Serie de retención de bibliotecas sucursales (L09)

¡NUEVAS ACTUALIZACIONES!
Las normas OAR que rigen la retención de datos del condado se actualizaron en noviembre de 2025. Su serie de normas de retención del condado de Multnomah se ha actualizado en consecuencia. Por favor, verifique la información, ya que algunas series pueden tener nuevos períodos de retención.

Cada serie contiene la siguiente información:

• Título de la serie (Número de serie de la agencia)
• Descripción. (Citas legales)
• Retención

Registros de actividades y programación de salas (L09-002)

Registros que documentan la programación y las reservas relacionadas con la participación pública y el uso de diversas actividades, eventos, clases y salas de reuniones. Incluye horarios, registros, listas, solicitudes y documentos similares. (OAR 166-150-0005(39))

Retención:

• Conservar durante 1 año.

Registros de depósitos en efectivo (L09-001)

Documenta el efectivo recibido por las bibliotecas sucursales y depositado en la cuenta del departamento de biblioteca. Los registros incluyen la hoja de cálculo de depósitos, los comprobantes de depósito, los registros de caja, los recibos de tarjetas de crédito y los informes diarios, semanales y mensuales de ingresos. (OAR 166-150-0110(9))

Retención:

• Conservar durante 3 años después de la emisión del informe de auditoría anual.

Registros de usuarios excluidos (L09-007)

Documenta a los usuarios a quienes se les ha prohibido el acceso a determinadas sucursales de la biblioteca. Los registros incluyen una carta al usuario notificándole la prohibición, información que la justifica (como registros de seguridad e incidentes, correspondencia y otra documentación) y un sitio web interno que muestra a todos los usuarios actualmente vetados. (OAR 166-150-0005(40)(d))

Retención:

• Conservar durante 3 años después de que se levante la exclusión.

Acuerdos de uso de instalaciones y equipos (L09-012)

Esta serie de documentos establece acuerdos de uso que abordan tanto las normas como los requisitos de seguridad para los usuarios que utilizan espacios y equipos específicos de la biblioteca. Los registros pueden incluir acuerdos anuales de uso para espacios de aprendizaje creativo, acuerdos para estudios audiovisuales, formularios de uso de equipos, acuerdos para talleres o clases puntuales y documentación relacionada. (OAR 166-150-0200(11))

Retención:

• Retener 3 años.

Contratos de arrendamiento (L09-013)

Esta serie documenta el alquiler o préstamo de instalaciones o equipos propiedad de la agencia. En el caso de la biblioteca, esto incluye específicamente el alquiler del auditorio y la terraza de la azotea de la Biblioteca del Condado Este. Los registros pueden incluir acuerdos de usuario y documentación relacionada. (OAR 166-150-0005(35)

Retención:

• Retener 3 años.

Registro de acceso a Internet (L09-004)

Documenta el acceso de los usuarios a internet. La información incluye el número de tarjeta de la biblioteca, el ordenador utilizado y la fecha y hora de acceso a internet. (2000-0025/006)

Retención:

• Conservar durante 30 días.

Informes estadísticos mensuales (L09-008)

Informes que documentan las actividades de las bibliotecas sucursales. La información incluye estadísticas mensuales sobre circulación, número de referencias, salas de reuniones utilizadas, horas de voluntariado, contactos con la comunidad, visitas de grupos, programas presentados, renovaciones, multas recaudadas e información relacionada. (OAR 166-150-0140(6))

Retención:

• Retener 2 años.

Registros de caja chica (L09-006)

Documentos que autentican las compras de caja chica y solicitan el reembolso al departamento para el fondo de caja chica. Los registros incluyen recibos, estados de cuenta de transacciones, formulario de caja chica y memorando solicitando el pago. (OAR 166-150-0110(22))

Retención:

• Retener 3 años.

Solicitudes de referencia (L09-005)

Documenta las solicitudes de información de los usuarios. Los registros incluyen correos electrónicos, mensajes telefónicos y cartas. La información incluye el nombre del usuario, la fecha y el texto de la solicitud. (OAR 166-150-0085(11))

Retención:

• Conservar durante 1 año.

Nota: Aumento reciente debido a que ha sido reemplazado u obsoleto.

Registros de seguridad (L09-003)

Registros que documentan las medidas de seguridad y los incidentes en las bibliotecas sucursales. Estos registros incluyen informes de seguridad, informes de alarmas, grabaciones de cámaras de seguridad, informes de incidentes y otros documentos relacionados. (OAR 166-150-0005(40)(a) y (d))

Retención:

• Para grabaciones de vídeo, consulte el documento "Registros de vídeo del sistema de monitorización FM3-016".

• L09-003(a) Registros de acceso y entrada, conservar durante 3 años.

• L09-003(b) Todos los demás registros: conservar durante 2 años.