Chuỗi chương trình duy trì dịch vụ dành cho thanh thiếu niên (L05)

CẬP NHẬT MỚI!
Các quy định của OAR về việc lưu giữ hồ sơ cấp quận đã được cập nhật vào tháng 11 năm 2025. Chuỗi hồ sơ lưu giữ của Quận Multnomah đã được cập nhật tương ứng. Vui lòng kiểm tra kỹ - một số chuỗi hồ sơ có thể có thời hạn lưu giữ mới.

Mỗi chuỗi dữ liệu bao gồm các thông tin sau:

• Tên loạt phim (Số hiệu loạt phim của cơ quan)
• Mô tả. (Trích dẫn pháp lý)
• Giữ lại

Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (L05-001)

Hồ sơ ghi chép việc chuẩn bị các yêu cầu ngân sách chương trình trình lên giám đốc bộ phận. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự. (OAR 166-150-0110(11))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 2 năm.

Hồ sơ Hội nghị và Hội thảo (L05-003)

Hồ sơ ghi chép việc tham dự hoặc phát triển các hội thảo, hội nghị, hội thảo chuyên đề, đại hội và các cuộc họp tương tự. Có thể do chương trình hoặc một tổ chức khác tài trợ. Thường bao gồm mô tả lớp học, tài liệu hướng dẫn, đề cương khóa học, hồ sơ đăng ký và tham dự, báo cáo, bài phát biểu, tài liệu lập kế hoạch và các hồ sơ liên quan. (LƯU Ý: Việc nhân viên tham dự các hội nghị, hội thảo và đào tạo bên ngoài: lưu trữ cùng với hồ sơ nhân sự.) (OAR 166-150-0005(6))

Khả năng ghi nhớ:

• L05-003(a) Hồ sơ đăng ký và điểm danh lớp học, lưu giữ trong 2 năm.
• L05-003(b) Tất cả các hồ sơ khác, giữ lại 5 năm.

Lưu ý: Gần đây đã được tách thành hai khoảng thời gian lưu giữ riêng biệt.

Hồ sơ quy hoạch (L05-014)

Loạt tài liệu này ghi lại các kế hoạch dài hạn và quá trình phát triển tuyên ngôn sứ mệnh cũng như mục tiêu công việc của chương trình dịch vụ thanh thiếu niên. Hồ sơ bao gồm các kế hoạch chiến lược, tuyên ngôn sứ mệnh, bản thảo sơ bộ, ghi chú công việc và thư từ liên quan. (OAR 166-150-0005(45))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 10 năm.

Lưu ý: Mức án gần đây đã được giảm xuống còn 20 năm.

Các Tuyên bố và Chỉ thị Chính sách (L05-015)

Loạt tài liệu này xem xét, đánh giá, phát triển và phê duyệt các chính sách và thủ tục của chương trình dịch vụ thanh thiếu niên. Hồ sơ có thể bao gồm các bản tin và tư vấn phê duyệt, tuyên bố sứ mệnh và mục tiêu, sổ tay hướng dẫn và các tuyên bố và chỉ thị chính sách cuối cùng. Thông tin thường bao gồm số chính sách và thủ tục, ngày sửa đổi, nhận dạng chủ đề, mô tả tường thuật, thông tin phê duyệt và ngày có hiệu lực. (OAR 166-150-0005(13)(a)) (OAR 166-150-0005(31))

Khả năng ghi nhớ:

• L05-015(a) Các chính sách hoặc thủ tục đã ban hành, 2 năm sau khi bị thay thế hoặc lỗi thời.
• L05-015(b) Các tuyên bố và chỉ thị chính sách công, vĩnh viễn.

Lưu ý: Có những thay đổi gần đây về việc lưu trữ dữ liệu.

Biên bản cuộc họp nhân viên (L05-002)

Hồ sơ ghi lại các cuộc họp liên quan đến nhân viên dịch vụ thanh thiếu niên không thuộc phạm vi Luật Họp Công khai của Oregon (ORS 192.610 đến 192.690). Các cuộc họp nhân viên thường kỳ này giải quyết các nhiệm vụ và hành động trong khuôn khổ các chính sách và thủ tục hiện hành. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, ghi chú, báo cáo và các mục liên quan. Bao gồm các cuộc họp của thủ thư dịch vụ thanh thiếu niên, các cuộc họp ủy ban, các bài đăng trên danh sách thảo luận điện tử và các cuộc họp tương tự. (OAR 166-150-0005(18))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại cho đến khi không còn cần thiết nữa.

Lưu ý: Giảm giá gần đây từ 2 năm.

Báo cáo thống kê (L05-018)

Báo cáo ghi chép các hoạt động trong chương trình dịch vụ thanh thiếu niên và tại các thư viện chi nhánh. Báo cáo thể hiện số lượng thanh thiếu niên được phục vụ, các chương trình được trình bày, tài liệu được mượn và thông tin thống kê liên quan. (OAR 166-150-0140(6)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)

Khả năng ghi nhớ:

• Lưu giữ vĩnh viễn - chuyển vào kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.

Hồ sơ Chương trình Đọc sách Mùa hè (L05-006)

Tài liệu này ghi lại chương trình thư viện quận nhằm khuyến khích thanh thiếu niên đọc sách trong suốt mùa hè. Bao gồm mô tả chương trình, báo cáo thống kê cho các thư viện Quận Multnomah, hồ sơ phát triển chương trình, thư từ và các hồ sơ liên quan. (OAR 166-150-0005(1)(a)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)

Khả năng ghi nhớ:

• Lưu giữ vĩnh viễn - chuyển vào kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.

Hồ sơ chương trình đào tạo (L05-007)

Hồ sơ liên quan đến việc thiết kế và thực hiện các chương trình đào tạo do quận cung cấp cho nhân viên chương trình. Có thể bao gồm mô tả lớp học, tài liệu lập kế hoạch, tài liệu hướng dẫn, đề cương khóa học và các hồ sơ quan trọng liên quan. (OAR 166-150-0005(6)(b))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 5 năm.

Hồ sơ tài trợ dịch vụ thanh thiếu niên (L05-004)

Hồ sơ ghi lại quá trình nộp đơn, đánh giá, trao giải, quản lý, giám sát và tình trạng của các khoản tài trợ mà chương trình dịch vụ thanh thiếu niên là người nhận, người cấp, người phân bổ hoặc người quản lý. Các khoản tài trợ thường đến từ các chương trình Đạo luật Dịch vụ Thư viện và Công nghệ (LSTA) hoặc Đạo luật Dịch vụ Thư viện và Xây dựng (LSCA), nhưng cũng có thể đến từ các nguồn liên bang, tiểu bang và tư nhân khác. Hồ sơ có thể bao gồm, nhưng không giới hạn ở, các đơn xin tài trợ bao gồm đề xuất dự án, tóm tắt, mục tiêu, hoạt động, ngân sách, tài liệu minh họa và thông báo trao giải; hồ sơ đánh giá tài trợ và các khuyến nghị liên quan đến đơn xin tài trợ; hồ sơ quản lý tài trợ bao gồm báo cáo tiến độ, ngân sách, mục tiêu dự án, đề xuất và tóm tắt; hồ sơ giám sát kế hoạch dự án và đo lường thành tựu; và thư từ và tài liệu liên quan. (OAR 166-150-0110(20))

Khả năng ghi nhớ:

• L05-004(a) Đơn đăng ký ban đầu, các sửa đổi và báo cáo tài chính, hiệu quả hoạt động hoặc báo cáo cuối cùng hàng năm: Lưu giữ vĩnh viễn.
• L05-004(b) Các hồ sơ tài trợ khác: Giữ lại 10 năm.
• L05-004(c) Các đơn xin tài trợ không thành công: Giữ lại trong 2 năm sau khi bị từ chối hoặc rút lại.

Biên bản cuộc họp Dịch vụ Thanh niên (L05-008)

Tài liệu ghi lại các cuộc họp của các thủ thư dịch vụ thanh thiếu niên quận. Hồ sơ bao gồm chương trình nghị sự, biên bản, tài liệu trưng bày, thư từ và các hồ sơ liên quan. (OAR 166-150-0005(18))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 3 năm.

Báo cáo Dịch vụ Thanh niên (L05-009)

Tài liệu này ghi lại các hoạt động và thành tựu của các thủ thư và chương trình dịch vụ dành cho thanh thiếu niên. Báo cáo cung cấp thông tin tường thuật về các hoạt động, chương trình, nhân sự, ngân sách và các vấn đề liên quan đến chương trình dành cho thanh thiếu niên của mỗi thư viện. (OAR 166-150-0140(6))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 3 năm.