Serie de retención de tecnología de la información (DCJ4)

¡NUEVAS ACTUALIZACIONES!
Las normas OAR que rigen la retención de datos del condado se actualizaron en noviembre de 2025. Su serie de normas de retención del condado de Multnomah se ha actualizado en consecuencia. Por favor, verifique la información, ya que algunas series pueden tener nuevos períodos de retención.

Cada serie contiene la siguiente información:

• Título de la serie (Número de serie de la agencia)
• Descripción. (Citas legales)
• Retención

Registros de mantenimiento de sistemas informáticos (DCJ4-001)

Documenta el mantenimiento de los sistemas informáticos del programa y se utiliza para garantizar el cumplimiento de las garantías o contratos de servicio; programar el mantenimiento periódico y diagnosticar problemas del sistema o de los componentes; y documentar las copias de seguridad del sistema. Los registros pueden incluir inventarios de equipos informáticos, informes de rendimiento del hardware, registros de mantenimiento de componentes (facturas, garantías, informes de rendimiento del hardware, informes de mantenimiento y registros relacionados), informes de copias de seguridad del sistema e inventarios de cintas de respaldo. (OAR 166-150-0125(6))

Retención:

• DCJ4-001(a) Los registros relacionados con la reparación o el servicio del sistema o componente deben conservarse durante 1 año después de la vida útil del sistema o componente.
• DCJ4-001(b) Registros que documentan los procedimientos de copia de seguridad del sistema, 1 año después de que sean reemplazados u obsoletos.

Nota: Aumento reciente de la retención de personal.

Documentación del programa del sistema informático (DCJ4-002)

Documenta la adición, modificación o eliminación de software de un sistema informático de la agencia. Los registros generalmente se clasifican en una de seis categorías: 1) registros que documentan sistemas operativos; 2) registros que documentan la creación y modificación interna de programas de aplicación; 3) registros que documentan la estructura y el formato de los conjuntos de datos; 4) registros que documentan el uso de paquetes de software comerciales; 5) registros que documentan la estructura del sistema; y 6) registros que documentan la comunicación entre sistemas. Los registros pueden incluir resúmenes del sistema, registros de operaciones, listados de trabajos, manuales de instrucciones para operadores, registros de desarrollo del sistema, especificaciones y cambios del sistema (incluidas descripciones narrativas y diagramas de flujo), notas de conversión, registros de conjuntos de datos, inventarios de conjuntos de datos, diseños de registros de conjuntos de datos, copias impresas de tablas, diccionarios de datos, directorios de datos, registros de programación, especificaciones y cambios de programas, diseños de registros, vistas de usuario, documentación de tablas de programas de control, listados de programas y manuales de software comercial. (OAR 166-150-0125(4))

Retención:

• DCJ4-002(a) Planes de migración, hasta que sean reemplazados u obsoletos.
• DCJ4-002(b) Metadatos y registros operativos generados rutinariamente por el sistema, hasta que ya no sean necesarios.
• DCJ4-002(c) Todos los demás registros, 1 año después de la vida útil del sistema.

Nota: Cambios recientes en la retención de datos.

Registros de sistemas de archivo (DCJ4-003)

Documenta el establecimiento, modificación o supresión de sistemas de archivo de agencias y/o programas. Los registros incluyen listas maestras de archivos, organigramas y descripciones de programas. (OAR 166-150-0040(20)(c))

Retención:

• Conservar durante 5 años después de su sustitución o abolición.

Nota: Aumento reciente a partir de los 3 años posteriores a su sustitución o abolición.

Registros de desarrollo de formularios (DCJ4-004)

Se utiliza para desarrollar formularios nuevos o revisados ​​para un departamento y para mantener un historial de formularios anteriores. Los registros pueden incluir formularios de muestra, borradores, registros/listados de formularios, propuestas, autorizaciones e ilustraciones. (OAR 166-150-0005(12))

Retención:

• Conservar hasta que sea reemplazado u obsoleto.

Registros de suscripción al servicio de información (DCJ4-005)

Esta serie documenta las suscripciones departamentales a los servicios de información. Los registros pueden incluir suscripciones, facturas y correspondencia. (OAR 166-150-0140(7))

Retención:

• Conservar hasta que sea reemplazado u obsoleto.

Nota: Reducción reciente de 3 años.

Registros de planificación y desarrollo de sistemas de información (DCJ4-006)

Documenta la planificación y el desarrollo de los sistemas de información de los programas. Si bien estos registros suelen documentar sistemas de información informatizados, también pueden documentar sistemas de archivo manual y sistemas de microfilm. Se utilizan para garantizar que los sistemas planificados ayuden a un programa a cumplir su misión, sean rentables, cumplan con los estándares de información adoptados y se integren con los sistemas de información existentes de la agencia. Los registros pueden variar según el nivel de documentación requerido para cada sistema, pero pueden incluir planes de tecnología de la información, estudios de viabilidad, análisis de costo-beneficio, estudios y encuestas de programas, especificaciones y revisiones del sistema, propuestas de componentes, literatura técnica, literatura y propuestas de proveedores y correspondencia relacionada. (OAR 166-150-0125(7))

Retención:

• DCJ4-006(a) Sistemas implementados, conservar durante la vida útil del sistema.
• DCJ4-006 (b) Sistemas no implementados, conservar durante 5 años.