Serie de retención de recursos humanos de DCJ (DCJ3 y ASD1)

¡NUEVAS ACTUALIZACIONES!
Las normas OAR que rigen la retención de datos del condado se actualizaron en noviembre de 2025. Su serie de normas de retención del condado de Multnomah se ha actualizado en consecuencia. Por favor, verifique la información, ya que algunas series pueden tener nuevos períodos de retención.

Cada serie contiene la siguiente información:

• Título de la serie (Número de serie de la agencia)
• Descripción. (Citas legales)
• Retención

Verificación de antecedentes (DCJ3-001)

Documenta las investigaciones del departamento sobre el historial laboral y personal de empleados y solicitantes. Los registros incluyen correspondencia, informes, solicitudes de información e impresiones relacionadas con el historial de residencia, historial crediticio, historial de conducción, formación académica, historial laboral y referencias. (OAR 166-150-0160(6))

Retención:

• DCJ3-001(a) Registro de verificación de antecedentes, hasta que sea reemplazado u obsoleto.
• DCJ3-001(b) Todos los demás registros, 90 días.

Nota: Cambios recientes en la retención de datos.

Certificaciones para empleados del sistema penitenciario (ASD1-004)

Certificación documental de que los empleados de la división están capacitados y autorizados para usar los sistemas de información LEDS (Policía Estatal), OJIN (Departamento Estatal de Correcciones) y PPDS (Policía de Portland). Los registros incluyen documentación de capacitación, certificados y correspondencia relacionada. (OAR 166-150-0160(12)(b))

Retención:

• Conservar durante 6 años después de la separación.

Credenciales de empleado (DCJ3-004)

Documenta las certificaciones, títulos u otras credenciales de los empleados requeridas para los puestos de trabajo del condado. Incluye el original o una copia del documento requerido y la correspondencia relacionada. (OAR 166-150-0160(12)(b))

Retención:

• Conservar durante 6 años después de la separación.

Registros de Disciplina de Empleados (DCJ3-015)

Los registros documentan cada paso que da el condado cuando el desempeño o la conducta de un empleado conlleva medidas disciplinarias o su despido. Estos registros incluyen documentación sobre medidas disciplinarias progresivas (advertencias verbales, advertencias escritas, medidas disciplinarias, despido); registros de investigaciones con entrevistas a testigos y evidencia física o fotográfica relacionada con un incidente; registros de reuniones disciplinarias (incluidas las audiencias, si se llevaron a cabo); documentación de la decisión final; y registros relacionados. (NOTA: Los expedientes de casos de investigaciones internas relacionados con el personal de las fuerzas del orden deben archivarse conforme a MCSO5-005). (OAR 166-150-0160(7))

Retención:

• ES04-014(a) Investigaciones que resulten en medidas disciplinarias, exoneración o que se determine que no tienen fundamento: Conservar durante 5 años después de su resolución.
• ES04-014(b) Investigaciones que resultan en despido: Conservar durante 10 años después de la separación del empleado.

Formularios de verificación de elegibilidad para el empleo (DCJ3-013)

Los registros documentan la presentación del formulario I-9 del Servicio de Inmigración y Naturalización de los Estados Unidos (USCIS), que verifica que un solicitante o empleado es elegible para trabajar en los Estados Unidos. La información incluye datos del empleado y datos de verificación, como la ciudadanía o el estatus migratorio y la firma, así como datos de revisión y verificación del empleador, como documentos que acreditan la identidad y la elegibilidad, y la firma del empleador que certifica que los documentos han sido revisados. (OAR 166-150-0160(14)) (8 CFR 274a.2)

Retención:

• 3 años después de la fecha de contratación o 1 año después de la finalización de la relación laboral, lo que ocurra más tarde.

Registros de exposición a riesgos para empleados (DCJ3-014)

Estos registros documentan la exposición de los empleados a condiciones insalubres o inseguras, incluyendo sustancias nocivas como productos químicos, toxinas, radiación o polvo; riesgos biológicos como virus, bacterias u hongos; y esfuerzos físicos como calor o frío extremos, ruidos fuertes, vibraciones intensas y movimientos repetitivos. Los registros pueden incluir análisis de laboratorio, informes de incidentes, registros de primeros auxilios, radiografías, muestreo de aire, mediciones de radiación y otros registros relacionados. (OAR 166-150-0160(10))

Retención:

• DCJ3-014(a) Registros de medición de exposición al ruido, 2 años.
• DCJ3-014(b) Registros de pruebas de sensibilidad auditiva, hasta la separación del empleado.
• DCJ3-014(c) Todos los demás registros, 30 años después de la separación.

Registros de investigación de empleados (ASD1-005)

Registros que documentan las investigaciones del personal del departamento por infracciones de leyes, normas o políticas, y que pueden incluir conclusiones y resoluciones de las investigaciones. Los registros suelen contener quejas, correspondencia, informes de investigación, entrevistas, resúmenes de audiencias, testimonios y documentos relacionados. La información generalmente incluye el nombre del empleado investigado, el motivo, el lugar de la infracción, la fecha, los nombres y direcciones de los testigos, las medidas adoptadas y los datos relacionados. (OAR 166-150-0160(7))

Retención:

• ASD1-005(a) Investigaciones que resultan en despido, 10 años después de la separación del empleado.
• ASD1-005(b) Todos los demás registros de investigación 5 años después de la resolución.

Registros médicos de empleados (DCJ3-005)

Los registros documentan el historial médico laboral de cada empleado. Estos registros no son expedientes de personal y deben mantenerse físicamente separados de los expedientes de personal del empleado, en un lugar distinto, según lo exige la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA). Los registros pueden incluir documentación sobre limitaciones significativas de salud o discapacidad relacionadas con las tareas laborales, documentación sobre lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo, registros de pruebas de detección de drogas, registros de incidentes de primeros auxilios, informes médicos, formularios de consentimiento informado, documentación de vacunación (incluidos los registros de vacunación contra la COVID-19) y correspondencia relacionada. (OAR 166-150-0160(11))

Retención:

• Conservar durante 6 años después de la separación.

Nota: Los registros de exposición a riesgos ahora constituyen una serie independiente; consulte DCJ3-014.

Registros de quejas (DCJ3-006)

Documenta las quejas presentadas contra el condado por empleados del departamento o sus representantes. Los registros pueden incluir formularios de quejas, respuestas del departamento, actas de reuniones, respuestas de Relaciones Laborales, registros de arbitraje y correspondencia relacionada. (OAR 166-150-0160(18))

Retención:

• Conservar durante 5 años a partir de la fecha de emisión de la decisión final.

Nota: Aumento reciente en los últimos 3 años.

Registros individuales de personal de los empleados (DCJ3-007)

Registros que documentan el historial laboral de los empleados individuales no voluntarios del departamento. También incluye el archivo del empleado en activo del supervisor. Puede incluir solicitudes de empleo, currículos, nombramientos, registros de acciones de personal, registros disciplinarios, evaluaciones de desempeño y otros registros utilizados para documentar el historial laboral del empleado. Parte de esta información se conserva en la base de datos de empleados del departamento. (NOTA: Los registros disciplinarios y los expedientes médicos de los empleados tienen diferentes plazos de conservación. Por favor, archive en la serie correspondiente). (NOTA: Para los empleados considerados "agentes de policía" según se define en ORS 181A, consulte MCSO6-007). (OAR 166-150-0160(7)(b)) (OAR 166-150-0160(12)(b))

Retención:

• Conservar durante 6 años después de la separación del empleado.

Registros de reclutamiento y selección (DCJ3-009)

Registro relacionado con el proceso de reclutamiento y selección para cubrir puestos vacantes dentro del departamento. A menudo incluye anuncios de empleo, listas de solicitantes, registros de anuncios de puestos, registros de exámenes de la administración pública y otros exámenes, especificaciones de clasificación, hojas estadísticas de acción afirmativa, preguntas de entrevistas, grabaciones de video, información de investigación de antecedentes de los solicitantes, formularios de autorización de puestos, certificación de elegibilidad, formularios de verificación de elegibilidad para el empleo y registros relacionados. (OAR 166-150-0160(24))

Retención:

• DCJ3-009(a) Registros de anuncios, descripción del puesto y registros que documentan la creación de la prueba y la escala de calificación: conservar durante 10 años.
• DCJ3-009(b) Todos los demás registros: conservar durante 5 años después de que se haya cubierto el puesto o se haya cancelado el proceso de contratación.

Nota: Aumento reciente a partir de los 3 años posteriores a la cobertura del puesto o la cancelación del proceso de contratación.

Registros de tiempo (DCJ3-010)

Registros que documentan las horas trabajadas, las horas de licencia acumuladas y las horas de licencia disfrutadas por los empleados del departamento. La información generalmente incluye el nombre y el número de seguro social del empleado, las horas trabajadas, el tipo y la cantidad de horas de licencia disfrutadas, el total de horas, las fechas y otros datos relacionados. (OAR 166-150-0155(2))

Retención:

• Retener durante 5 años.

Registros del programa de capacitación (DCJ3-011)

Registros relacionados con el diseño e implementación de programas de capacitación para empleados proporcionados por la agencia. Pueden incluir descripciones de clases, certificaciones de instructores, documentación de planificación, material didáctico, esquemas de cursos, registros de inscripción y asistencia, y otros registros relevantes. Parte de esta información se conserva en la base de datos de capacitación del departamento. Para grabaciones de audio y video entre JII y PPO con fines de capacitación de PPO: consulte ASD11-011. (OAR 166-150-0005(6))

Retención:

• DCJ3-011(a) Registros relacionados con oficiales de libertad condicional y libertad vigilada o personal de servicios de custodia: conservar durante 20 años.

• DCJ3-011(b) Todos los demás registros: Conservar durante 5 años.