CẬP NHẬT MỚI!
Các quy định của OAR về việc lưu giữ hồ sơ cấp quận đã được cập nhật vào tháng 11 năm 2025. Chuỗi hồ sơ lưu giữ của Quận Multnomah đã được cập nhật tương ứng. Vui lòng kiểm tra kỹ - một số chuỗi hồ sơ có thể có thời hạn lưu giữ mới.
Mỗi chuỗi dữ liệu bao gồm các thông tin sau:
- Tên loạt phim (Số hiệu loạt phim của cơ quan)
- Mô tả. (Trích dẫn pháp lý)
- Giữ lại
Hồ sơ bảo trì hệ thống máy tính (DCJ4-001)
Tài liệu này ghi lại việc bảo trì hệ thống máy tính của chương trình và được sử dụng để đảm bảo tuân thủ mọi bảo hành hoặc hợp đồng dịch vụ; lên lịch bảo trì định kỳ và chẩn đoán các sự cố hệ thống hoặc linh kiện; và ghi lại các bản sao lưu hệ thống. Hồ sơ có thể bao gồm danh mục thiết bị máy tính, báo cáo hiệu suất phần cứng, hồ sơ bảo trì linh kiện (hóa đơn, bảo hành, báo cáo hiệu suất phần cứng, báo cáo bảo trì và các hồ sơ liên quan), báo cáo sao lưu hệ thống và danh mục băng sao lưu. (OAR 166-150-0125(6))
Khả năng ghi nhớ:
- DCJ4-001(a) Hồ sơ liên quan đến việc sửa chữa hoặc bảo dưỡng hệ thống hoặc linh kiện, lưu giữ 1 năm sau khi hệ thống hoặc linh kiện hết hạn sử dụng.
- DCJ4-001(b) Hồ sơ ghi lại các thủ tục sao lưu hệ thống, 1 năm sau khi bị thay thế hoặc lỗi thời.
Lưu ý: Tỷ lệ giữ chân khách hàng gần đây đã tăng lên.
Tài liệu chương trình hệ thống máy tính (DCJ4-002)
Tài liệu này ghi lại việc thêm, sửa đổi hoặc xóa phần mềm khỏi hệ thống máy tính của cơ quan. Hồ sơ thường thuộc một trong sáu loại sau: 1) hồ sơ ghi lại hệ điều hành; 2) hồ sơ ghi lại việc tạo và sửa đổi các chương trình ứng dụng nội bộ; 3) hồ sơ ghi lại cấu trúc và hình thức của tập dữ liệu; 4) hồ sơ ghi lại việc sử dụng các gói phần mềm thương mại; 5) hồ sơ ghi lại cấu trúc của hệ thống; và 6) hồ sơ ghi lại giao tiếp giữa các hệ thống. Hồ sơ có thể bao gồm tổng quan hệ thống, nhật ký hoạt động, danh sách công việc, hướng dẫn sử dụng, nhật ký phát triển hệ thống, thông số kỹ thuật và thay đổi hệ thống (bao gồm mô tả bằng văn bản và sơ đồ), ghi chú chuyển đổi, nhật ký tập dữ liệu, danh mục tập dữ liệu, bố cục bản ghi tập dữ liệu, bản sao cứng của bảng, từ điển dữ liệu, thư mục dữ liệu, nhật ký lập trình, thông số kỹ thuật và thay đổi chương trình, bố cục bản ghi, chế độ xem người dùng, tài liệu bảng chương trình điều khiển, danh sách chương trình và hướng dẫn sử dụng phần mềm thương mại. (OAR 166-150-0125(4))
Khả năng ghi nhớ:
- DCJ4-002(a) Kế hoạch di cư, cho đến khi được thay thế hoặc lỗi thời.
- DCJ4-002(b) Siêu dữ liệu do hệ thống tạo ra thường xuyên và nhật ký hoạt động, cho đến khi không còn cần thiết nữa.
- DCJ4-002(c) Tất cả các hồ sơ khác, 1 năm sau khi hệ thống ngừng hoạt động.
Lưu ý: Có những thay đổi gần đây về việc lưu trữ dữ liệu.
Hồ sơ hệ thống lưu trữ (DCJ4-003)
Tài liệu ghi lại việc thiết lập, thay đổi hoặc bãi bỏ hệ thống lưu trữ hồ sơ của cơ quan và/hoặc chương trình. Hồ sơ bao gồm danh sách hồ sơ chính, sơ đồ tổ chức, mô tả chương trình. (OAR 166-150-0040(20)(c))
Khả năng ghi nhớ:
- Giữ lại trong 5 năm sau khi bị thay thế hoặc bãi bỏ.
Lưu ý: Mức tăng gần đây so với 3 năm sau khi bị thay thế hoặc bãi bỏ.
Hồ sơ phát triển biểu mẫu (DCJ4-004)
Được sử dụng để phát triển các mẫu đơn mới hoặc sửa đổi cho một bộ phận và để cung cấp lịch sử của các mẫu đơn trước đó. Hồ sơ có thể bao gồm các mẫu đơn, bản nháp, nhật ký/danh sách mẫu đơn, đề xuất, ủy quyền và hình minh họa. (OAR 166-150-0005(12))
Khả năng ghi nhớ:
- Giữ lại cho đến khi được thay thế hoặc lỗi thời.
Hồ sơ đăng ký dịch vụ thông tin (DCJ4-005)
Chuỗi tài liệu ghi lại việc đăng ký dịch vụ thông tin của bộ phận. Hồ sơ có thể bao gồm đăng ký, hóa đơn và thư từ. (OAR 166-150-0140(7))
Khả năng ghi nhớ:
- Giữ lại cho đến khi được thay thế hoặc lỗi thời.
Lưu ý: Giảm gần đây từ 3 năm.
Hồ sơ lập kế hoạch và phát triển hệ thống thông tin (DCJ4-006)
Tài liệu này ghi lại quá trình lập kế hoạch và phát triển hệ thống thông tin chương trình. Mặc dù các tài liệu này thường ghi lại hệ thống thông tin được vi tính hóa, nhưng chúng cũng có thể ghi lại hệ thống lưu trữ thủ công và hệ thống vi phim. Các tài liệu này được sử dụng để đảm bảo rằng các hệ thống được lên kế hoạch sẽ giúp chương trình hoàn thành sứ mệnh của mình, tiết kiệm chi phí, tuân thủ các tiêu chuẩn thông tin đã được thông qua và tích hợp với các hệ thống thông tin hiện có của cơ quan. Các tài liệu có thể khác nhau tùy theo mức độ tài liệu được yêu cầu cho mỗi hệ thống, nhưng có thể bao gồm các kế hoạch công nghệ thông tin, nghiên cứu khả thi, phân tích chi phí-lợi ích, nghiên cứu và khảo sát chương trình, thông số kỹ thuật và sửa đổi hệ thống, đề xuất thành phần, tài liệu kỹ thuật, tài liệu và đề xuất của nhà cung cấp và thư từ liên quan. (OAR 166-150-0125(7))
Khả năng ghi nhớ:
- DCJ4-006(a) Các hệ thống đã triển khai, giữ lại trong suốt vòng đời của hệ thống.
- DCJ4-006 (b) Hệ thống chưa triển khai, giữ lại 5 năm.