¡NUEVAS ACTUALIZACIONES!
Las normas OAR que rigen la retención de datos del condado se actualizaron en noviembre de 2025. Su serie de normas de retención del condado de Multnomah se ha actualizado en consecuencia. Por favor, verifique la información, ya que algunas series pueden tener nuevos períodos de retención.
Cada serie contiene la siguiente información:
- Título de la serie (Número de serie de la agencia)
- Descripción. (Citas legales)
- Retención
Correspondencia sobre adquisiciones (L08-001)
Esta serie documenta las comunicaciones recibidas o enviadas que registran las acciones rutinarias relacionadas con la adquisición de materiales para el sistema de bibliotecas del condado. Los registros incluyen cartas enviadas y recibidas, memorandos, notas, transmisiones, acuses de recibo, avisos de asuntos comunitarios, registros de campañas de recaudación de fondos para obras benéficas, solicitudes rutinarias de información o publicaciones, anexos y documentos adjuntos. (OAR 166-150-0005(2))
Retención:
- Retener 2 años.
Solicitudes de materiales (L08-003)
Documenta las solicitudes de los usuarios para que se soliciten materiales específicos de la biblioteca. Las solicitudes muestran la fecha, el material solicitado y otra información necesaria para adquirirlo. (OAR 166-150-0005(37))
Retención:
- Conservar durante 2 años después de la última acción.
Nota: Aumento reciente debido a la nueva normativa OAR.
Vales (L08-002)
Documenta la compra de todos los materiales bibliotecarios para todas las sucursales. Incluye comprobantes, facturas, correspondencia y documentación relacionada con la compra. Incluye información sobre reclamaciones pendientes. La documentación se envía al departamento de Finanzas para su resolución final. (OAR 166-150-0110(1))
Retención:
- Conservar durante 3 años después de que se haya completado el informe de auditoría anual.