Phạm vi và phương pháp luận
Đây là báo cáo đầu tiên trong loạt báo cáo dự kiến về các dự án xây dựng lớn mà Quận hiện đang triển khai – Tòa án Trung tâm và Trụ sở Sở Y tế Gladys McCoy. Mỗi báo cáo sẽ tập trung vào các khu vực có rủi ro cao ở các giai đoạn khác nhau của dự án.
Những báo cáo đầu tiên này bao gồm các giai đoạn lập kế hoạch của dự án, nơi một số rủi ro lớn nhất liên quan đến việc xác định chương trình – những gì sẽ có trong tòa nhà – và phạm vi cũng như thiết lập cấu trúc quản trị và quản lý dự án. Lập kế hoạch chương trình cẩn thận sẽ giảm khả năng Quận phải thực hiện những thay đổi tốn kém sau này trong dự án. Và, việc có một cấu trúc quản trị tốt giúp kiểm soát chi phí bằng cách tạo điều kiện cho việc đưa ra các quyết định tốt hơn và kịp thời hơn. Các báo cáo đầu tiên bao gồm khoảng thời gian tương ứng với công việc ban đầu của Quận dẫn đến việc khởi công dự án cho đến khi hoàn thành phát triển thiết kế.
Mục tiêu của loạt báo cáo đầu tiên là 1) xem xét quyết định của Quận về việc theo đuổi các dự án cụ thể này vào thời điểm hiện tại, 2) xác định xem Quận có tuân thủ các thực tiễn quản lý dự án hàng đầu để đảm bảo đúng người, bao gồm cả những người có kiến thức về các nhu cầu kinh doanh, vận hành và các nhu cầu thiết yếu khác, được tham gia vào việc thiết lập phạm vi xây dựng và các yêu cầu lập trình, và 3) xác định xem Quận có tuân thủ các thực tiễn quản lý dự án hàng đầu để tạo ra cấu trúc quản trị và ra quyết định cho các dự án hay không.
Để trả lời những câu hỏi này, chúng tôi đã so sánh các hoạt động của Quận với Bộ Kiến thức Quản trị Dự án ( PMBOK) của Viện Quản trị Dự án cũng như các chính sách và quy trình riêng của Quận. PMBOK là một tiêu chuẩn được sử dụng cho quản lý dự án trong nhiều ứng dụng khác nhau và chúng tôi tập trung kiểm toán vào các thành phần PMBOK liên quan đến phạm vi dự án, yêu cầu chương trình và quản trị. Chúng tôi đã xem xét các tài liệu chương trình, bao gồm biên bản cuộc họp, kế hoạch chương trình, hợp đồng và bài thuyết trình. Chúng tôi cũng đã phỏng vấn các thành viên nhóm dự án và các bên liên quan, đồng thời tham dự nhiều cuộc họp dự án khác nhau.
Chúng tôi đã tiến hành các cuộc kiểm toán hiệu quả này theo các chuẩn mực kiểm toán chính phủ được chấp nhận rộng rãi. Các chuẩn mực đó yêu cầu chúng tôi lập kế hoạch và thực hiện kiểm toán để thu thập đủ bằng chứng thích hợp nhằm cung cấp cơ sở hợp lý cho các phát hiện và kết luận của chúng tôi dựa trên các mục tiêu kiểm toán. Chúng tôi tin rằng bằng chứng thu được cung cấp cơ sở hợp lý cho các phát hiện và kết luận của chúng tôi.