas de capacitación en gestión de riesgos impartidos a los empleados por la división. Pueden incluir descripciones de clases, certificaciones de instructores, documentación de planificación, material didáctico, esquemas de cursos, registros de inscripción y asistencia, y otros registros relevantes. (OAR 166-150-0005(6))
Retención:
Retener durante 5 años.
Registros de reclamaciones de indemnización laboral (RSK1-001)
Documenta las reclamaciones presentadas por los trabajadores para obtener una indemnización por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo. Los registros incluyen el informe estatal de Oregón sobre lesiones o enfermedades laborales (Formulario WCD 801), el formulario proporcionado por los médicos para informar a los empleadores autoasegurados sobre el tratamiento inicial del trabajador, las reclamaciones de indemnización presentadas por los trabajadores o sus representantes, los informes de incidentes/lesiones personales de los empleados, las notificaciones y resoluciones de audiencias, las notificaciones de reincorporación al trabajo, las autorizaciones para realizar tareas modificadas, las notas de investigación, la correspondencia y los registros relacionados. (NOTA: Los registros que describen lesiones y enfermedades deben archivarse en la sección de Registros Médicos de Empleados ES04-007 ).
Retención:
RSK1-001(b) Todos los demás registros que no sean de lesiones/enfermedades, conservar durante 6 años después del cierre del reclamo o la acción final . (OAR 166-150-0200(20) (29 CFR 1910)
(NOTA: Idioma actualizado)
Registros del Comité de Seguridad en el Lugar de Trabajo (RSK1-019)
Registros que documentan el programa del condado para promover la seguridad en las propiedades del condado a través de comités de seguridad laboral. (OAR 166-150-0200(18)(c))
Retención:
Retener 3 años.