CẬP NHẬT MỚI!
Các quy định của OAR về việc lưu giữ hồ sơ cấp quận đã được cập nhật vào tháng 11 năm 2025. Chuỗi hồ sơ lưu giữ của Quận Multnomah đã được cập nhật tương ứng. Vui lòng kiểm tra kỹ - một số chuỗi hồ sơ có thể có thời hạn lưu giữ mới.
Tên loạt phim (Số hiệu loạt phim của cơ quan)
Mô tả. (Trích dẫn pháp lý)
Giữ lại
Hồ sơ khoản phải thu (PAY1-022)
Hồ sơ ghi chép số tiền mà nhân viên nợ quận do trả lương thừa, tạm ứng lương, sai sót trong kế toán lương và các lý do tương tự. Có thể bao gồm báo cáo, biên lai, hóa đơn, quyết định khen thưởng, nhật ký, danh sách, tóm tắt, báo cáo và các hồ sơ tương tự. Thông tin thường bao gồm số tiền nhận được, số hóa đơn, tên, số tài khoản, số dư tài khoản, điều chỉnh và dữ liệu tương tự. (OAR 166-150-0110(2))
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ 3 năm sau khi thu thập hoặc sau khi được coi là không thể thu hồi.
Đơn xin trợ cấp ốm đau khi nghỉ hưu (PAY1-014)
Tài liệu ghi lại khoản tiền trả một lần cho người về hưu đối với số ngày nghỉ ốm tích lũy. Quy trình này đã lỗi thời. Các đơn đăng ký hiển thị tên nhân viên và số an sinh xã hội, ngày nghỉ hưu, tổng số giờ nghỉ ốm, cách tính toán khoản thanh toán, số tiền đã trả và ngày phát hành séc. (OAR 166-150-0160(9)(a))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại 75 năm.
Sổ đăng ký các khoản khấu trừ và thu nhập khác (PAY1-028)
Tài liệu này ghi lại các khoản khấu trừ tự nguyện và bắt buộc từ tổng lương của nhân viên, cũng như các khoản thu nhập khác liên quan đến các khoản bồi hoàn và nghỉ phép có lương. Bao gồm các báo cáo được sắp xếp theo tổ chức hoặc theo tên nhân viên. Mỗi báo cáo cho biết tổng số hiện tại, tổng số tháng, tổng số quý và tổng số năm. Các loại khấu trừ bao gồm bảo hiểm tai nạn lao động, phí công đoàn, bảo hiểm, bồi thường hoãn lại, tiền gửi trực tiếp, séc viết tay, tiền bị tịch thu, thuế, đóng góp từ thiện và các khoản khác. Các khoản thu nhập khác bao gồm nhưng không giới hạn ở khoản bồi hoàn vé xe buýt, tiền lương cơ bản cho ô tô, tiền nghỉ ốm và nghỉ phép có lương, đóng góp PERS và các khoản thanh toán trợ cấp khuyết tật dài hạn. Thông tin khác bao gồm tên nhân viên, số an sinh xã hội, ngày kết thúc kỳ trả lương, tổ chức và tổng số cho quận. Báo cáo này là nguồn thông tin chi tiết duy nhất về các khoản khấu trừ (ngoài các khoản khấu trừ thuế) và các khoản thu nhập khác. (OAR 166-150-0155(8))
Khả năng ghi nhớ:
PAY1-028(a) Cuối năm, hoặc cuối tháng nếu không có sổ lương cuối năm: Giữ lại 75 năm.
Sổ ghi chép khấu trừ PAY1-028(b): Giữ lại 5 năm.
PAY1-028(c) Tất cả các sổ lương khác: Giữ lại 3 năm.
(LƯU Ý: Mới đây đã được chia thành ba phần)
Hồ sơ chuyển khoản trực tiếp (PAY1-007)
Tài liệu ghi chép các khoản tiền gửi trực tiếp được thực hiện thay mặt nhân viên vào các tài khoản do nhân viên chỉ định. Bao gồm các báo cáo tiền gửi trực tiếp (PRR411) được sắp xếp theo mã ngân hàng, số tài khoản, tên nhân viên, số tiền gửi và ngày gửi; yêu cầu nhập ngoại lệ; báo cáo séc lương chưa thanh toán; và các đối chiếu liên quan. (OAR 166-150-0110(9))
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ hồ sơ trong 3 năm sau khi báo cáo kiểm toán thường niên được phát hành.
Danh sách nhân viên (PAY1-002)
Tài liệu này ghi chép về các nhân viên được quận tuyển dụng. Danh sách (MOBB716A) được sắp xếp theo tên hoặc số an sinh xã hội và hiển thị tên, địa chỉ, số an sinh xã hội, chức danh công việc/lớp, ngày tuyển dụng, ngày kỷ niệm, ngày sinh, ngày chấm dứt hợp đồng, kế hoạch lương hưu, mã công đoàn và phân loại EEOC. (OAR 166-150-0155(8)
Khả năng ghi nhớ:
PAY1-002(a) Cuối năm, hoặc cuối tháng nếu không có sổ lương cuối năm: Giữ lại 75 năm.
PAY1-002(b) Tất cả các sổ lương khác: Giữ lại 3 năm.
Hồ sơ thuế liên bang và tiểu bang (PAY1-032)
Ngoài những mục được liệt kê trong phần này, các hồ sơ được sử dụng để báo cáo việc thu, phân phối, gửi và chuyển giao thuế thu nhập liên bang và tiểu bang cũng như thuế an sinh xã hội. Ví dụ bao gồm bảng kê thu nhập khác của liên bang (1099), yêu cầu số nhận dạng người nộp thuế và giấy chứng nhận (W-9), tờ khai thuế liên bang hàng quý của người sử dụng lao động (941E), phiếu nộp thuế (8109) và các mẫu đơn hoàn chỉnh tương tự của liên bang và tiểu bang. (OAR 166-150-0155(3))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 5 năm.
Sổ ghi giờ làm việc (PAY1-030)
Tài liệu ghi số và loại giờ làm việc của nhân viên đã được trả lương. Bao gồm Sổ đăng ký giờ làm việc (P1R40M09), Sổ đăng ký nhân viên bán thời gian (MOBB748B) (1981-1991), Sổ đăng ký nhân viên tạm thời (MOBB748A), Báo cáo giờ nghỉ phép và nghỉ ốm, và các báo cáo tương tự. Hiển thị tên nhân viên, mã số nhân viên, ngày tuyển dụng, chức danh/hạng công việc, số giờ làm việc bình thường, số giờ làm thêm và tổng số giờ làm việc từ đầu năm đến nay. (OAR 166-150-0160(9)
Khả năng ghi nhớ:
PAY1-030(a) Bản sao chính thức của hồ sơ đăng ký hưu trí: Lưu giữ trong 75 năm kể từ ngày tuyển dụng.
PAY1-030(b) Tất cả các hồ sơ khác: Giữ lại 3 năm sau khi nhân viên thôi việc hoặc hết hạn quyền lợi.
Hồ sơ thanh toán PERS cho người lao động tự do (PAY1-011)
Tài liệu ghi lại các khoản đóng góp PERS do hoặc cho các nhà thầu độc lập được quận thuê. Hồ sơ bao gồm báo cáo thanh toán, mẫu đăng ký PERS, bản sao hợp đồng với quận thể hiện tình trạng PERS của nhà thầu và bản sao phiếu thanh toán cho nhà thầu. (OAR 166-150-0160(9)(a))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại 75 năm.
Hồ sơ bồi thường hoãn trả của từng nhân viên (PAY1-018)
Tài liệu ghi lại sự tham gia của nhân viên vào kế hoạch bồi thường hoãn lại của quận. Hồ sơ bao gồm chỉ định người thụ hưởng (bao gồm các tài liệu pháp lý xác định các thỏa thuận ủy thác khác nhau nếu có); hợp đồng tùy chọn thanh toán; thỏa thuận, kế hoạch và cập nhật bồi thường hoãn lại; đơn xin rút tiền do khó khăn và các tài liệu hỗ trợ; và thư từ liên quan. (OAR 166-150-0160(9)(a))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại 75 năm.
Hồ sơ lương của từng nhân viên (PAY1-008)
Tài liệu này ghi lại các ủy quyền khấu trừ và giữ lại tiền lương của từng nhân viên, các điều chỉnh và sửa đổi được thực hiện đối với hồ sơ lương của nhân viên, các giao dịch liên quan đến hưu trí, xác minh việc làm và các hành động khác ảnh hưởng đến tiền lương của nhân viên. Hồ sơ bao gồm các biểu mẫu điều chỉnh lương, mẫu W-4 liên bang, ủy quyền gửi tiền trực tiếp, ủy quyền khấu trừ công đoàn/chia sẻ công bằng, yêu cầu xác minh việc làm/lương, quyên góp nghỉ phép, thỏa thuận và kế hoạch bồi thường hoãn lại, các hành động của PERS (thông báo về việc làm được bảo hiểm PERS, thay đổi loại hình việc làm, nghỉ phép), hồ sơ tịch thu tài sản, hồ sơ phá sản, hồ sơ thanh toán tiền cấp dưỡng nuôi con, thư từ liên quan và thông tin tương tự. (OAR 166-150-0160(9)(a) và OAR 166-150-0155(1,4,11))
Khả năng ghi nhớ:
PAY1-008(a) Hồ sơ liên quan đến PERS và chế độ bồi thường hoãn lại: Giữ lại 75 năm.
PAY1-008(b) Các hồ sơ khác: Lưu giữ 6 năm sau khi nhân viên thôi việc.
Biên bản kiểm tra thủ công (PAY1-033)
Các tài liệu kiểm tra không thuộc quy trình chạy máy tính tính lương thông thường. Đó là các phiếu lương được phát hành (lần đầu) hoặc phát hành lại (đã sửa) riêng biệt với quy trình chạy thông thường. Tài liệu có thể bao gồm: Bảng tính phiếu trực tuyến, Báo cáo chuyển đổi lương/nhân sự MultCo, Báo cáo chấm công MultCo, Mẫu yêu cầu phiếu lương thủ công MultCo Central Payroll, Bảng tính nhập thời gian và báo cáo DBS CKCALC (thông tin phiếu lương). (OAR 166-150-0155(8)(c))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại 8 năm.
Hồ sơ tài khoản Hệ thống hưu trí Quận Multnomah (PAY1-027)
Tài liệu ghi lại tình trạng tài khoản của nhân viên trong MCERS đã giải thể. Bao gồm Sổ đăng ký khấu trừ lương - Hưu trí (alpha) [1975-1982], Danh sách người nghỉ hưu - Đã qua đời (alpha) ["trước PERS"], Hồ sơ dịch vụ và hưu trí [1945-1975], Thẻ sổ cái quỹ hưu trí (alpha) ["trước năm 1965"] và Lịch sử lương hưu của Quận Multnomah [1977-1982]. (OAR 166-150-0160(9)(a))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại 75 năm.
Hồ sơ chuyển đổi hệ thống hưu trí Quận Multnomah (PAY1-026)
Tài liệu này ghi lại quá trình chuyển giao hệ thống MCERS, bao gồm cả các tài khoản lương hưu cá nhân, sang Hệ thống Hưu trí Công chức (PERS). Hồ sơ bao gồm sổ đăng ký lương hưu MCERS (thể hiện số dư tài khoản của từng nhân viên), sổ đăng ký chuyển đổi (thể hiện số tiền trong tài khoản MCERS trước khi chuyển giao và số tiền trong tài khoản PERS sau khi chuyển giao), Thư từ Lịch sử Hưu trí Quận Multnomah [1960-1983], Ý kiến của Cố vấn Quận về Hưu trí Quận Multnomah [1953-1982], tài liệu nền về quyết định của quận tham gia hệ thống PERS, các tính toán để xác định số dư tài khoản mới, thư từ và các hồ sơ liên quan. (OAR 166-150-0160(9)(a))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại 75 năm.
Giấy miễn trừ quyền lợi hưu trí của Hệ thống hưu trí Quận Multnomah (PAY1-019)
Tài liệu ghi lại việc nhân viên từ bỏ bất kỳ quyền lợi hưu trí nào theo Hệ thống Hưu trí Nhân viên Quận Multnomah để đổi lấy khoản hoàn trả vào tài khoản. MCERS đã được thay thế bằng PERS vào năm 1982. Các văn bản từ bỏ quyền lợi này bao gồm tên nhân viên, mã số nhân viên, số an sinh xã hội, ngày chấm dứt hợp đồng, chữ ký, địa chỉ, chữ ký của người làm chứng, ngày hoàn trả và số tiền hoàn trả. (OAR 166-150-0160(9)(a))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại 75 năm.
Sổ ghi phiếu lương (PAY1-029)
Tài liệu ghi chép các séc thủ công được phát hành thông qua hệ thống trả lương, cũng như các séc chưa được rút tiền. Bao gồm sổ đăng ký séc thủ công, ghi rõ số séc, số tiền, người thụ hưởng, số an sinh xã hội, ghi chú về lý do phát hành séc và thông tin về các séc bị hủy. (OAR 166-150-0155(8)(c))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 3 năm.
Phiếu lương và thông báo nộp tiền (PAY1-024)
Bản sao phim của phiếu lương và giấy báo gửi tiền. Hiển thị tên nhân viên, số an sinh xã hội, thu nhập hiện tại, thuế liên bang và tiểu bang, thuế Medicare, các khoản khấu trừ khác, số giờ làm việc, thời gian nghỉ ốm và nghỉ phép có sẵn và tổng số từ đầu năm đến nay. Giấy báo gửi tiền cũng bao gồm thông tin tài khoản ngân hàng và định tuyến giao dịch. (OAR 166-150-0110(9))
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ hồ sơ trong 3 năm sau khi báo cáo kiểm toán thường niên được phát hành.
Chỉnh sửa bảng lương và báo cáo kiểm toán giao dịch (PAY1-004)
Tài liệu này ghi lại tất cả các giao dịch trực tuyến và nhập giờ được thực hiện trong hệ thống tính lương cho một chu kỳ tính lương cụ thể. Báo cáo có thể được tạo trước khi phát hành phiếu lương cho mục đích chỉnh sửa, cũng như sau chu kỳ tính lương để cung cấp tài liệu về các hành động đã thực hiện. Bao gồm danh sách xác thực giao dịch hai tuần một lần được sử dụng để xác minh các giao dịch theo lô được thực hiện trong hệ thống tính lương; báo cáo nhật ký kiểm toán cập nhật trực tuyến ghi lại các giao dịch thời gian thực được thực hiện; danh sách giao dịch đầu vào cho biết nguồn và ngày của tất cả các giao dịch trực tuyến được thực hiện; danh sách nhân viên đang hoạt động nhưng chưa được trả lương cho biết những nhân viên đang hoạt động nhưng không có giao dịch thời gian nào trong chu kỳ tính lương hiện tại; báo cáo lỗi giờ liệt kê những nhân viên được trả lương nhiều giờ hơn số giờ có sẵn (thường là do nghỉ ốm hoặc nghỉ phép nhiều hơn số giờ có sẵn); báo cáo ghi đè thẻ chấm công cho biết những nhân viên có mức lương theo giờ được ghi đè cho bất kỳ giao dịch thời gian nào trong kỳ tính lương; kiểm tra lương nhân viên được miễn trừ so sánh mức lương theo giờ được trả cho nhân viên được miễn trừ với mức lương hàng tháng thực tế; và các báo cáo khác được sử dụng để xác minh các giao dịch hệ thống tính lương. (OAR 166-150-0155(7))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 3 năm.
Sổ lương (PAY1-003)
Tài liệu này ghi lại thu nhập của nhân viên, các khoản khấu trừ tự nguyện và bắt buộc, và các khoản giữ lại. Bao gồm báo cáo sổ lương được sắp xếp theo cơ quan, tổ chức và tên nhân viên. Mỗi báo cáo cho biết tổng số hiện tại, tổng số tháng, tổng số quý và tổng số năm. Cho biết lương ròng, lương gộp, điều chỉnh lương, các khoản khấu trừ thuế liên bang, tiểu bang và an sinh xã hội, và tóm tắt các khoản khấu trừ tự nguyện và các khoản thu nhập khác. Nhân viên bị chấm dứt hợp đồng trong năm sẽ không được đưa vào các báo cáo tiếp theo được tạo ra trong năm. Phiên bản trước của báo cáo này được gọi là Sổ đăng ký lệnh trả lương và được lưu giữ trên vi phim. (OAR 166-150-0155(8)(a))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại 75 năm.
Lựa chọn tiếp tục tham gia PERS (PAY1-023)
Tài liệu ghi lại việc nhân viên lựa chọn tiếp tục tham gia chương trình PERS khi thôi việc tại Quận Multnomah. Hồ sơ bao gồm tên nhân viên, số PERS, chủ lao động hiện tại, chủ lao động mới (nếu có), chữ ký của nhân viên và ngày ký. (OAR 166-150-0160(9))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại 75 năm.
Hồ sơ thanh toán đóng góp PERS (PAY1-012)
Tài liệu ghi chép các khoản đóng góp PERS được thu từ nhân viên quận và chuyển đến PERS. Hồ sơ bao gồm bản sao phiếu ghi sổ Kho bạc và báo cáo thanh toán (PRR412MB) thể hiện số tiền đến hạn cho các khoản đóng góp cá nhân, ngày thanh toán, số tiền đã thanh toán và khoảng thời gian thanh toán. (OAR 166-150-0110(1))
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ hồ sơ trong 3 năm sau khi báo cáo kiểm toán thường niên hoàn tất.
Thông báo về việc thôi việc của thành viên PERS (PAY1-015)
Thông báo cho PERS từ quận về việc nhân viên đã thôi việc được bảo hiểm bởi PERS. Thông báo bao gồm tên và số an sinh xã hội của nhân viên, ngày thôi việc, số ngày nghỉ ốm tích lũy, số tiền đóng góp cho năm dương lịch hiện tại, chữ ký của nhân viên và ngày tháng. (OAR 166-150-0160(9))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại 75 năm.
Danh sách đủ điều kiện tham gia PERS (PAY1-013)
Báo cáo từ PERS được sử dụng để xác minh tư cách thành viên của nhân viên trong PERS. Báo cáo hiển thị tên nhân viên, số an sinh xã hội, số PERS, ngày bắt đầu đóng góp, chức danh công việc và ghi chú đơn vị trả lương. Cũng bao gồm danh sách đơn vị trả lương về ngày tuyển dụng của nhân viên đối với những nhân viên có "ngày đủ điều kiện tham gia kế hoạch của người bị thiếu". (OAR 166-150-0160(9))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại 75 năm.
Báo cáo hàng quý và hàng năm của PERS (PAY1-006)
Tài liệu này ghi lại các khoản đóng góp của nhân viên vào Hệ thống Hưu trí Công chức (PERS). Báo cáo hiển thị tổng số tiền đóng góp của nhân viên, tổng số tiền đóng góp của cảnh sát và lính cứu hỏa, tổng số tiền trong kỳ trả lương và báo cáo tóm tắt PERS từ đầu năm đến nay, bao gồm tên nhân viên, số an sinh xã hội, mức lương thuộc diện điều trị, mức lương không thuộc diện điều trị, mức lương thử việc, tổng lương, số giờ làm việc, ngày sinh, tiền thanh toán nghỉ phép, số tiền đóng góp và các trường hợp ngoại lệ của báo cáo. (OAR 166-150-0155(8)(a))
Khả năng ghi nhớ:
PAY1-006(a) Báo cáo thường niên: Lưu giữ trong 75 năm.
PAY1-006(b) Các báo cáo khác: Giữ lại cho đến khi báo cáo thường niên được PERS phê duyệt.
Báo cáo tình trạng PERS (PAY1-025)
Tài liệu chuyển thông tin trạng thái PERS của nhân viên từ PERS sang bảng lương của Quận Multnomah. Các báo cáo bao gồm danh sách chấm dứt hợp đồng lao động, báo cáo thử việc 6 tháng, danh sách thay đổi trạng thái, danh sách nhân viên mới và các báo cáo liên quan. (OAR 166-150-0155(7))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 3 năm.
Hồ sơ khấu trừ trái phiếu tiết kiệm (PAY1-010)
Tài liệu ghi lại việc nhân viên mua trái phiếu tiết kiệm chính phủ thông qua hình thức khấu trừ lương. Hồ sơ bao gồm giấy ủy quyền khấu trừ lương đã ký, danh sách hiện tại những người tham gia chương trình trái phiếu tiết kiệm (MOBB702B), danh sách chính những người tham gia chương trình trái phiếu tiết kiệm, sổ đăng ký khấu trừ trái phiếu tiết kiệm (PRR412SB), tóm tắt đơn đặt hàng trái phiếu của ngân hàng dự trữ liên bang, bản sao chứng từ ghi sổ của Bộ Tài chính và báo cáo mua trái phiếu của ngân hàng dự trữ liên bang. (OAR 166-150-155(1) và (OAR 166-150-155(8)(b))
Khả năng ghi nhớ:
PAY1-010(a) Giấy ủy quyền khấu trừ: Giữ lại 3 năm sau khi bị thay thế hoặc chấm dứt.
PAY1-010(b) Các hồ sơ khác: Lưu giữ 5 năm.
Báo cáo định vị TAG (PAY1-009)
Được sử dụng để chỉ định nhóm tính thời gian cho người chấm công và xác định nhân viên là thành viên của mỗi nhóm tính thời gian. Báo cáo (MOBB842B) hiển thị trạng thái, số nhân viên, số TAG, địa điểm làm việc, tên nhân viên và số nhóm làm việc. (OAR 166-150-0155(2))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 5 năm.
Sổ thuế và báo cáo W-2 (PAY1-005)
Tài liệu ghi lại thu nhập và các khoản khấu trừ của từng nhân viên cho thuế thu nhập tiểu bang và liên bang cũng như thuế an sinh xã hội. Bao gồm sổ thuế và báo cáo kiểm toán W-2 cho biết tên nhân viên, số an sinh xã hội, tiền lương đã trả, số tiền đã khấu trừ và các dữ liệu liên quan. Báo cáo cho biết sự khác biệt giữa tiền lương an sinh xã hội và tiền lương liên bang, được sử dụng cho các tính toán liên quan đến việc bù đắp khoản bồi thường hoãn lại và lương hưu. (OAR 166-150-0155(8)(a))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại 75 năm.
Báo cáo cân bằng thời gian và lô hàng (PAY1-021)
Được sử dụng để xác định vị trí bảng chấm công của nhân viên trong các lô đã xử lý. Báo cáo (M0B1130) hiển thị danh sách số an sinh xã hội và số lô bảng chấm công tương ứng. (OAR 166-150-0155(7))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 5 năm.
Phiếu ghi giờ làm việc (PAY1-001)
Quản lý tài liệu về việc nhập giờ làm việc của nhân viên. Nhân viên chấm công nhập thời gian vào TESS. Bộ phận tính lương in bảng tính nhập giờ làm việc cho mỗi nhân viên chấm công và thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào trước khi hoàn tất việc nhập giờ làm việc cho mỗi kỳ trả lương. Hồ sơ bao gồm các điều chỉnh nhập giờ làm việc (TEXDO27-1) hiển thị bất kỳ sự điều chỉnh nào đối với thời gian đã nhập và bảng tính được in cuối cùng sau khi điều chỉnh (TEB027-1). Cũng bao gồm các bảng chấm công gốc cho bộ phận tính lương. Thông tin bao gồm tên và thông tin nhận dạng của nhân viên, số giờ làm việc, thời gian nghỉ phép và bất kỳ sự điều chỉnh nào do bộ phận tính lương thực hiện. (OAR 166-150-0155(2))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 5 năm.
Báo cáo thất nghiệp (PAY1-031)
Hồ sơ ghi chép thu nhập của nhân viên theo quý. Được sử dụng để ghi chép chi phí và các khoản phí trong trường hợp yêu cầu bồi thường thất nghiệp. Thông tin bao gồm tên nhân viên, số an sinh xã hội, thu nhập hàng quý, số ngày làm việc, tổng cộng và các dữ liệu khác. (OAR 166-150-0155(9))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 3 năm.
Bảng kê lương và thuế (PAY1-017)
Báo cáo hàng năm ghi lại thu nhập của từng nhân viên và vớicác khoản giữ lại cho thuế thu nhập tiểu bang và liên bang và thuế an sinh xã hội. Còn được gọi là mẫu thuế liên bang W-2. Thông tin bao gồm tên cơ quan và mã số thuế, tên nhân viên và số an sinh xã hội, tiền lương đã trả, số tiền đã khấu trừ và dữ liệu liên quan. (OAR 166-150-0155(10))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 5 năm.
Giấy chứng nhận khấu trừ thuế (PAY1-020)
Giấy chứng nhận ghi lại tình trạng miễn thuế của từng nhân viên cơ quan. Cũng được mô tả là mẫu W-4. Thông tin bao gồm tên và địa chỉ của nhân viên, số an sinh xã hội, chỉ định tình trạng miễn thuế và chữ ký. Bao gồm cả mẫu W-4 cho người lao động tạm thời. (OAR 166-150-0155(11))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại hồ sơ trong 5 năm sau khi nhân viên bị thay thế hoặc thôi việc.