Chuỗi bài giảng về Giữ chân nhân tài của DCJ (DCJ3 & ASD1)

CẬP NHẬT MỚI!
Các quy định của OAR về việc lưu giữ hồ sơ cấp quận đã được cập nhật vào tháng 11 năm 2025. Chuỗi hồ sơ lưu giữ của Quận Multnomah đã được cập nhật tương ứng. Vui lòng kiểm tra kỹ - một số chuỗi hồ sơ có thể có thời hạn lưu giữ mới.

Mỗi chuỗi dữ liệu bao gồm các thông tin sau:

• Tên loạt phim (Số hiệu loạt phim của cơ quan)
• Mô tả. (Trích dẫn pháp lý)
• Giữ lại

Kiểm tra lý lịch (DCJ3-001)

Bộ phận lưu trữ tài liệu tiến hành điều tra về lịch sử công việc và cá nhân của nhân viên và người xin việc. Hồ sơ bao gồm thư từ, báo cáo, yêu cầu hồ sơ và bản in liên quan đến lịch sử cư trú, lịch sử tín dụng, hồ sơ lái xe, trình độ học vấn, lịch sử việc làm và thư giới thiệu. (OAR 166-150-0160(6))

Khả năng ghi nhớ:

• DCJ3-001(a) Nhật ký kiểm tra lý lịch, cho đến khi được thay thế hoặc lỗi thời.
• DCJ3-001(b) Tất cả các hồ sơ khác, 90 ngày.

Lưu ý: Có những thay đổi gần đây về thời gian lưu trữ dữ liệu.

Chứng nhận nhân viên hệ thống cải huấn (ASD1-004)

Tài liệu chứng nhận rằng nhân viên của bộ phận đã được đào tạo và được ủy quyền sử dụng các hệ thống thông tin LEDS (Cảnh sát Tiểu bang), OJIN (Sở Cải huấn Tiểu bang) và PPDS (Cảnh sát Portland). Hồ sơ bao gồm hồ sơ đào tạo, chứng chỉ và thư từ liên quan. (OAR 166-150-0160(12)(b))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại hồ sơ trong 6 năm sau khi ly thân.

Thông tin nhân viên (DCJ3-004)

Tài liệu chứng nhận, bằng cấp hoặc các giấy tờ chứng minh khác của nhân viên cần thiết cho các công việc của quận. Bao gồm bản gốc hoặc bản sao của tài liệu cần thiết và thư từ liên quan. (OAR 166-150-0160(12)(b))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại hồ sơ trong 6 năm sau khi ly thân.

Hồ sơ kỷ luật nhân viên (DCJ3-015)

Hồ sơ ghi lại mọi bước mà quận thực hiện khi hiệu suất hoặc hành vi của nhân viên dẫn đến kỷ luật hoặc chấm dứt hợp đồng. Hồ sơ bao gồm tài liệu về kỷ luật tăng dần (cảnh cáo bằng lời nói, cảnh cáo bằng văn bản, hành động, sa thải); hồ sơ điều tra với các cuộc phỏng vấn nhân chứng và bằng chứng vật lý hoặc hình ảnh liên quan đến một sự việc; hồ sơ cuộc họp kỷ luật (bao gồm cả các phiên điều trần, nếu có); tài liệu về quyết định cuối cùng; và các hồ sơ liên quan. (LƯU Ý: Lưu trữ hồ sơ vụ án điều tra nội bộ đối với hồ sơ kỷ luật liên quan đến nhân viên thực thi pháp luật theo MCSO5-005). (OAR 166-150-0160(7))

Khả năng ghi nhớ:

• ES04-014(a) Các cuộc điều tra dẫn đến hành động kỷ luật, tuyên bố vô tội hoặc được xác định là không có cơ sở: Lưu giữ 5 năm sau khi kết thúc.
• ES04-014(b) Điều tra dẫn đến chấm dứt hợp đồng: Lưu giữ 10 năm sau khi nhân viên thôi việc.

Mẫu đơn xác minh tư cách đủ điều kiện làm việc (DCJ3-013)

Hồ sơ ghi lại việc nộp Mẫu đơn I-9 của Cơ quan Di trú và Nhập tịch Hoa Kỳ, xác minh rằng người nộp đơn hoặc nhân viên đủ điều kiện làm việc tại Hoa Kỳ. Thông tin bao gồm thông tin nhân viên và dữ liệu xác minh như quốc tịch hoặc tình trạng người nước ngoài và chữ ký, cũng như dữ liệu xem xét và xác minh của người sử dụng lao động như các tài liệu chứng minh danh tính và tư cách hợp lệ, và chữ ký của người sử dụng lao động xác nhận rằng các tài liệu đã được kiểm tra. (OAR 166-150-0160(14)) (8 CFR 274a.2)

Khả năng ghi nhớ:

• 3 năm kể từ ngày tuyển dụng hoặc 1 năm kể từ ngày nhân viên thôi việc, tùy theo thời hạn nào dài hơn.

Hồ sơ tiếp xúc với nguy hiểm của nhân viên (DCJ3-014)

Những hồ sơ này ghi lại việc nhân viên tiếp xúc với các điều kiện không lành mạnh hoặc không an toàn, bao gồm các chất độc hại, như hóa chất, độc tố, bức xạ hoặc bụi; các rủi ro sinh học, như vi rút, vi khuẩn hoặc nấm; và các tác động vật lý như nhiệt độ quá cao hoặc quá thấp, tiếng ồn lớn, rung động mạnh và các chuyển động lặp đi lặp lại. Hồ sơ có thể bao gồm các xét nghiệm trong phòng thí nghiệm, báo cáo sự cố, hồ sơ sơ cứu, chụp X-quang, lấy mẫu không khí, đo bức xạ và các hồ sơ liên quan. (OAR 166-150-0160(10))

Khả năng ghi nhớ:

• DCJ3-014(a) Hồ sơ đo lường mức độ tiếp xúc với tiếng ồn, 2 năm.
• DCJ3-014(b) Hồ sơ kiểm tra độ nhạy thính giác, cho đến khi nhân viên thôi việc.
• DCJ3-014(c) Tất cả các hồ sơ khác, 30 năm sau khi ly thân.

Hồ sơ điều tra nhân viên (ASD1-005)

Hồ sơ ghi lại các cuộc điều tra nhân viên của bộ phận về các vi phạm luật, quy tắc hoặc chính sách và có thể bao gồm các phát hiện và kết quả điều tra. Hồ sơ thường chứa các khiếu nại, thư từ, báo cáo điều tra, phỏng vấn, tóm tắt phiên điều trần và lời khai, và các tài liệu liên quan. Thông tin thường bao gồm tên của nhân viên bị điều tra, lý do, địa điểm vi phạm, ngày tháng, tên và địa chỉ của nhân chứng, hành động đã thực hiện và dữ liệu liên quan. (OAR 166-150-0160(7))

Khả năng ghi nhớ:

• ASD1-005(a) Điều tra dẫn đến chấm dứt hợp đồng, 10 năm sau khi nhân viên thôi việc.
• ASD1-005(b) Tất cả các hồ sơ điều tra khác 5 năm sau khi giải quyết.

Hồ sơ y tế của nhân viên (DCJ3-005)

Hồ sơ ghi lại lịch sử y tế liên quan đến công việc của từng nhân viên. Những hồ sơ này không phải là hồ sơ nhân sự và phải được lưu giữ riêng biệt với hồ sơ nhân sự của nhân viên - tại một địa điểm riêng biệt, theo yêu cầu của Đạo luật Người khuyết tật Hoa Kỳ. Hồ sơ có thể bao gồm tài liệu về những hạn chế đáng kể về sức khỏe hoặc khuyết tật liên quan đến nhiệm vụ công việc, tài liệu về thương tích hoặc bệnh tật liên quan đến công việc, hồ sơ xét nghiệm ma túy, hồ sơ sự cố sơ cứu, giấy xác nhận của bác sĩ, mẫu đơn đồng ý tiết lộ thông tin, tài liệu tiêm chủng (bao gồm cả hồ sơ tiêm chủng COVID-19) và thư từ liên quan. (OAR 166-150-0160(11))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại hồ sơ trong 6 năm sau khi ly thân.

Lưu ý: Hồ sơ về mức độ phơi nhiễm nguy hiểm hiện là một loạt hồ sơ riêng biệt - xem DCJ3-014

Hồ sơ khiếu nại (DCJ3-006)

Tài liệu ghi lại các khiếu nại được nhân viên hoặc đại diện của các phòng ban đệ trình chống lại quận. Hồ sơ có thể bao gồm các mẫu đơn khiếu nại, phản hồi của phòng ban, biên bản cuộc họp, phản hồi của Bộ phận Quan hệ Lao động, hồ sơ trọng tài và thư từ liên quan. (OAR 166-150-0160(18))

Khả năng ghi nhớ:

• Lưu giữ hồ sơ trong 5 năm sau khi quyết định cuối cùng được ban hành.

Lưu ý: Mức tăng gần đây so với 3 năm trước.

Hồ sơ nhân sự cá nhân của nhân viên (DCJ3-007)

Hồ sơ ghi chép lịch sử làm việc của các nhân viên cá nhân không phải tình nguyện viên thuộc sở hữu của sở. Cũng bao gồm hồ sơ nhân viên làm việc của người giám sát. Có thể bao gồm đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, quyết định bổ nhiệm, hồ sơ hành động nhân sự, hồ sơ kỷ luật, đánh giá hiệu suất và các hồ sơ khác được sử dụng để ghi chép lịch sử làm việc của nhân viên. Một phần thông tin này được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu nhân viên của sở. (LƯU Ý: Hồ sơ kỷ luật nhân viên và hồ sơ y tế có thời gian lưu giữ khác nhau. Vui lòng lưu trữ theo loạt hồ sơ thích hợp.) (LƯU Ý: Đối với nhân viên được coi là "cán bộ cảnh sát" theo định nghĩa trong ORS 181A, xem MCSO6-007.) (OAR 166-150-0160(7)(b)) (OAR 166-150-0160(12)(b))

Khả năng ghi nhớ:

• Lưu giữ hồ sơ trong 6 năm sau khi nhân viên thôi việc.

Hồ sơ Tuyển dụng và Lựa chọn (DCJ3-009)

Hồ sơ liên quan đến quá trình tuyển dụng và lựa chọn để lấp đầy các vị trí còn trống trong bộ phận. Thường bao gồm thông báo tuyển dụng, danh sách ứng viên, hồ sơ quảng cáo vị trí, hồ sơ thi công chức và các kỳ thi khác, thông số kỹ thuật phân loại, bảng thống kê hành động khẳng định, câu hỏi phỏng vấn, băng video, thông tin điều tra lý lịch ứng viên, mẫu ủy quyền vị trí, chứng nhận đủ điều kiện, mẫu xác minh tư cách làm việc và các hồ sơ liên quan. (OAR 166-150-0160(24))

Khả năng ghi nhớ:

• DCJ3-009(a) Hồ sơ thông báo, mô tả vị trí và hồ sơ ghi lại việc tạo bài kiểm tra và thang điểm đánh giá: lưu giữ 10 năm.
• DCJ3-009(b) Tất cả các hồ sơ khác: lưu giữ 5 năm sau khi vị trí được lấp đầy hoặc quá trình tuyển dụng bị hủy bỏ.

Lưu ý: Mức lương tăng gần đây sau 3 năm kể từ khi vị trí được tuyển dụng hoặc quá trình tuyển dụng bị hủy bỏ.

Kỷ lục thời gian (DCJ3-010)

Hồ sơ ghi chép số giờ làm việc, số giờ nghỉ phép tích lũy và số giờ nghỉ phép đã sử dụng của nhân viên phòng ban. Thông tin thường bao gồm tên nhân viên và số an sinh xã hội, số giờ làm việc, loại và số giờ nghỉ phép đã sử dụng, tổng số giờ, ngày tháng và dữ liệu liên quan. (OAR 166-150-0155(2))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 5 năm.

Hồ sơ chương trình đào tạo (DCJ3-011)

Hồ sơ liên quan đến thiết kế và thực hiện các chương trình đào tạo do cơ quan cung cấp cho nhân viên. Có thể bao gồm mô tả lớp học, chứng chỉ giảng viên, tài liệu lập kế hoạch, tài liệu hướng dẫn, đề cương khóa học, hồ sơ đăng ký và tham dự lớp học, và các hồ sơ quan trọng liên quan khác. Một phần thông tin này được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu đào tạo của bộ. Đối với Bản ghi Video/Âm thanh giữa JII và PPO cho Mục đích Đào tạo PPO: Xem ASD11-011. (OAR 166-150-0005(6))

Khả năng ghi nhớ:

• DCJ3-011(a) Hồ sơ liên quan đến Cán bộ Quản chế và Tạm tha hoặc Nhân viên Dịch vụ Giam giữ: Lưu giữ 20 năm.

• DCJ3-011(b) Tất cả các hồ sơ khác: Giữ lại 5 năm.