CẬP NHẬT MỚI!
Các quy định của OAR về việc lưu giữ hồ sơ cấp quận đã được cập nhật vào tháng 11 năm 2025. Chuỗi hồ sơ lưu giữ của Quận Multnomah đã được cập nhật tương ứng. Vui lòng kiểm tra kỹ - một số chuỗi hồ sơ có thể có thời hạn lưu giữ mới.
Tên loạt phim (Số hiệu loạt phim của cơ quan)
Mô tả. (Trích dẫn pháp lý)
Giữ lại
Giấy chứng nhận thuế hàng năm và bảng giá (DART13-001)
Bản ghi các khoản thuế đã được chứng nhận do mỗi khu vực thuế thu được, được đưa vào sổ thuế và tỷ lệ thuế được tính cho mỗi năm tính thuế. Tóm tắt các khoản thuế được đánh theo loại tài sản và loại thuế. Thông tin có thể bao gồm ngày, tỷ lệ thuế, số tiền thuế, khoản bù trừ, tổn thất thuế, tỷ lệ phân phối và thông tin liên quan. (OAR 166-150-0015(2))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 6 năm.
Tài liệu chương trình hệ thống máy tính (DART13-005)
Hồ sơ ghi lại việc thêm, sửa đổi hoặc gỡ bỏ phần mềm khỏi hệ thống máy tính. Hồ sơ thường được chia thành sáu loại: 1) hồ sơ ghi lại hệ điều hành; 2) hồ sơ ghi lại việc tạo và sửa đổi các chương trình ứng dụng nội bộ; 3) hồ sơ ghi lại cấu trúc và hình thức của các tập dữ liệu; 4) hồ sơ ghi lại việc sử dụng các gói phần mềm thương mại; 5) hồ sơ ghi lại cấu trúc của hệ thống; và 6) hồ sơ ghi lại giao tiếp giữa các hệ thống. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở tổng quan hệ thống, nhật ký hoạt động, danh sách công việc, hướng dẫn sử dụng, nhật ký phát triển hệ thống, thông số kỹ thuật và thay đổi hệ thống (bao gồm mô tả bằng văn bản và sơ đồ), ghi chú chuyển đổi, nhật ký tập dữ liệu, danh mục tập dữ liệu, bố cục bản ghi tập dữ liệu, bản sao cứng của bảng, từ điển dữ liệu, thư mục dữ liệu, nhật ký lập trình, thông số kỹ thuật và thay đổi chương trình, bố cục bản ghi, chế độ xem người dùng, tài liệu bảng chương trình điều khiển, danh sách chương trình, hướng dẫn sử dụng phần mềm thương mại và thư từ và tài liệu liên quan. (OAR 166-150-0125(4))
Khả năng ghi nhớ:
DART13-005(a) Kế hoạch di chuyển: Giữ lại cho đến khi được thay thế hoặc lỗi thời.
DART13-005(b) Siêu dữ liệu do hệ thống tạo ra thường xuyên và nhật ký hoạt động: Giữ lại cho đến khi không còn cần thiết nữa.
DART13-005(c) Tất cả các hồ sơ khác: Giữ lại 1 năm sau khi hệ thống ngừng hoạt động.
(LƯU Ý: Mới đây đã được chia thành ba phần)
Hồ sơ lập kế hoạch và phát triển hệ thống thông tin (DART13-006)
Hồ sơ ghi lại quá trình lập kế hoạch và phát triển hệ thống thông tin. Mặc dù các hồ sơ này thường ghi lại các hệ thống thông tin được vi tính hóa, nhưng chúng cũng có thể ghi lại các hệ thống lưu trữ thủ công và hệ thống vi phim. Hồ sơ được sử dụng để đảm bảo rằng các hệ thống được lên kế hoạch sẽ giúp tổ chức hoàn thành sứ mệnh của mình, tiết kiệm chi phí, tuân thủ các tiêu chuẩn thông tin đã được thông qua và tích hợp với các hệ thống thông tin hiện có của tổ chức. Hồ sơ có thể khác nhau tùy theo mức độ tài liệu được yêu cầu cho mỗi hệ thống, nhưng có thể bao gồm các kế hoạch công nghệ thông tin, nghiên cứu khả thi, phân tích chi phí-lợi ích, nghiên cứu và khảo sát của tổ chức, hồ sơ dự án quản lý thông tin, thông số kỹ thuật và sửa đổi hệ thống, đánh giá phần mềm, đề xuất thành phần, tài liệu kỹ thuật, tài liệu và đề xuất của nhà cung cấp và thư từ. (OAR 166-150-0125(7))
Khả năng ghi nhớ:
DART13-006(a) Hệ thống đã triển khai: Giữ lại trong suốt vòng đời của hệ thống.
DART13-006(b) Hệ thống chưa triển khai: Giữ lại 3 năm.
Báo cáo chuẩn bị thuế suất và phí (DART13-003)
Báo cáo và hồ sơ liên quan được sử dụng để chuẩn bị các khoản thuế hàng năm và tính toán tỷ lệ thuế. Báo cáo bao gồm Tóm tắt các khoản đánh giá và thu (SAL), báo cáo xác định tỷ lệ và các báo cáo liên quan. Tất cả hồ sơ chuẩn bị được lưu giữ trong hệ thống Đánh giá & Thuế. (OAR 166-150-0015(28))
Khả năng ghi nhớ:
DART13-003(a) Thông báo về việc đánh thuế tài sản và chứng nhận phân loại: Giữ lại 6 năm.
DART13-003(b) Tất cả các hồ sơ khác: Giữ lại 2 năm.
Hồ sơ kiểm soát chất lượng vi phim (DART13-008)
Hồ sơ ghi lại rằng vi phim được sản xuất cho quận tuân thủ các thông số kỹ thuật được yêu cầu bởi Quy tắc Hành chính Oregon 166-025-0005 đến 166-025-0030. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở danh sách hồ sơ được ghi trên vi phim, chỉ mục cuộn vi phim, bản chuyển giao của văn phòng dịch vụ, báo cáo kiểm tra phim, chứng nhận xanh methylene, báo cáo kiểm tra máy ảnh/máy xử lý/máy sao chép, nhật ký thiết bị và người vận hành, và thư từ. (OAR 166-150-0125(9)(a))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong suốt thời gian lưu giữ phim.
Giấy phép đánh giá đặc biệt (DART13-004)
Giấy ủy quyền từ các quận thuế để đánh giá các khoản tiền cụ thể đối với các tài khoản cá nhân hoặc nhóm tài khoản. Hiển thị tên quận, loại đánh giá, lý do đánh giá, số tiền được đánh giá và (các) tài khoản được bao gồm. (OAR 166-150-0015(21))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại bằng chứng trong 12 năm sau khi bị tước quyền.
Hồ sơ khu vực thuế (DART13-002)
Thông báo cho bộ phận từ thành phố, cứu hỏa, trường học và các khu vực đặc biệt khác để thu thuế. Bao gồm Thông báo về Thuế Tài sản và Giấy chứng nhận Ý định Áp đặt Thuế, Phí, Đánh giá (LB50/ED50), tính toán tỷ lệ thuế, ngân sách quận, thư từ của Sở Thuế và Ủy ban Giám sát và Bảo tồn Thuế, và các hồ sơ liên quan. (OAR 166-150-0015(28))
Khả năng ghi nhớ:
DART13-002(a) LB50/ED50: Giữ lại 12 năm.
DART13-002(b) Các hồ sơ khác: Lưu giữ 2 năm.
Hồ sơ hỗ trợ người dùng (DART13-007)
Hồ sơ ghi lại việc khắc phục sự cố và hỗ trợ giải quyết vấn đề do nhân viên hệ thống thông tin cung cấp cho người dùng hệ thống (máy tính, viễn thông, v.v.). Hồ sơ có thể bao gồm yêu cầu hỗ trợ, hồ sơ giải quyết và tài liệu liên quan. Thông tin có thể bao gồm tên người yêu cầu, ngày, giờ, địa điểm và mô tả vấn đề và giải pháp. (OAR 166-150-0125(12))
Khả năng ghi nhớ:
DART13-007(a) Hồ sơ hỗ trợ thường xuyên: Giữ lại cho đến khi vấn đề được giải quyết.
DART13-007(b) Hồ sơ có giá trị tham khảo liên tục: Giữ lại cho đến khi được thay thế hoặc lỗi thời.
(LƯU Ý: Mới đây đã được chia thành hai phần)