Serie de retención de la Oficina del Director de la Biblioteca (L06)

¡NUEVAS ACTUALIZACIONES!
Las normas OAR que rigen la retención de datos del condado se actualizaron en noviembre de 2025. Su serie de normas de retención del condado de Multnomah se ha actualizado en consecuencia. Por favor, verifique la información, ya que algunas series pueden tener nuevos períodos de retención.

Cada serie contiene la siguiente información:

• Título de la serie (Número de serie de la agencia)
• Descripción. (Citas legales)
• Retención

Boletín informativo "The Register" (L06-018)

Boletín interno mensual que documenta las actividades del sistema bibliotecario. Incluye artículos sobre personal, colecciones, edificios e instalaciones, noticias y actividades relacionadas. (OAR 166-150-0005(33)(a)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)

Retención:

• Conservar de forma permanente; transferir al archivo cuando quede inactivo o después de 10 años, lo que ocurra primero.

Informe anual a la Biblioteca Estatal (L06-015)

Copia de la agencia de un informe presentado ante la Biblioteca Estatal de Oregón en cumplimiento de ORS 357.520 para monitorear los programas de la biblioteca. Incluye estadísticas sobre usuarios atendidos, transacciones de préstamo interbibliotecario, programas infantiles y otros temas. Incluye los informes anuales de la Asociación de Bibliotecas de Portland (1864-1989) y los informes del sistema de bibliotecas del condado de Multnomah (1989-presente). (OAR 166-150-0140(9)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)

Retención:

• Conservar de forma permanente; transferir al archivo cuando quede inactivo o después de 10 años, lo que ocurra primero.

Registros de preparación del presupuesto (L06-005)

Registros que documentan la preparación de las solicitudes de presupuesto del departamento presentadas al órgano rector correspondiente. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de cálculo, encuestas, informes de asignación, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de previsión financiera y registros similares. (OAR 166-150-0110(11))

Retención:

• Retener durante 5 años.

Registros del Comité de Supervisión del Diseño y la Construcción de la Biblioteca Central (L06-006)

Registros que documentan las deliberaciones del comité ciudadano designado para supervisar la renovación de la Biblioteca Central. Los registros pueden incluir actas, agendas, exposiciones, resoluciones, informes del personal, índices, grabaciones de audio o video, correspondencia y documentación relacionada. (OAR 166-150-0005(17)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)

Retención:

• Conservar de forma permanente; transferir al archivo cuando quede inactivo o después de 10 años, lo que ocurra primero.

Registros de administración de subvenciones (L06-012)

Los registros documentan la solicitud, evaluación, adjudicación, administración, seguimiento y estado de las subvenciones en las que la agencia actúa como beneficiaria, otorgante, asignadora o administradora. Las subvenciones pueden provenir de gobiernos federales o estatales, fundaciones u otras fuentes de financiación privadas. Los registros pueden incluir, entre otros, solicitudes de subvención y notificaciones de adjudicación, informes de progreso, presupuestos, objetivos del proyecto, propuestas, registros de seguimiento de los planes del proyecto y medición de los logros, registros contables, informes de auditoría, informes de gastos y correspondencia y documentación relacionada. (OAR 166-150-0110(20))

Retención:

• Conservar durante 20 años.

Registros del Centro de Intercambio de Información sobre Libertad Intelectual (L06-017)

Registros que documentan la revisión bibliotecaria de las solicitudes de los usuarios para que se revise la idoneidad de los materiales del sistema bibliotecario. Los registros incluyen informes de reconsideración, declaraciones de inquietud, reseñas de libros y otra documentación sobre el material en revisión, así como la correspondencia relacionada. Los informes de reconsideración se envían a la Biblioteca Estatal e incluyen el nombre de la biblioteca, el título considerado, la persona que solicita la reconsideración, la fecha de la solicitud, la decisión final de la biblioteca, la persona que toma la decisión y la fecha. (OAR 166-150-0005(37))

Retención:

• Conservar durante 10 años.

Registros de seguimiento legislativo (L06-010)

Serie utilizada para monitorear la legislación que pueda afectar las operaciones o políticas actuales de una agencia. Los registros incluyen declaraciones conceptuales, propuestas, registros de proyectos de ley, documentos de análisis de impacto fiscal/organizacional, copias de proyectos de ley, resúmenes de testimonios, informes de comités, agendas y correspondencia. (OAR 166-150-0005(14))

Retención:

• Retener 4 años.

Nota: Aumento reciente en los últimos 2 años.

Actas de la reunión de la junta directiva de la biblioteca (L06-001)

Registros oficiales de las reuniones de la junta responsable de supervisar las operaciones de la biblioteca o de asesorar a una biblioteca pública sobre dichas operaciones. Los registros incluyen actas, agendas, índices, anexos, correspondencia, cartas de nombramiento, registros de orientación, lista de asistencia y otros documentos relacionados. Incluye las reuniones de la Junta Directiva de la Asociación de Bibliotecas de Portland (LAP) (1864-1990), los comités de la LAP (1911-1954) y la Junta de la Biblioteca (1991-presente). (OAR 166-150-0005(17)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC §8.500)

Retención:

• Conservar de forma permanente; transferir al archivo cuando quede inactivo o después de 10 años, lo que ocurra primero.

Registros de renovación de la biblioteca (L06-007)

Documenta la renovación de las bibliotecas sucursales del condado. La mayor parte del material existente trata sobre los proyectos de renovación de las sucursales de Midland y Central. Los registros incluyen planos de planta; fotografías de la biblioteca antes, durante y después de la renovación; registros de los comités de mudanza interna, relaciones públicas y arte; registros de visitas guiadas; encuestas comunitarias; estimaciones de costos; estudios de tráfico; correspondencia; y registros relacionados. (OAR 166-150-0165(3)) (OAR 166-150-0170(5)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC §8.500)

Retención:

• Conservar de forma permanente; transferir al archivo cuando quede inactivo o después de 10 años, lo que ocurra primero.

Álbumes de recortes de la biblioteca (L06-019)

Registros y materiales efímeros utilizados por la biblioteca o relacionados con ella, conservados en álbumes temáticos. Incluye recortes de periódicos, folletos, trípticos, fotografías, listas de lectura y registros relacionados. (OAR 166-150-0005(44)(a))

Retención:

• Conservar permanentemente.

Registros del Intercambio Interbibliotecario Metropolitano (MIX) (L06-014)

Registros que documentan el trabajo del grupo que supervisa las políticas de préstamos en los condados de Oregón y Washington que rodean el área metropolitana de Portland. Los registros incluyen acuerdos, estadísticas, actas de las reuniones del director de MIX, correspondencia y documentos relacionados. (OAR 166-150-0005(17)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)

Retención:

• Conservar de forma permanente. Transferir las actas de las reuniones públicas al archivo cuando el registro quede inactivo o después de 10 años, lo que ocurra primero.

Informes estadísticos (L06-013)

Informes que documentan las actividades de las bibliotecas del sistema bibliotecario del condado. La información incluye estadísticas mensuales sobre circulación, número de referencias, salas de reuniones utilizadas, horas de voluntariado, contactos con la comunidad, visitas grupales, programas presentados, renovaciones, multas recaudadas y hojas de cálculo con información de cada sucursal. (OAR 166-150-0140(6))

Retención:

• L06-013(a) Conservar los informes anuales de forma permanente.

• L06-013(b) Conservar los informes mensuales y otros informes durante 2 años.

Registros de planificación (L06-004)

Esta serie documenta los planes a largo plazo y el desarrollo de la declaración de misión y los objetivos de trabajo de una agencia. Los registros incluyen planes estratégicos, declaraciones de misión, borradores preliminares, notas de trabajo y correspondencia relacionada. (OAR 166-150-0005(45))

Retención:

• Conservar durante 10 años.

Nota: Recientemente reducido de 20 años.

Declaraciones de políticas y procedimientos (L06-003)

La serie documenta la revisión, evaluación, desarrollo y autorización de las políticas y procedimientos de la biblioteca. Los registros pueden incluir boletines y avisos de autorización, declaraciones de misión y objetivos, manuales y declaraciones y directivas de política finales. La información suele incluir números de política y procedimiento, fechas de revisión, identificación temática, descripción narrativa, información de autorización y fecha de entrada en vigor. (OAR 166-150-0005(13)(a)) (OAR 166-150-0005(31))

Retención:

• L06-003(a) Políticas o procedimientos promulgados, 2 años después de haber sido reemplazados u obsoletos.

• L06-003(b) Declaraciones y directivas de política pública, permanentes.

Comentarios y quejas del público (L06-008)

Documenta los comentarios y quejas del público y del personal sobre asuntos relacionados con la biblioteca, generalmente sobre el servicio y los tipos de materiales disponibles. Los registros incluyen la queja original (carta, correo electrónico, mensaje telefónico, tarjeta de comentarios), la respuesta oficial y cualquier nota o documentación. (OAR 166-150-0005(37))

Retención:

• Retener durante 5 años.

Registros de reuniones de personal (L06-009)

Registros que documentan reuniones rutinarias del personal que abordan tareas y acciones dentro del marco de las políticas y procedimientos vigentes y que no están sujetas a la Ley de Reuniones Públicas. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y otros documentos relacionados. Las reuniones incluyen, entre otras, las de gerentes de departamentos del condado, gerentes de personal subordinado directo, el equipo de Concientización sobre la Diversidad y el equipo de Iniciativas Empresariales. (OAR 166-150-0005(18))

Retención:

• Retener durante 5 años.

Registros del Comité de Seguridad en el Lugar de Trabajo (L06-016)

Esta serie documenta las acciones del comité que supervisa o asesora a la agencia en materia de seguridad. Los registros pueden incluir actas, agendas, anexos, resoluciones, informes del personal, índices, grabaciones de audio, correspondencia y documentos relacionados. Los temas que abarca incluyen riesgos para los empleados y el público en general, diseño de construcciones, cuestiones de seguridad en reparaciones, sugerencias, quejas, normas y reglamentos estatales y federales, entre otros. (OAR 166-150-0200(18))

Retención:

• L06-016(a) Actas: Conservar durante 10 años.

• L06-016(b) Otros registros: Conservar durante 5 años.