Hồ sơ phải trả ( DCAGEN-014 ) : Hồ sơ ghi lại việc thanh toán các hóa đơn của cơ quan cho các tài khoản chung, không bao gồm các khoản tài trợ. Bao gồm báo cáo, hóa đơn, bảng sao kê, chứng từ, đơn đặt hàng, giấy ủy quyền thanh toán, biên lai, séc hoặc lệnh chi đã hủy và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (OAR 166-150-0110 (1))
Hồ sơ khoản phải thu ( DCAGEN-015 ) : Hồ sơ ghi chép các khoản doanh thu mà nhà cung cấp, công dân, tổ chức, chính phủ và các bên khác nợ cơ quan, được ghi có vào các tài khoản chung, không bao gồm các khoản tài trợ. Hồ sơ này cũng ghi chép việc lập hóa đơn và thu tiền. Có thể bao gồm báo cáo, biên lai, hóa đơn, quyết định khen thưởng, nhật ký, danh sách, tóm tắt, bảng sao kê và các hồ sơ tương tự. Thông tin thường bao gồm số tiền nhận được, ngày, số hóa đơn, tên, số tài khoản, số dư tài khoản, điều chỉnh và các dữ liệu tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 years after thu thập hoặc được coi là không thể thu thập được. (OAR 166-150-0110 (2))
Hồ sơ Quảng cáo, Khuyến mãi và Quan hệ công chúng ( DCAGEN-020 ) : Hồ sơ được sử dụng để chuẩn bị và sản xuất tài liệu quảng cáo, và để ghi lại các chương trình khuyến mãi, chiến dịch quảng cáo, sáng kiến tiếp thị và nỗ lực quan hệ công chúng. Hồ sơ có thể bao gồm chương trình và lịch trình sự kiện, thẻ ra vào, bản tin, bài báo, bản dán, bản vẽ, bản sao quảng cáo, ảnh, slide, băng video, bản ghi âm, kịch bản, áp phích, tài liệu quảng cáo, tờ rơi và thư từ.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (OAR 166-150-0005 (3))
Thư từ : Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan VÀ 3. không được quy định khác trong Lịch trình lưu giữ hồ sơ chung của Quận và Khu vực đặc biệt (OAR 166-150) hoặc trong ORS 192.170. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Xử lý : Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10))
Hồ sơ chấm công và nghỉ phép của nhân viên ( DCAGEN-002 ) : Hồ sơ ghi lại số giờ làm việc, số giờ nghỉ phép tích lũy và số giờ nghỉ phép đã sử dụng của nhân viên trong phòng ban. Thông tin thường bao gồm tên và mã số an sinh xã hội của nhân viên, số giờ làm việc, loại và số giờ nghỉ phép đã sử dụng, tổng số giờ, ngày tháng và các dữ liệu liên quan. Bao gồm cả đơn xin nghỉ phép.
Thông tin này chủ yếu được lưu trữ trong hệ thống SAP cùng với nhiều tài liệu hỗ trợ bằng giấy và điện tử khác nhau.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ trong 4 năm.
Hồ sơ nhân sự (DCAGEN-003(a) và DCAGEN-003(b)) : Hồ sơ ghi lại lịch sử làm việc của từng nhân viên. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở: đơn xin việc; thông báo bổ nhiệm; đơn xin việc làm; hồ sơ đào tạo và chứng nhận; hồ sơ về các hạn chế sức khỏe; bảng lương; hồ sơ hoàn trả học phí; các hành động nhân sự; đánh giá hiệu suất; thư khen ngợi và tiến cử; thư khiển trách; thông báo về hành động kỷ luật; thông báo sa thải; thư từ chức; thông báo địa chỉ nhà và số điện thoại; mẫu thông báo khẩn cấp; hồ sơ khiếu nại và tố cáo; và thư từ, tài liệu liên quan.
Lưu giữ: DCAGEN-003(a) Các hành động kỷ luật: lưu giữ 3 năm hoặc theo quy định của hợp đồng công đoàn; DCAGEN-003(b) Tất cả các hồ sơ khác: lưu giữ 6 years after nhân viên thôi việc. (OAR 166-150-0160 (10))
Mẫu Xác Minh Tư Cách Làm Việc (I-9) ( DCAGEN-012): Tài liệu chứng minh sự tuân thủ của cơ quan đối với các quy định của INS yêu cầu xác minh quyền làm việc của người lao động tại Hoa Kỳ. Hồ sơ bao gồm mẫu I-9 của INS và bản sao các giấy tờ tùy thân liên quan. Cũng có thể bao gồm thư từ liên quan. Thông tin bao gồm tên và địa chỉ của người lao động, lời cam đoan có chữ ký của người lao động rằng họ đang cung cấp thông tin đúng sự thật, xác minh có chữ ký của người sử dụng lao động về danh tính và các giấy tờ cần thiết của người lao động, và thông tin sửa đổi.
Giữ lại: Giữ lại 3 years after ngày tuyển dụng hoặc một năm sau khi chấm dứt việc làm, tùy theo thời điểm nào muộn hơn. (MOAR 166-150-0160 (13); 8 CFR 274a.2)
Hồ sơ tài trợ ( DCAGEN-016 ) : Hồ sơ ghi lại quá trình nộp đơn, đánh giá, trao giải, quản lý, giám sát và tình trạng của các khoản tài trợ mà cơ quan là người nhận, người cấp, người phân bổ hoặc người quản lý. Các khoản tài trợ có thể đến từ chính phủ liên bang hoặc tiểu bang, các quỹ hoặc các nguồn tài trợ khác. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở các đơn xin tài trợ, bao gồm đề xuất dự án, tóm tắt, mục tiêu, hoạt động, ngân sách, phụ lục và thông báo trao giải; hồ sơ đánh giá tài trợ và các khuyến nghị liên quan đến đơn xin tài trợ; hồ sơ quản lý tài trợ, bao gồm báo cáo tiến độ, ngân sách, mục tiêu dự án, đề xuất và tóm tắt; hồ sơ ghi lại việc phân bổ kinh phí; hợp đồng; hồ sơ giám sát kế hoạch dự án và đo lường thành tựu; danh mục thiết bị; báo cáo tài chính, hồ sơ kế toán, báo cáo kiểm toán, báo cáo chi tiêu và thư từ, tài liệu liên quan.
Lưu giữ: (a) Lưu giữ các báo cáo cuối cùng từ các khoản tài trợ quan trọng (như được định nghĩa bởi chính sách của quận hoặc khu vực đặc biệt) cho quận hoặc khu vực đặc biệt: Vĩnh viễn (b) Lưu giữ hồ sơ chứng minh việc mua và/hoặc thanh lý bất động sản: 10 years after hoàn thành đáng kể (như được định nghĩa bởi ORS 12.135(3)), hoặc 3 years after thanh lý cuối cùng, hoặc theo quy định trong thỏa thuận, tùy theo thời hạn nào dài hơn (c) Lưu giữ các hồ sơ tài trợ khác: 3 years after báo cáo chi tiêu hàng năm hoặc cuối cùng được nộp và phê duyệt hoặc, theo quy định trong thỏa thuận, tùy theo thời hạn nào dài hơn (d) Lưu giữ các đơn xin tài trợ không thành công: 1 year after bị từ chối hoặc rút lại. (OAR 166-150-0110 (16))
Báo cáo sự cố tai nạn nhân viên ( DCAGEN-004 ) : Bộ hồ sơ được sử dụng để báo cáo tai nạn của nhân viên cho người giám sát chương trình. Hồ sơ có thể bao gồm báo cáo tai nạn SAIF, báo cáo tai nạn, báo cáo và điều tra thương tích nghề nghiệp, và biểu mẫu nhận dạng nhân viên và đánh giá thể chất.
Lưu giữ: Lưu giữ 10 years after vụ việc kết thúc. (OAR 166-150-0200 (13))
Hồ sơ Chính sách và Quy trình ( DCAGEN-005(a) và DCAGEN-005(b) ) : Tài liệu thuộc chuỗi này ghi lại quá trình xem xét, đánh giá, phát triển và phê duyệt các chính sách và quy trình chính thức của phòng ban. Hồ sơ có thể bao gồm các bản tin và hướng dẫn phê duyệt, tuyên bố sứ mệnh và mục tiêu, sổ tay hướng dẫn, và các tuyên bố và chỉ thị chính sách cuối cùng. Được sử dụng để định hướng cho nhân viên mới và để tham khảo thường xuyên. Cũng hữu ích trong việc xác lập các chính sách hoặc quy trình trước đây trong các vụ kiện trách nhiệm pháp lý, tranh chấp nhân sự và các trường hợp khác. Chuỗi này cũng bao gồm các tài liệu thường xuyên và các quy trình hướng dẫn văn thư cơ bản bao gồm các chủ đề như định dạng thư từ, nhập dữ liệu, quy tắc ứng xử qua điện thoại, và các chủ đề khác. Đối với hồ sơ được lưu trữ ở định dạng điện tử, vui lòng liên hệ với Chương trình Quản lý Hồ sơ Quận để được hỗ trợ bảo quản.
Lưu giữ: DCAGEN-005(a) Sổ tay văn thư thông thường: Lưu giữ 2 years after được thay thế hoặc lỗi thời; DCAGEN-005(b) Tất cả các sổ tay khác: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (26, 27))
Hồ sơ Mô tả Vị trí, Phân loại và Lương thưởng (DCAGEN-011): Hồ sơ ghi lại mô tả, phân loại, phân loại lại và mức lương thưởng của các công việc và vị trí trong cơ quan, một quy trình còn được gọi là kiểm toán tại bàn. Có thể bao gồm chi tiết về nhiệm vụ và trách nhiệm của từng vị trí, tỷ lệ thời gian thực hiện nhiệm vụ, kỹ năng và khả năng cần thiết cho mỗi vị trí, và các hồ sơ liên quan ghi lại quá trình phát triển, sửa đổi hoặc định nghĩa lại từng công việc hoặc vị trí. Hồ sơ bao gồm Biểu mẫu Duy trì và Tạo Vị trí (HR-30), báo cáo, phân tích công việc, dữ liệu phỏng vấn, tiêu chí lựa chọn, giấy phép, thỏa thuận và các hồ sơ liên quan quan trọng khác.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 years after được thay thế hoặc lỗi thời. (MOAR 166-150-0160 (22))
Hồ sơ thành viên chuyên nghiệp ( DCAGEN-006 ) : Hồ sơ ghi lại các khoản phí thành viên cá nhân do bộ phận chi trả và các hoạt động trong các tổ chức chuyên nghiệp.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (OAR 166-150-0005 (30))
Hồ sơ Tuyển dụng và Lựa chọn ( DCAGEN-013(a) và DCAGEN-013(b) ) : Hồ sơ ghi lại quá trình tuyển dụng và lựa chọn nhân viên của cơ quan. Hồ sơ cũng có thể ghi lại quá trình tuyển dụng và lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng như luật sư, kiểm toán viên, đại lý bảo hiểm, tư vấn lao động và những người khác. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở các thông báo và mô tả công việc, danh sách ứng viên, đơn xin việc và sơ yếu lý lịch, hồ sơ quảng cáo vị trí, hồ sơ thi công chức và các kỳ thi khác, tiêu chuẩn phân loại, hồ sơ hành động khẳng định, câu hỏi phỏng vấn, ghi chú chấm điểm phỏng vấn và đơn xin việc, thông tin điều tra lý lịch ứng viên, thư giới thiệu, hồ sơ công chức, mẫu ủy quyền vị trí, chứng nhận đủ điều kiện, hồ sơ tóm tắt tuyển dụng (thông báo việc làm, mô tả vị trí, tài liệu liên quan đến thông báo và bài kiểm tra, và các mục kiểm tra và mức độ đánh giá), và thư từ và tài liệu liên quan.
Lưu giữ: DCAGEN-013(a) Lưu giữ hồ sơ thông báo, mô tả vị trí và hồ sơ ghi lại việc tạo bài kiểm tra và thang điểm đánh giá trong 10 năm. DCAGEN-013(b) Lưu giữ đơn xin việc và sơ yếu lý lịch không được yêu cầu, đơn xin việc không thành công và các hồ sơ khác trong 3 năm. (OAR 166-150-0160 (23))
Báo cáo và Nghiên cứu (DCAGEN-019(a) và DCAGEN-019(b)) : Hồ sơ ghi lại các báo cáo hoặc nghiên cứu được thực hiện về các chương trình, dịch vụ hoặc dự án của phòng ban, do nhân viên hoặc các chuyên gia tư vấn theo hợp đồng biên soạn. Bao gồm báo cáo cuối cùng được phân phối nội bộ hoặc cho các đơn vị khác và các tài liệu làm việc được sử dụng để biên soạn báo cáo hoặc nghiên cứu. Đối với các báo cáo và nghiên cứu được lưu trữ ở định dạng điện tử, vui lòng liên hệ với Chương trình Quản lý Hồ sơ Quận để được hỗ trợ bảo quản.
Lưu giữ: DCAGEN-019(a) Báo cáo cuối cùng: lưu giữ vĩnh viễn; DCAGEN-019(b) Các hồ sơ khác: lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0005 (34))
Hồ sơ hội thảo và hội nghị, không do cơ quan tài trợ ( DCAGEN-007 ) : Hồ sơ ghi lại các hoạt động của các hội thảo, hội nghị, hội thảo chuyên đề, đại hội và các cuộc họp tương tự không do bộ tài trợ nhưng có sự tham dự của các quan chức hoặc nhân viên của bộ. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, tài liệu hướng dẫn, khuyến nghị, thư từ và biên bản liên quan, và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (OAR 166-150-0005 (40))
Hồ sơ Hội thảo và Hội nghị do Cơ quan tài trợ ( DCAGEN-008 ) : Hồ sơ ghi lại thiết kế và thực hiện các hội thảo, hội nghị, hội thảo chuyên đề, đại hội và các cuộc họp tương tự do bộ phận tài trợ. Thường bao gồm mô tả lớp học, tài liệu giảng dạy, đề cương khóa học, hồ sơ đăng ký và tham dự, báo cáo, bài phát biểu, tài liệu lập kế hoạch và các hồ sơ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (OAR 166-150-0005 (39))
Biên bản cuộc họp nhân viên ( DCAGEN-009 ) : Hồ sơ ghi lại các cuộc họp thường kỳ của nhân viên phòng ban không thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Họp Công khai của Oregon (ORS 192.610 đến 192.710). Các cuộc họp này thảo luận về các nhiệm vụ và hành động nằm trong khuôn khổ các chính sách và thủ tục hiện hành. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, ghi chú, báo cáo và các mục liên quan. Một số hồ sơ có thể được xem xét đưa vào các chuỗi hồ sơ khác có thời hạn lưu giữ dài hơn nếu nội dung cuộc họp bổ sung thông tin quan trọng cho chuỗi hồ sơ đó.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (OAR 166-150-0005 (18))
Hồ sơ chi phí đi lại ( DCAGEN-010 ) : Hồ sơ ghi lại các yêu cầu, phê duyệt, hoàn trả và các hành động khác liên quan đến việc đi lại của nhân viên. Bao gồm báo cáo chi phí và biên lai, chứng từ, yêu cầu, phê duyệt và các tài liệu liên quan. Việc lưu giữ cũng áp dụng cho việc sử dụng phương tiện cá nhân. Thông tin thường bao gồm chi phí ước tính, khoản trả trước, chi phí cuối cùng, điểm đến, phương thức vận chuyển, ngày đi, chữ ký phê duyệt và dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (OAR 166-150-0110 (23))
Cập nhật lần cuối: 30 tháng 1 năm 2015