Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Thông báo tiền gửi (DOH48-002) : Tài liệu ghi nhận các khoản tiền đã nhận và gửi vào tài khoản của DOH. Bao gồm bản sao sổ nhật ký nhận tiền mặt, bản sao séc hoặc lệnh chuyển tiền, danh sách kiểm tra tiền gửi, băng ghi sổ, phiếu gửi tiền và các hồ sơ liên quan. Thông tin bao gồm tên ngân hàng, ngày, số tiền gửi, thông tin tài khoản/quỹ và chữ ký.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (OAR 410-141-3520 (10)) Cập nhật ngày 12/10/2018
Báo cáo ngoại lệ/Giấy báo thanh toán (DOH48-003) : Tài liệu ghi lại các khoản thanh toán được thực hiện cho các nhà cung cấp dịch vụ y tế bởi Care Oregon, ODS và các công ty bảo hiểm. Giấy báo hiển thị ngày, tên người nhận thanh toán, số tiền đã thanh toán, các dịch vụ đã thực hiện và khách hàng nhận dịch vụ.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (45 CFR 164.530(j), OAR 410-141-3180 (12)) Cập nhật ngày 10/12/2018
Hoàn trả khoản thanh toán (DOH48-004) : Hồ sơ ghi lại việc hoàn trả các khoản thanh toán do Sở Y tế thực hiện hoặc nhận được. Hồ sơ bao gồm yêu cầu hoàn trả, bản in sổ cái HIS, báo cáo tài liệu Merlin, bản sao séc thanh toán, báo cáo xác minh tín dụng và các tài liệu liên quan.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (OAR 410-141-3520 (10)) Cập nhật ngày 12/10/2018