CẬP NHẬT MỚI!
Các quy định của OAR về việc lưu giữ hồ sơ cấp quận đã được cập nhật vào tháng 11 năm 2025. Chuỗi hồ sơ lưu giữ của Quận Multnomah đã được cập nhật tương ứng. Vui lòng kiểm tra kỹ - một số chuỗi hồ sơ có thể có thời hạn lưu giữ mới.
Mỗi chuỗi dữ liệu bao gồm các thông tin sau:
- Tên loạt phim (Số hiệu loạt phim của cơ quan)
- Mô tả. (Trích dẫn pháp lý)
- Giữ lại
Thư từ liên quan đến việc mua sắm (L08-001)
Loạt tài liệu này ghi lại các thông tin liên lạc nhận được hoặc gửi đi, ghi chép các hành động thường lệ liên quan đến việc thu thập tài liệu cho hệ thống thư viện quận. Hồ sơ bao gồm thư gửi và nhận, bản ghi nhớ, ghi chú, chuyển giao, xác nhận, thông báo về các vấn đề cộng đồng, hồ sơ chiến dịch gây quỹ từ thiện, yêu cầu thông tin hoặc ấn phẩm thường lệ, tài liệu đính kèm và phụ lục. (OAR 166-150-0005(2))
Khả năng ghi nhớ:
- Giữ lại trong 2 năm.
Yêu cầu cung cấp vật liệu (L08-003)
Tài liệu yêu cầu người dùng đặt mua tài liệu thư viện cụ thể. Yêu cầu hiển thị ngày, tài liệu được yêu cầu và các thông tin khác cần thiết để có được tài liệu.(OAR 166-150-0005(37))
Khả năng ghi nhớ:
- Giữ lại trong 2 năm sau lần thực hiện cuối cùng.
Lưu ý: Sự gia tăng gần đây là do OAR mới.
Phiếu mua hàng (L08-002)
Tài liệu này ghi lại việc mua tất cả tài liệu thư viện cho tất cả các thư viện chi nhánh. Bao gồm chứng từ, hóa đơn, thư từ và các tài liệu liên quan đến việc mua hàng. Bao gồm thông tin về các khoản nợ chưa thanh toán. Tài liệu được gửi đến Phòng Tài chính để xử lý cuối cùng. (OAR 166-150-0110(1))
Khả năng ghi nhớ:
- Lưu giữ hồ sơ trong 3 năm sau khi báo cáo kiểm toán thường niên hoàn tất.