¡NUEVAS ACTUALIZACIONES!
Las normas OAR que rigen la retención de datos del condado se actualizaron en noviembre de 2025. Su serie de normas de retención del condado de Multnomah se ha actualizado en consecuencia. Por favor, verifique la información, ya que algunas series pueden tener nuevos períodos de retención.
Título de la serie (Número de serie de la agencia)
Descripción. (Citas legales)
Retención
Registros de cuentas por cobrar (PAY1-022)
Registros que documentan el dinero adeudado al condado por los empleados por sobrepago de salarios, anticipos de sueldo, errores contables en la nómina y razones similares. Pueden incluir informes, recibos, facturas, reconocimientos, registros, listas, resúmenes, estados de cuenta y otros documentos similares. La información suele incluir el monto del recibo, el número de factura, el nombre, el número de cuenta, el saldo de la cuenta, los ajustes y otros datos similares. (OAR 166-150-0110(2))
Retención:
Conservar durante 3 años después de su cobro o de que se considere incobrable.
Solicitudes de subsidio por enfermedad al jubilarse (PAY1-014)
Los documentos registran el pago único a los jubilados por licencia por enfermedad acumulada. El proceso está obsoleto. Las solicitudes muestran el nombre del empleado y su número de seguro social, la fecha de jubilación, el total de horas de licencia por enfermedad, el cálculo del pago, el monto pagado y la fecha del cheque. (OAR 166-150-0160(9)(a))
Retención:
Conservar 75 años.
Registros de deducciones y otros ingresos (PAY1-028)
Documenta las deducciones voluntarias y obligatorias del salario bruto de los empleados, así como otros ingresos relacionados con reembolsos y licencias remuneradas. Incluye informes organizados por organización o por nombre del empleado. Cada informe indica los totales actuales, mensuales, trimestrales y anuales. Los tipos de deducciones incluyen compensación laboral, cuotas sindicales, seguros, compensación diferida, depósitos directos, cheques manuales, embargos, retenciones, donaciones caritativas y otros. Otros ingresos incluyen, entre otros, el reembolso de pases de autobús, el salario base por automóvil, las licencias por enfermedad y vacaciones pagadas, las contribuciones al PERS y los pagos por discapacidad a largo plazo. La información adicional incluye el nombre del empleado, el número de seguro social, la fecha de finalización del período de pago, la organización y los totales del condado. Este informe constituye la única fuente detallada de deducciones (excepto las retenciones de impuestos) y otros ingresos. (OAR 166-150-0155(8))
Retención:
PAY1-028(a) Fin de año, o fin de mes si no hay registros de nómina de fin de año: Conservar durante 75 años.
PAY1-028(b) Registros de deducción: Conservar durante 5 años.
PAY1-028(c) Todos los demás registros de nómina: Conservar durante 3 años.
(NOTA: División reciente en tres partes)
Registros de depósito directo (PAY1-007)
Documenta los depósitos directos realizados en nombre de los empleados a las cuentas designadas por estos. Incluye informes de depósitos directos (PRR411) organizados por código bancario, número de cuenta, nombre del empleado, importe depositado y fecha del depósito; solicitudes de registro de excepciones; informe de cheques de nómina pendientes; y conciliaciones relacionadas. (OAR 166-150-0110(9))
Retención:
Conservar durante 3 años después de la emisión del informe de auditoría anual.
Listado de empleados (PAY1-002)
Documentos de empleados empleados por el condado. El listado (MOBB716A) está organizado por nombre o número de seguro social y muestra nombre, dirección, número de seguro social, puesto/categoría, fecha de contratación, fecha de aniversario, fecha de nacimiento, fecha de finalización, plan de pensiones, código sindical y clasificación de la EEOC. (OAR 166-150-0155(8)
Retención:
PAY1-002(a) Fin de año, o fin de mes si no hay registros de nómina de fin de año: Conservar durante 75 años.
PAY1-002(b) Todos los demás registros de nómina: Conservar durante 3 años.
Registros de impuestos federales y estatales (PAY1-032)
Los registros, además de los detallados en esta sección, se utilizan para informar sobre la recaudación, distribución, depósito y transmisión de impuestos federales y estatales sobre la renta, así como del impuesto de la seguridad social. Algunos ejemplos incluyen la declaración federal de ingresos varios (1099), la solicitud de número de identificación fiscal y certificado (W-9), la declaración trimestral de impuestos federales del empleador (941E), el cupón de depósito de impuestos (8109) y formularios federales y estatales similares. (OAR 166-150-0155(3))
Retención:
Retener durante 5 años.
Registro de horas (PAY1-030)
Documenta el número y tipo de horas pagadas a los empleados. Incluye el Registro de Horas (P1R40M09), el Registro de Empleados a Tiempo Parcial (MOBB748B) (1981-1991), el Registro de Empleados Temporales (MOBB748A), el Informe de Vacaciones y Horas por Enfermedad, e informes similares. Muestra el nombre del empleado, el número de empleado, la fecha de contratación, la clase/título del puesto, las horas regulares trabajadas, las horas extras trabajadas y los totales acumulados del año. (OAR 166-150-0160(9)
Retención:
PAY1-030(a) Copia oficial de los registros de inscripción para la jubilación: Consérvela durante 75 años después de la fecha de contratación.
PAY1-030(b) Todos los demás registros: Conservar durante 3 años después de la separación del empleado o de que expire su elegibilidad.
Registros de pago PERS para contratistas independientes (PAY1-011)
Documenta las contribuciones al PERS realizadas por o para contratistas independientes contratados por el condado. Los registros incluyen el informe de pago, el formulario de inscripción al PERS, una copia del contrato con el condado que muestra el estado del contratista en el PERS y una copia del comprobante de pago del contratista. (OAR 166-150-0160(9)(a))
Retención:
Conservar 75 años.
Registros de compensación diferida de empleados individuales (PAY1-018)
Documenta la participación de los empleados en el plan de compensación diferida del condado. Los registros incluyen la designación de beneficiarios (incluidos los documentos legales que definen los distintos acuerdos fiduciarios, si corresponde); contratos de opción de liquidación; acuerdo, plan y actualizaciones de compensación diferida; solicitudes de retiro por dificultades económicas y documentos justificativos; y correspondencia relacionada. (OAR 166-150-0160(9)(a))
Retención:
Conservar 75 años.
Registros de nómina de empleados individuales (PAY1-008)
Documenta las autorizaciones de deducción y retención de empleados individuales, correcciones y ajustes realizados en el registro de pago de un empleado, transacciones relacionadas con la jubilación, verificación de empleo y otras acciones que afectan la compensación de un empleado. Los registros incluyen formularios de ajuste de nómina, formularios W-4 federales, autorizaciones de depósito directo, autorizaciones de deducción sindical/de participación justa, solicitudes de verificación de empleo/salario, donaciones de licencias, acuerdos y planes de compensación diferida, acciones del PERS (aviso de empleo cubierto por el PERS, cambios de categoría laboral, licencia), registros de embargos, registros de bancarrota, registros de pagos de manutención infantil, correspondencia relacionada e información similar. (OAR 166-150-0160(9)(a) y OAR 166-150-0155(1,4,11))
Retención:
PAY1-008(a) Registros relacionados con PERS y compensación diferida: Conservar durante 75 años.
PAY1-008(b) Otros registros: Conservar durante 6 años después de la separación del empleado.
Registros de cheques manuales (PAY1-033)
Documentos que no forman parte del procesamiento regular de la nómina. Se trata de cheques emitidos (primera vez) o reemitidos (corregidos) por separado del procesamiento regular. La documentación puede incluir: Hoja de cálculo de cheques en línea, Informe de procesamiento de nómina/personal de MultCo, Informe de asistencia y control horario de MultCo, Formulario de solicitud de cheque manual de nómina central de MultCo, Hoja de registro de horas y un informe DBS CKCALC (información del recibo de pago). (OAR 166-150-0155(8)(c))
Retención:
Retener 8 años.
Registros de cuentas del Sistema de Jubilación del Condado de Multnomah (PAY1-027)
Documenta el estado de las cuentas de los empleados en el extinto MCERS. Incluye los Registros de Deducción de Nómina - Jubilación (alfabeto) [1975-1982], la Lista de Jubilados - Fallecidos (alfabeto) ["anterior a PERS"], los Registros de Servicio y Jubilación [1945-1975], las Tarjetas de Cuenta del Fondo de Jubilación (alfabeto) ["anterior a 1965"] y el Historial de Pensiones del Condado de Multnomah [1977-1982]. (OAR 166-150-0160(9)(a))
Retención:
Conservar 75 años.
Registros de conversión del sistema de jubilación del condado de Multnomah (PAY1-026)
Documenta la transferencia del sistema MCERS, incluidas las cuentas de pensiones individuales, al Sistema de Jubilación de Empleados Públicos (PERS). Los registros incluyen los registros de pensiones de MCERS (que muestran los saldos de las cuentas individuales de los empleados), los registros de conversión (que muestran el monto en la cuenta de MCERS antes de la transferencia y el monto en la cuenta de PERS después de la transferencia), la correspondencia de los registros históricos de jubilación del condado de Multnomah [1960-1983], las opiniones del asesor legal del condado de Multnomah sobre jubilación [1953-1982], información de antecedentes sobre la decisión del condado de ingresar al sistema PERS, cálculos para determinar los nuevos saldos de las cuentas, correspondencia y registros relacionados. (OAR 166-150-0160(9)(a))
Retención:
Conservar 75 años.
Exenciones de derechos de jubilación del sistema de jubilación del condado de Multnomah (PAY1-019)
Documentos que acreditan la renuncia a los derechos de jubilación del Sistema de Jubilación de Empleados del Condado de Multnomah (MCERS) a cambio del reembolso de sus cuentas. El MCERS fue reemplazado por el PERS en 1982. Las renuncias incluyen el nombre del empleado, su número de empleado, su número de seguro social, la fecha de finalización de la relación laboral, su firma, su dirección, la firma de los testigos, la fecha del reembolso y el monto del mismo. (OAR 166-150-0160(9)(a))
Retención:
Conservar 75 años.
Registro de cheques de nómina (PAY1-029)
Documenta los cheques manuales emitidos a través del sistema de nómina, así como los cheques no cobrados. Incluye el registro de cheques manuales, que indica el número de cheque, el importe, el beneficiario, el número de la seguridad social, comentarios que indican el motivo del cheque e información sobre cheques anulados. (OAR 166-150-0155(8)(c))
Retención:
Retener 3 años.
Cheques de nómina y comprobantes de depósito (PAY1-024)
Copias filmadas de cheques de nómina y comprobantes de depósito. Muestran el nombre del empleado, número de seguro social, ingresos actuales, impuestos federales y estatales, impuesto de Medicare, otras deducciones, horas trabajadas, días de enfermedad y vacaciones disponibles, y totales acumulados del año. Los comprobantes de depósito también incluyen información de la cuenta bancaria y el método de enrutamiento de la transacción. (OAR 166-150-0110(9))
Retención:
Conservar durante 3 años después de la emisión del informe de auditoría anual.
Informes de edición de nómina y auditoría de transacciones (PAY1-004)
Documenta todas las transacciones en línea y de registro de tiempo realizadas en el sistema de nómina para un ciclo de nómina específico. Se pueden generar informes antes de la emisión de los cheques de pago para fines de edición, así como después del ciclo de nómina para documentar las acciones tomadas. Incluye listados de validación de transacciones quincenales utilizados para verificar las transacciones por lotes realizadas en el sistema de nómina; informes de registro de auditoría de actualización en línea que documentan las transacciones realizadas en tiempo real; listados de transacciones de entrada que indican el origen y la fecha de todas las transacciones en línea realizadas; listados de empleados activos pero no pagados que indican los empleados activos que no tuvieron transacciones de tiempo durante el ciclo de nómina actual; informes de errores de horas que enumeran a los empleados a quienes se les pagó por más horas de las disponibles (generalmente por tomar más licencia por enfermedad o vacaciones de las disponibles); informes de anulación de tarjeta de tiempo que indican a los empleados que tuvieron una anulación de tarifa por hora para cualquier transacción de tiempo durante el período de nómina; verificaciones de salario de empleados exentos que comparan la tarifa por hora pagada a los empleados exentos con el salario mensual real; y otros informes utilizados para verificar las transacciones del sistema de nómina. (OAR 166-150-0155(7))
Retención:
Retener 3 años.
Registro de nómina (PAY1-003)
Documenta los ingresos de los empleados, las deducciones voluntarias y obligatorias, y las retenciones. Incluye el informe del registro de nómina organizado por agencia, organización y nombre del empleado. Cada informe indica los totales actuales, mensuales, trimestrales y anuales. Indica el salario neto, el salario bruto, los ajustes salariales, las retenciones de impuestos federales, estatales y de seguridad social, y resúmenes de deducciones voluntarias y otros ingresos. Los empleados que finalicen su relación laboral durante el año no aparecerán en los informes posteriores generados durante el mismo. La versión anterior de este informe se denomina Registro de Órdenes de Pago de Nómina y se conserva en microfilm. (OAR 166-150-0155(8)(a))
Retención:
Conservar 75 años.
Opción de continuación del PERS (PAY1-023)
Documenta la decisión del empleado de continuar con la cobertura del PERS al separarse de su empleo en el Condado de Multnomah. El registro muestra el nombre del empleado, el número de PERS, el empleador actual, el nuevo empleador (si corresponde), la firma del empleado y la fecha de la firma. (OAR 166-150-0160(9))
Retención:
Conservar 75 años.
Registros de pago de contribuciones al PERS (PAY1-012)
Documenta las contribuciones al PERS recaudadas de los empleados del condado y transmitidas al PERS. Los registros incluyen copias de los comprobantes del diario del Tesoro y el informe de pago (PRR412MB) que muestra el monto adeudado por las contribuciones individuales, la fecha de pago, el monto pagado y el período que cubre el pago. (OAR 166-150-0110(1))
Retención:
Conservar durante 3 años después de que se haya completado el informe de auditoría anual.
Separaciones de miembros de PERS (PAY1-015)
Notificación del condado a PERS sobre la salida de empleados de un empleo cubierto por PERS. Incluye el nombre y número de seguro social del empleado, la fecha de separación, el tiempo de baja por enfermedad acumulado, las contribuciones del año calendario en curso, la firma del empleado y la fecha. (OAR 166-150-0160(9))
Retención:
Conservar 75 años.
Lista de elegibilidad para ser miembro de PERS (PAY1-013)
Informe del PERS utilizado para verificar la afiliación del empleado al PERS. El informe muestra el nombre del empleado, el número de seguro social, el número del PERS, la fecha de inicio de las cotizaciones, la categoría laboral y las anotaciones de la unidad de nómina. También incluye una lista de la unidad de nómina con las fechas de contratación de los empleados con "fecha de elegibilidad para el plan de persona faltante". (OAR 166-150-0160(9))
Retención:
Conservar 75 años.
Informes trimestrales y anuales de PERS (PAY1-006)
Documenta las contribuciones realizadas por los empleados al Sistema de Jubilación de Empleados Públicos (PERS). El informe muestra el total de contribuciones de los empleados, el total de contribuciones de la policía y los bomberos, los totales del período de pago y un resumen del año hasta la fecha del PERS que incluye el nombre del empleado, el número de seguro social, el salario sujeto a cotización, el salario no sujeto a cotización, el salario durante el período de prueba, el salario bruto, las horas trabajadas, la fecha de nacimiento, las compensaciones por vacaciones, el monto aportado y las excepciones del informe. (OAR 166-150-0155(8)(a))
Retención:
PAY1-006(a) Informes anuales: Conservar durante 75 años.
PAY1-006(b) Otros informes: Consérvelos hasta la aprobación del informe anual por parte de PERS.
Informes de estado de PERS (PAY1-025)
Documenta la transferencia de información sobre el estado laboral de los empleados desde PERS a la nómina del condado de Multnomah. Los informes incluyen listas de bajas de empleados, informe de período de prueba de 6 meses, lista de cambios de estado, lista de nuevas contrataciones e informes relacionados. (OAR 166-150-0155(7))
Retención:
Retener 3 años.
Registros de deducción de bonos de ahorro (PAY1-010)
Documenta las compras de bonos de ahorro del gobierno por parte de los empleados mediante deducción de nómina. Los registros incluyen autorizaciones de deducción de nómina firmadas, la lista actual de participantes del programa de bonos de ahorro (MOBB702B), la lista maestra de participantes del programa de bonos de ahorro, el registro de deducciones de bonos de ahorro (PRR412SB), el resumen de la orden de bonos del banco de la Reserva Federal, copias del comprobante del diario del Departamento del Tesoro y los informes de compra de bonos del banco de la Reserva Federal. (OAR 166-150-155(1) y (OAR 166-150-155(8)(b))
Retención:
Autorizaciones de deducción PAY1-010(a): Conservar durante 3 años después de su sustitución o terminación.
PAY1-010(b) Otros registros: Conservar durante 5 años.
Informe de localización de etiquetas (PAY1-009)
Se utiliza para asignar grupos de contabilidad de tiempo a los responsables de control horario e identificar a los empleados que pertenecen a cada grupo. El informe (MOBB842B) muestra el estado, el número de empleado, el número de TAG, la ubicación de trabajo, el nombre del empleado y el número de grupo de trabajo. (OAR 166-150-0155(2))
Retención:
Retener durante 5 años.
Libros de contabilidad tributaria e informes W-2 (PAY1-005)
Documenta las ganancias y retenciones individuales de los empleados para los impuestos estatales y federales sobre la renta y los impuestos de la seguridad social. Incluye libros de contabilidad tributaria e informes de auditoría W-2 que indican el nombre del empleado, el número de la seguridad social, los salarios pagados, los montos retenidos y datos relacionados. Los informes indican la diferencia entre los salarios de la seguridad social y los salarios federales, que se utiliza para los cálculos relacionados con la compensación diferida y la jubilación. (OAR 166-150-0155(8)(a)
Retención:
Conservar 75 años.
Informe de conciliación de tiempo y lotes (PAY1-021)
Se utiliza para localizar las tarjetas de registro de horas de los empleados dentro de los lotes procesados. El informe (M0B1130) muestra una lista numérica de los números de seguro social y el número de lote de la tarjeta de registro de horas correspondiente. (OAR 166-150-0155(7))
Retención:
Retener durante 5 años.
Registros de entrada de tiempo (PAY1-001)
Gestión documental del registro de horas trabajadas por los empleados. Los encargados del control horario de cada departamento registran sus horas en TESS. La unidad de nóminas imprime la hoja de registro de horas para cada encargado y realiza las modificaciones necesarias antes de finalizar el registro de horas para cada período de pago. Los registros incluyen ajustes al registro de horas (TEXDO27-1) que muestran las correcciones realizadas a las horas registradas y la hoja de registro final impresa tras las correcciones (TEB027-1). También incluye las hojas de registro de horas originales de la unidad de nóminas. La información incluye el nombre y la información de identificación del empleado, las horas trabajadas, las ausencias y las correcciones realizadas por la unidad de nóminas. (OAR 166-150-0155(2))
Retención:
Retener durante 5 años.
Informes de desempleo (PAY1-031)
Registros que documentan los ingresos de los empleados trimestralmente. Se utilizan para documentar los costos y cargos en caso de una solicitud de compensación por desempleo. La información incluye el nombre del empleado, el número de seguro social, los ingresos trimestrales, los días trabajados, los totales y otros datos. (OAR 166-150-0155(9))
Retención:
Retener 3 años.
Declaraciones de sueldos e impuestos (PAY1-017)
Estados financieros anuales que documentan los ingresos individuales de los empleados y conRetenciones para impuestos estatales y federales sobre la renta y el impuesto de la seguridad social. También conocido como formulario fiscal federal W-2. La información incluye el nombre de la agencia y el número de identificación fiscal, el nombre del empleado y el número de la seguridad social, los salarios pagados, las cantidades retenidas y datos relacionados. (OAR 166-150-0155(10))
Retención:
Retener durante 5 años.
Certificados de deducciones por retención (PAY1-020)
Certificados que documentan la condición de exención de los empleados de la agencia. También conocidos como formularios W-4. La información incluye el nombre y la dirección del empleado, el número de seguro social, la designación de la condición de exención y la firma. Incluye los formularios W-4 para trabajadores temporales. (OAR 166-150-0155(11))
Retención:
Conservar durante 5 años después de que el puesto sea reemplazado o el empleado se separe del cargo.