¡NUEVAS ACTUALIZACIONES!
Las normas OAR que rigen la retención de datos del condado se actualizaron en noviembre de 2025. Su serie de normas de retención del condado de Multnomah se ha actualizado en consecuencia. Por favor, verifique la información, ya que algunas series pueden tener nuevos períodos de retención.
Título de la serie (Número de serie de la agencia)
Descripción. (Citas legales)
Retención
Certificación fiscal anual y hojas de tarifas (DART13-001)
Registro de los gravámenes certificados recaudados por cada distrito fiscal que se incluyó en el padrón fiscal y las tasas impositivas calculadas para cada año fiscal. Resume los impuestos recaudados por tipo de propiedad y tipo de gravamen. La información puede incluir fecha, tasas impositivas, montos de los gravámenes, compensaciones, pérdidas fiscales, porcentaje de distribución e información relacionada. (OAR 166-150-0015(2))
Retención:
Retener 6 años.
Documentación del programa del sistema informático (DART13-005)
Los registros documentan la adición, modificación o eliminación de software de un sistema informático. Generalmente, se clasifican en seis categorías: 1) registros que documentan sistemas operativos; 2) registros que documentan la creación y modificación interna de programas de aplicación; 3) registros que documentan la estructura y el formato de los conjuntos de datos; 4) registros que documentan el uso de paquetes de software comerciales; 5) registros que documentan la estructura del sistema; y 6) registros que documentan la comunicación entre sistemas. Los registros pueden incluir, entre otros, resúmenes del sistema, registros de operaciones, listados de tareas, manuales de instrucciones para el operador, registros de desarrollo del sistema, especificaciones y cambios del sistema (incluidas descripciones narrativas y diagramas de flujo), notas de conversión, registros de conjuntos de datos, inventarios de conjuntos de datos, diseños de registros de conjuntos de datos, copias impresas de tablas, diccionarios de datos, directorios de datos, registros de programación, especificaciones y cambios de programas, diseños de registros, vistas de usuario, documentación de tablas de programas de control, listados de programas, manuales de software comercial y correspondencia y documentación relacionada. (OAR 166-150-0125(4))
Retención:
DART13-005(a) Planes de migración: Consérvelos hasta que sean reemplazados u obsoletos.
DART13-005(b) Metadatos y registros operativos generados por el sistema de forma rutinaria: Conservar hasta que ya no sean necesarios.
DART13-005(c) Todos los demás registros: Conservar durante 1 año después de la vida útil del sistema.
(NOTA: División reciente en tres partes)
Registros de planificación y desarrollo de sistemas de información (DART13-006)
Los registros documentan la planificación y el desarrollo de los sistemas de información. Si bien estos registros suelen documentar sistemas de información informatizados, también pueden documentar sistemas de archivo manual y sistemas de microfilm. Se utilizan para garantizar que los sistemas planificados ayuden a la institución a cumplir su misión, sean rentables, cumplan con los estándares de información adoptados y se integren con los sistemas de información institucionales existentes. Los registros pueden variar según el nivel de documentación requerido para cada sistema, pero pueden incluir planes de tecnología de la información, estudios de viabilidad, análisis de costo-beneficio, estudios e investigaciones institucionales, registros de proyectos de gestión de la información, especificaciones y revisiones del sistema, evaluaciones de software, propuestas de componentes, literatura técnica, literatura y propuestas de proveedores y correspondencia. (OAR 166-150-0125(7))
Retención:
DART13-006(a) Sistemas implementados: Conservar durante la vida útil del sistema.
DART13-006(b) Sistemas no implementados: Conservar durante 3 años.
Informes de preparación de gravámenes y tasas impositivas (DART13-003)
Informes y registros relacionados utilizados para preparar los gravámenes anuales y calcular las tasas impositivas. Los informes incluyen el Resumen de Evaluaciones y Gravámenes (SAL), informes de determinación de tasas e informes relacionados. Todos los registros de preparación se conservan en el sistema de Evaluación e Impuestos. (OAR 166-150-0015(28))
Retención:
DART13-003(a) Aviso de gravamen de impuesto predial y certificación de categorización: Conservar durante 6 años.
DART13-003(b) Todos los demás registros: Conservar durante 2 años.
Registros de control de calidad de microfilm (DART13-008)
Los registros documentan que el microfilm producido para el condado cumple con las especificaciones requeridas por las Reglas Administrativas de Oregón 166-025-0005 a 166-025-0030. Los registros pueden incluir, entre otros, listas de registros microfilmados, índices de rollos de microfilm, transmisiones de la oficina de servicios, informes de inspección de películas, certificaciones de azul de metileno, informes de inspección de cámaras/procesadores/duplicadores, registros de equipos y operadores, y correspondencia. (OAR 166-150-0125(9)(a))
Retención:
Conserve la película documental durante toda su vida útil.
Autorizaciones de evaluación especial (DART13-004)
Autorización de los distritos tributarios para aplicar montos específicos a cuentas individuales o grupos de cuentas. Muestra el nombre del distrito, el tipo de evaluación, la justificación de la misma, el monto evaluado y las cuentas incluidas. (OAR 166-150-0015(21))
Retención:
Conservar el derecho durante 12 años después de la inhabilitación.
Registros del distrito fiscal (DART13-002)
Notificación a la división por parte de la ciudad, los bomberos, los distritos escolares y otros distritos especiales para la imposición de impuestos. Incluye el Aviso de Impuesto Predial y la Certificación de Intención de Imponer un Impuesto, Tasa o Contribución (LB50/ED50), cálculos de la tasa impositiva, presupuestos distritales, correspondencia del Departamento de Ingresos y la Comisión de Supervisión y Conservación de Impuestos, y registros relacionados. (OAR 166-150-0015(28))
Retención:
DART13-002(a) LB50/ED50: Conservar 12 años.
DART13-002(b) Otros registros: Conservar durante 2 años.
Registros de soporte al usuario (DART13-007)
Registros que documentan la asistencia para la resolución de problemas y la solución de incidencias proporcionada por el personal de sistemas de información a los usuarios de los sistemas (computadoras, telecomunicaciones, etc.). Los registros pueden incluir solicitudes de asistencia, registros de resolución y documentación relacionada. La información puede incluir el nombre del solicitante, la fecha, la hora, la ubicación y una descripción del problema y su solución. (OAR 166-150-0125(12))
Retención:
DART13-007(a) Registros de asistencia de rutina: Consérvelos hasta que se resuelva el problema.
DART13-007(b) Registros con valor de referencia continuo: Conservar hasta que sean reemplazados u obsoletos.
(NOTA: División reciente en dos partes)