Registros de Cuentas por Pagar ( DCAGEN-014 ) : Registros que documentan el pago de facturas de la agencia para cuentas generales, excluyendo subvenciones. Incluye informes, facturas, estados de cuenta, comprobantes, órdenes de compra, autorizaciones de pago, registros de recibos, cheques o warrants cancelados y registros similares.
Retención: Conservar por 3 años. (OAR 166-150-0110 (1))
Registros de Cuentas por Cobrar ( DCAGEN-015 ) : Registros que documentan los ingresos adeudados a la agencia por proveedores, ciudadanos, organizaciones, gobiernos y otros, que se acreditarán a las cuentas generales, excluyendo las subvenciones. También documentan la facturación y el cobro de fondos. Pueden incluir informes, recibos, facturas, premios, registros, listas, resúmenes, estados de cuenta y registros similares. La información suele incluir el importe del recibo, la fecha, el número de factura, el nombre, el número de cuenta, el saldo de la cuenta, los ajustes y datos similares.
Retención: Conservar durante 3 years after su cobro o su incobrable. (OAR 166-150-0110 (2))
Registros de Publicidad, Promoción y Relaciones Públicas ( DCAGEN-020 ) : Registros utilizados para preparar y producir materiales promocionales, así como para documentar promociones, campañas publicitarias, iniciativas de marketing y actividades de relaciones públicas. Los registros pueden incluir programas y horarios de eventos, pases, boletines informativos, recortes de prensa, maquetas, dibujos, copias de anuncios, fotografías, diapositivas, cintas de vídeo, grabaciones de sonido, guiones, carteles, folletos, volantes y correspondencia.
Retención: Conservar por 2 años. (OAR 166-150-0005 (3))
Correspondencia : Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en el Programa General de Retención de Registros de Condados y Distritos Especiales (OAR 166-150) ni en el ORS 192.170. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Disposición : Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10))
Registros de Tiempo y Licencias de Empleados ( DCAGEN-002 ) : Registros que documentan las horas trabajadas, las horas de licencia acumuladas y las horas de licencia tomadas por los empleados del departamento. La información suele incluir el nombre y número de seguro social del empleado, las horas trabajadas, el tipo y número de horas de licencia tomadas, el total de horas, las fechas y otros datos relacionados. Incluye las solicitudes de licencia.
Esta información se mantiene principalmente en SAP con una variedad de documentos de respaldo en papel y electrónicos.
Retención: Conservar 4 años.
Expedientes de Personal de Empleados (DCAGEN-003(a) y DCAGEN-003(b)) : Los registros documentan el historial laboral de cada empleado. Estos registros pueden incluir, entre otros, solicitudes; avisos de nombramiento; solicitudes de empleo; registros de capacitación y certificación; registros de limitaciones médicas; escalas salariales; registros de reembolso de matrícula; acciones de personal; evaluaciones de desempeño; cartas de reconocimiento y recomendación; cartas de amonestación; avisos de medidas disciplinarias; avisos de despido; cartas de renuncia; información sobre domicilio y teléfono; formularios de notificación de emergencias; registros de quejas y reclamos; y correspondencia y documentación relacionadas.
Retención: DCAGEN-003(a) Medidas disciplinarias: conservar durante 3 años o según lo especifique el convenio colectivo; DCAGEN-003(b) Demás registros: conservar durante 6 years after la baja del empleado. (OAR 166-150-0160 (10))
Formularios de Verificación de Elegibilidad de Empleo (I-9) ( DCAGEN-012): Documentan el cumplimiento del departamento con las regulaciones del INS que exigen la verificación del derecho de un empleado a trabajar en Estados Unidos. Los registros incluyen el formulario I-9 del INS y copias de la documentación de identificación correspondiente. También pueden incluir correspondencia relacionada. La información incluye el nombre y la dirección del empleado, su declaración firmada de que proporciona información veraz, la verificación firmada por el empleador de la identificación del empleado y la documentación necesaria, e información de revisión.
Retención: Conservar durante 3 years after la fecha de contratación o un año después de la finalización del empleo, lo que ocurra más tarde. (MOAR 166-150-0160 (13); 8 CFR 274a.2)
Registros de Subvenciones ( DCAGEN-016 ) : Los registros documentan la solicitud, evaluación, adjudicación, administración, monitoreo y estado de las subvenciones en las que la agencia es receptora, otorgante, asignadora o administradora. Las subvenciones pueden provenir de gobiernos federales o estatales, fundaciones u otras fuentes de financiamiento. Los registros pueden incluir, entre otros, solicitudes que incluyen propuestas de proyectos, resúmenes, objetivos, actividades, presupuestos, anexos y notificaciones de adjudicación; registros de evaluación de subvenciones y recomendaciones sobre solicitudes de subvenciones; registros de administración de subvenciones que incluyen informes de progreso, presupuestos, objetivos de proyectos, propuestas y resúmenes; registros que documentan la asignación de fondos; contratos; registros de monitoreo de planes de proyectos y medición de logros; inventarios de equipos; informes financieros, registros contables, informes de auditoría, informes de gastos y correspondencia y documentación relacionadas.
Retención: (a) Conservar los informes finales de subvenciones significativas (según lo definido por la política del condado o distrito especial) al condado o distrito especial: Permanente (b) Conservar los registros que documenten la compra y/o disposición de bienes inmuebles: 10 years after la finalización sustancial (según lo definido por ORS 12.135(3)), o 3 years after la disposición final, o según lo especificado en el acuerdo, lo que sea más largo (c) Conservar otros registros de subvenciones: 3 years after del informe de gastos anual o final presentado y aprobado o, según lo especificado en el acuerdo, lo que sea más largo (d) Conservar las solicitudes de subvención rechazadas: 1 year after del rechazo o retiro. (OAR 166-150-0110 (16))
Informes de Incidentes de Accidentes Personales ( DCAGEN-004 ) : Serie utilizada para reportar accidentes de empleados a los supervisores del programa. Los registros pueden incluir informes de accidentes del SAIF, informes de accidentes, informes e investigaciones de lesiones laborales, y formularios de identificación y evaluación física del empleado.
Retención: Conservar durante 10 years after el cierre del caso. (OAR 166-150-0200 (13))
Registros de Políticas y Procedimientos ( DCAGEN-005(a) y DCAGEN-005(b) ) : Esta serie documenta la revisión, evaluación, desarrollo y autorización de las políticas y procedimientos formales del departamento. Los registros pueden incluir boletines y avisos de autorización, declaraciones de misión y objetivos, manuales, y declaraciones y directivas finales de políticas. Se utilizan para la orientación de nuevos empleados y como referencia continua. También son útiles para establecer políticas o procedimientos anteriores en casos de responsabilidad civil, disputas de personal y otras instancias. Esta serie también incluye documentación rutinaria y procedimientos administrativos básicos que abarcan temas como el formato de cartas, la entrada de datos, el protocolo telefónico y otros. Para obtener información sobre los registros en formato electrónico, comuníquese con el Programa de Gestión de Registros del Condado para obtener asistencia para su conservación.
Retención: DCAGEN-005(a) Manuales administrativos de rutina: Conservar durante 2 years after su reemplazo u obsolescencia; DCAGEN-005(b) Todos los demás manuales: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (26, 27))
Registros de Descripción, Clasificación y Remuneración de Puestos (DCAGEN-011): Estos registros documentan la descripción, clasificación, reclasificación y remuneración de los puestos y puestos de la agencia, un proceso también conocido como auditoría documental. Pueden incluir detalles de las funciones y responsabilidades de cada puesto, desgloses porcentuales de tiempo de las tareas, habilidades y capacidades necesarias para cada puesto, y registros relacionados que documentan el desarrollo, la modificación o la redefinición de cada puesto o puesto. Los registros incluyen Formularios de Mantenimiento y Creación de Puestos (HR-30), informes, análisis de puestos, datos de entrevistas, criterios de selección, autorizaciones, acuerdos y registros relevantes relacionados.
Conservación: Conservar durante 3 years after su sustitución o de su obsolescencia. (MOAR 166-150-0160 (22))
Registros de membresía profesional ( DCAGEN-006 ) : Registros que documentan las membresías individuales pagadas por el departamento y las actividades en organizaciones profesionales.
Retención: Conservar por 3 años. (OAR 166-150-0005 (30))
Registros de Reclutamiento y Selección ( DCAGEN-013(a) y DCAGEN-013(b) ) : Los registros documentan el reclutamiento y la selección de empleados de la agencia. También pueden documentar el reclutamiento y la selección de proveedores de servicios contratados, como abogados, auditores, agentes de seguros, consultores laborales y otros. Los registros pueden incluir, entre otros, anuncios y descripciones de empleo, listas de solicitantes, solicitudes y currículums, registros de anuncios de puestos, registros de exámenes de servicio civil y otros exámenes, especificaciones de clasificación, registros de acción afirmativa, preguntas de entrevistas, notas de calificación de entrevistas y solicitudes, información de investigación de antecedentes del solicitante, cartas de referencia, registros de servicio civil, formularios de autorización de puestos, certificación de elegibilidad, registros resumidos de reclutamiento (anuncio de empleo, descripción del puesto, documentación relacionada con el anuncio y la prueba, y elementos de la prueba y niveles de calificación), y correspondencia y documentación relacionadas.
Retención: DCAGEN-013(a) Conservar los registros de anuncios, la descripción del puesto y los registros que documentan la creación de la escala de evaluación y calificación durante 10 años. DCAGEN-013(b) Conservar las solicitudes y currículums no solicitados, las solicitudes rechazadas y otros registros durante 3 años. (OAR 166-150-0160 (23))
Informes y Estudios (DCAGEN-019(a) y DCAGEN-019(b)) : Los registros documentan informes o estudios realizados sobre los programas, servicios o proyectos del departamento, recopilados por empleados o consultores contratados. Incluyen el informe final distribuido internamente o a otras entidades, y los documentos de trabajo utilizados para compilar el informe o estudio. Para obtener información sobre informes y estudios en formato electrónico, comuníquese con el Programa de Gestión de Registros del Condado para obtener asistencia con su conservación.
Retención: DCAGEN-019(a) Informe final: conservar permanentemente; DCAGEN-019(b) Otros registros: conservar durante 5 años. (MOAR 166-150-0005 (34))
Registros de Seminarios y Conferencias, No Patrocinados por la Agencia ( DCAGEN-007 ) : Registros que documentan las actividades de seminarios, conferencias, talleres, convenciones y reuniones similares no patrocinadas por el departamento, pero a las que asistieron funcionarios o personal del departamento. Pueden incluir informes del personal, materiales didácticos, recomendaciones, correspondencia y memorandos relacionados, y registros similares.
Retención: Conservar por 2 años. (OAR 166-150-0005 (40))
Registros de Seminarios y Conferencias Patrocinados por la Agencia ( DCAGEN-008 ) : Registros que documentan el diseño y la implementación de seminarios, conferencias, talleres, convenciones y reuniones similares patrocinadas por el departamento. Suelen incluir descripciones de clases, materiales didácticos, esquemas de cursos, registros de inscripción y asistencia, informes, discursos, documentación de planificación y otros registros relacionados.
Retención: Conservar durante 5 años. (OAR 166-150-0005 (39))
Registros de Reuniones del Personal ( DCAGEN-009 ) : Registros que documentan las reuniones rutinarias del personal del departamento, no sujetas a la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.710). Estas reuniones abordan tareas y acciones dentro de las políticas y procedimientos vigentes. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y documentos relacionados. Algunos registros pueden incluirse en otras series de registros con periodos de conservación más largos si el tema de la reunión aporta información significativa a dicha serie.
Retención: Conservar por 2 años. (OAR 166-150-0005 (18))
Registros de Gastos de Viaje ( DCAGEN-010 ) : Registros que documentan solicitudes, autorizaciones, reembolsos y otras acciones relacionadas con los viajes de los empleados. Incluye informes de gastos y recibos, comprobantes, solicitudes, autorizaciones y documentos relacionados. La retención también aplica al uso de vehículos privados. La información suele incluir costos estimados, pagos anticipados, costos finales, destino, medio de transporte, fechas de viaje, firmas de aprobación y datos relacionados.
Retención: Conservar por 3 años. (OAR 166-150-0110 (23))
Última actualización: 30 de enero de 2015