Las áreas de enfoque incluyeron refugios, cárceles, hogares de cuidado para adultos y teletrabajo.
La auditora Jennifer McGuirk presentó la
La Oficina del Auditor encuestó a más de 3300 empleados, realizó 70 entrevistas con líderes y directivos del Condado, realizó visitas a las instalaciones e investigó las directrices del Condado, estatales y federales. Las áreas de enfoque incluyeron la respuesta del Condado en entornos de congregación y la implementación de las directrices a nivel de todo el Condado. El período abarcado abarcó del 1 de junio al 18 de diciembre de 2020.
“En concreto, analizamos las condiciones en albergues, cárceles, centros de detención juvenil y residencias para adultos mayores”, dijo McGuirk. “Las personas en estos entornos también suelen representar a las comunidades vulnerables de nuestro condado, incluyendo a personas mayores, personas con discapacidades, personas sin hogar y personas bajo custodia de adultos o menores”.
El informe concluyó que el Condado actuó con rapidez ante los importantes desafíos que presentó la pandemia, de acuerdo con las directrices de salud pública. La auditoría también concluyó que el Condado debía garantizar que los edificios fueran seguros y estuvieran listos para los empleados, a la vez que reducía los riesgos asociados con el elevado número de teletrabajadores.
“Este informe nos brinda la oportunidad de reflexionar sobre nuestros logros e incorporar conocimientos que nos ayudarán a mejorar nuestros esfuerzos continuos para abordar lo que puede ser el mayor desafío para las operaciones del condado en su historia”, dijo la presidenta Deborah Kafoury.
La mayoría de los empleados siguen la política de cubrirse el rostro
Los auditores informaron que casi el 80 por ciento del personal encuestado estuvo de acuerdo en que el condado tomó las medidas adecuadas para reducir el personal en el sitio e instaló suficiente señalización que promueve la orientación de salud pública.
La encuesta reveló un buen cumplimiento general de la política de uso de mascarillas del Condado: el 64 % de los encuestados afirmó usarlo siempre y el 33 % indicó usarlo ocasionalmente. Casi el 80 % coincidió en que el Condado ha tomado las medidas necesarias para reducir el personal en las instalaciones e instalado suficiente señalización que promueve las directrices de salud pública.
La adhesión a la política de uso de mascarillas fue menor entre los empleados de la Oficina del Sheriff, ya que el 42 % de los encuestados afirmó usarlas siempre. En el Centro de Detención Juvenil Donald E. Long, esa cifra fue del 50 %.
“Dado que los empleados de la Oficina del Sheriff trabajan en centros penitenciarios donde las personas conviven en espacios reducidos, queremos que el uso de mascarillas sea mayor”, dijo Nicole Dewees, auditora principal. “Hemos constatado que es necesario un mayor uso de mascarillas en los centros de detención por parte de las personas bajo custodia y los empleados, especialmente a la luz de los recientes brotes”.
El sheriff Mike Reese y Erika Preuitt, quien dirige el Departamento de Justicia Comunitaria, asistieron a la reunión del jueves. En respuesta a las preguntas de las comisionadas Lori Stegmann y Jessica Vega Pederson, afirmaron que se espera que todo el personal, así como los adultos y jóvenes bajo custodia, usen mascarillas. El incumplimiento de las directrices, indicaron, está sujeto a investigación y medidas disciplinarias.
“Creo que al principio tuvimos dificultades para cumplir con nuestra política de uso de mascarillas, algo que tomo muy en serio”, dijo el sheriff Reese. “Estoy seguro de que hemos mejorado drásticamente en nuestro cumplimiento de las directrices y seguiremos haciendo cumplir mis expectativas de que todos usen mascarilla según corresponda y según la política”.
“Se espera que nuestros especialistas del servicio de custodia de menores usen mascarillas”, dijo Preuitt. “Al igual que la Oficina del Sheriff, estamos implementando medidas disciplinarias progresivas si las personas no usan mascarillas o mascarillas, y si no se les da seguimiento a los jóvenes que no las usan”.
El condado promovió la seguridad en entornos de congregación con cierto margen de mejora
La auditoría también examinó la respuesta del condado en otros entornos de congregación, incluidos refugios y hogares de cuidado para adultos.
Los auditores constataron que la Oficina Conjunta de Servicios para Personas sin Hogar aumentó con éxito la capacidad de los albergues para facilitar el distanciamiento físico, junto con directrices de seguridad claras para los proveedores. De cara al futuro, señalaron, cabe esperar dificultades en la dotación de personal y el suministro de albergues, ya que la pandemia provoca un aumento de la falta de vivienda.
Con aproximadamente 600 residencias para adultos mayores en el condado de Multnomah, el informe concluyó que el Programa de Residencias para Adultos Mayores del condado se adaptó rápidamente a la pandemia. Sin embargo, los auditores también determinaron que el programa podría mejorar la comunicación con las residencias para adultos mayores para garantizar el cumplimiento de los requisitos sanitarios federales, estatales y locales para la seguridad del personal y los residentes.
“El estado nos ha permitido realizar visitas al aire libre, así que fomentamos las visitas para que las familias puedan visitarlos al aire libre”, dijo Irma Jiménez, directora de la División de Servicios para Personas Mayores, Discapacitadas y Veteranos. “Y recientemente, hay cierta flexibilidad para las visitas en interiores, así que también estamos proporcionando esa información a los proveedores cuando se levanten o implementen esas restricciones, para asegurarnos de que lo sepan”.
Pasar a un entorno de teletrabajo
En respuesta a la pandemia, el Condado tuvo que adoptar rápidamente el teletrabajo para un gran número de empleados con el fin de reducir la transmisión del virus en el entorno laboral. La auditoría también exploró cómo el Condado puede fortalecer, clarificar y mejorar el teletrabajo de cara al futuro.
Las normas de teletrabajo del Condado se diseñaron originalmente como un acuerdo mutuo cuando un empleado está interesado en teletrabajar en determinadas circunstancias. La pandemia de COVID-19 ha revelado cómo el Condado puede seguir prestando servicios a las personas de forma productiva y creativa. También expuso problemas de acceso a equipos de trabajo, dificultades técnicas y acceso a las políticas de recursos humanos.
“Esta pandemia nos dio la oportunidad, en muchos lugares, de ver que realmente podemos seguir funcionando como gobierno y, en muchos otros, ser aún más productivos”, dijo Travis Graves, director interino del Departamento de Bienes del Condado y director de Recursos Humanos. “Por eso, me interesa mirar hacia el futuro después de la pandemia. ¿Cómo nos vemos como organización y cuáles son las implicaciones?”
Los comisionados agradecieron al Auditor por ofrecer formas de mejorar la respuesta del Condado en entornos e instalaciones congregadas, al mismo tiempo que honraron a los empleados que han trabajado en persona durante la pandemia.
“Esta encuesta se centró en los empleados que acuden a trabajar todos los días y no tienen la opción de teletrabajar como muchos de nosotros aquí”, dijo la comisionada Vega Pederson, “y que cumplen con su trabajo y usan mascarillas para la seguridad de todos. Eso es lo que les pedimos a nuestros empleados. Así que estoy muy agradecida por todo el trabajo que realizan”.
Recomendaciones para refugios
Tras la emisión del informe, los funcionarios de Salud Pública del condado deben revisar la guía en el sitio web público para los proveedores de refugios sin fines de lucro dentro de los límites del condado para mejorar la claridad, de acuerdo con los requisitos estatales.
La gestión de la Oficina Conjunta de Servicios para Personas sin Hogar debería incluir cláusulas para seguir las pautas de Salud Pública en los nuevos contratos con los proveedores de refugios y en las nuevas enmiendas a los contratos con los proveedores de refugios.
Recomendaciones a la Oficina del Sheriff
Para ser coherente con las pautas de los CDC, MCSO debería comenzar a intercambiar las mascarillas de tela de los adultos detenidos a diario si se utilizan al momento de la emisión de este informe.
Dado que las opciones normales de visitas sin costo están suspendidas debido a las precauciones por el COVID-19, MCSO debería ampliar el uso de llamadas telefónicas gratuitas o modificar las operaciones de visitas por video en el vestíbulo para permitir un uso seguro lo antes posible y no más tarde de 90 días a partir de la emisión de este informe.
Recomendación al Departamento de Justicia Comunitaria
Inmediatamente después de la emisión de este informe, recomendamos que los gerentes apliquen sistemáticamente políticas de uso de cobertura facial entre su personal.
Recomendación al Programa de Residencias de Cuidado para Adultos
El Programa ACH debe revisar todas las comunicaciones recientes con cada ACH y asegurarse de que cada una haya recibido suficiente información y conozca los requisitos y directrices relacionados con la pandemia. Se debe prestar especial atención a las áreas de exposición, control de infecciones, distanciamiento físico y presentación de informes. La revisión debe realizarse lo antes posible y, en un plazo máximo de 30 días a partir de la emisión de este informe. Si es necesario contactar, debe hacerse en un plazo mínimo de 90 días a partir de la emisión de este informe.
Recomendaciones para la sección de orientación
Lo antes posible, el comité de implementación de las normas temporales COVID-19 de OR OSHA debe completar todos los nuevos requisitos de OSHA:
Evaluación de riesgos, plan de control de infecciones, protocolos de posible exposición y capacitación de empleados.
Nota: La gerencia informa que se ha realizado un trabajo sustancial para esta recomendación. Este trabajo se realizó entre la redacción y la publicación del informe. Reconocemos que se ha realizado el trabajo, pero no lo auditamos. Mantenemos la recomendación en el informe para poder darle un seguimiento exhaustivo.
Para marzo de 2021, Recursos Humanos Central debería desarrollar un método para que los empleados proporcionen comentarios relacionados con la COVID-19 de forma anónima.
Para marzo de 2021, el presidente o la persona que éste designe deberá proporcionar a los empleados un punto de contacto para la coordinación de seguridad frente al COVID-19.
Según las respuestas a la encuesta de empleados de nuestra oficina, parece que la aplicación de las políticas es un desafío constante. Tras la emisión del informe y periódicamente a partir de entonces, la presidenta o la persona que ella designe debe reiterar a los gerentes y empleados sus expectativas de que se cumplan las políticas y recomendaciones de seguridad, incluyendo el requisito de que los empleados teletrabajen en la medida de lo posible.
Recomendaciones para las instalaciones
Antes de agregar capacidad en persona en las ubicaciones del condado, recomendamos que FPM se asegure de que se hayan completado las modificaciones necesarias en los edificios, incluida la instalación de particiones y las actualizaciones de filtros en los sistemas HVAC.
Antes de agregar capacidad en persona en las ubicaciones del condado, recomendamos que FPM trabaje con sus contratistas de limpieza para garantizar que cada ubicación tenga suficiente capacidad de personal para garantizar la limpieza mejorada recomendada por los CDC.
Nos informan que el condado está actualmente en proceso de incorporar requisitos de limpieza y desinfección específicos para la COVID-19 en sus contratos con los proveedores de servicios de limpieza. Recomendamos que FPM complete estos requisitos contractuales antes de que los programas amplíen la capacidad presencial en las instalaciones del condado.
Recomendaciones para el teletrabajo
Para julio de 2021, los directores de departamento deberán proporcionar computadoras del condado a los empleados que teletrabajan frecuentemente y deberán enfatizar el uso de computadoras del condado para los empleados que teletrabajan ocasionalmente. El condado también deberá proporcionar a los empleados cualquier otro equipo que una sola persona utilice habitualmente para teletrabajar eficazmente, como ratones, monitores y auriculares. Estos ejemplos son descriptivos, no exhaustivos.
Para febrero de 2022, Recursos Humanos Central deberá garantizar el mantenimiento de la información del teletrabajo de forma electrónica, preferiblemente en Workday para permitir:
Accesibilidad a acuerdos de teletrabajo aprobados o denegados a nivel de empleado, supervisor, departamental y central.
Aprobaciones electrónicas y actualización para una mejor eficiencia.
Monitoreo del desempeño y equidad del teletrabajo.
Documentación de detalles específicos, como números de identificación de computadora, de todos los equipos del condado utilizados para teletrabajar.
Para ayudar a garantizar la equidad entre los empleados, para febrero de 2022, Recursos Humanos Central debe indicar la posible elegibilidad para el teletrabajo en las descripciones de trabajo del condado.