Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Avisos de Depósito (DOH48-002) : Documenta los fondos recibidos y depositados en las cuentas del DOH. Incluye una copia del registro de efectivo recibido, una copia del cheque o giro postal, una lista de verificación de depósitos, una cinta de la caja registradora, un comprobante de depósito y los registros relacionados. La información incluye el nombre del banco, la fecha, el monto depositado, la información de la cuenta/fondo y la firma.
Retención: Conservar por 10 años. (OAR 410-141-3520 (10)) Actualizado el 10/12/2018
Informes de Excepción/Avisos de Remesa (DOH48-003) : Documentan los pagos realizados a proveedores de servicios de salud por Care Oregon, ODS y compañías de seguros. Los avisos muestran la fecha, el nombre del beneficiario, los montos pagados, los servicios prestados y los clientes que los recibieron.
Retención: Conservar durante 10 años. (45 CFR 164.530(j), OAR 410-141-3180 (12)) Actualizado el 10/12/2018
Reembolsos de Pagos (DOH48-004) : Registros que documentan el reembolso de pagos realizados por o al Departamento de Salud. Los registros incluyen la solicitud de reembolso, la impresión del libro mayor del HIS, los informes de documentos Merlin, la copia del cheque de pago, el informe de verificación de crédito y la documentación relacionada.
Retención: Conservar por 10 años. (OAR 410-141-3520 (10)) Actualizado el 10/12/2018