Serie de retención de servicios para jóvenes (L05)

¡NUEVAS ACTUALIZACIONES!
Las normas OAR que rigen la retención de datos del condado se actualizaron en noviembre de 2025. Su serie de normas de retención del condado de Multnomah se ha actualizado en consecuencia. Por favor, verifique la información, ya que algunas series pueden tener nuevos períodos de retención.

Cada serie contiene la siguiente información:

• Título de la serie (Número de serie de la agencia)
• Descripción. (Citas legales)
• Retención

Registros de preparación del presupuesto (L05-001)

Registros que documentan la preparación de las solicitudes de presupuesto del programa presentadas al director del departamento. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de cálculo, encuestas, informes de asignación, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de previsión financiera y registros similares. (OAR 166-150-0110(11))

Retención:

• Retener 2 años.

Registros de conferencias y seminarios (L05-003)

Registros que documentan la asistencia o el desarrollo de seminarios, conferencias, talleres, convenciones y reuniones similares. Pueden estar patrocinados por el programa u otra entidad. Suelen incluir descripciones de clases, materiales didácticos, programas de los cursos, registros de inscripción y asistencia, informes, discursos, documentación de planificación y registros relacionados. (NOTA: Asistencia de empleados a conferencias, seminarios y capacitaciones externas: archivar con los expedientes del personal). (OAR 166-150-0005(6))

Retención:

• L05-003(a) Registros de inscripción y asistencia a clases, conservar durante 2 años.
• L05-003(b) Todos los demás registros, conservar durante 5 años.

Nota: Recientemente se ha dividido en dos períodos de retención.

Registros de planificación (L05-014)

Esta serie documenta los planes a largo plazo y el desarrollo de la declaración de misión y los objetivos de trabajo del programa de servicios para jóvenes. Los registros incluyen planes estratégicos, declaraciones de misión, borradores preliminares, notas de trabajo y correspondencia relacionada. (OAR 166-150-0005(45))

Retención:

• Conservar durante 10 años.

Nota: Recientemente reducido de 20 años.

Declaraciones de política y directivas (L05-015)

La serie documenta la revisión, evaluación, desarrollo y autorización de las políticas y procedimientos del programa de servicios para jóvenes. Los registros pueden incluir boletines y avisos de autorización, declaraciones de misión y objetivos, manuales y declaraciones y directivas de política finales. La información suele incluir números de política y procedimiento, fechas de revisión, identificación del tema, descripción narrativa, información de autorización y fecha de entrada en vigor. (OAR 166-150-0005(13)(a)) (OAR 166-150-0005(31))

Retención:

• L05-015(a) Políticas o procedimientos promulgados, 2 años después de haber sido reemplazados u obsoletos.
• L05-015(b) Declaraciones y directivas de política pública, permanentes.

Nota: Cambios recientes en la retención de datos.

Registros de reuniones de personal (L05-002)

Registros que documentan reuniones del personal de servicios juveniles que no están sujetas a la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.690). Estas reuniones rutinarias del personal tratan tareas y acciones dentro del marco de las políticas y procedimientos vigentes. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y otros documentos relacionados. Esto incluye reuniones de bibliotecarios de servicios juveniles, reuniones de comités, publicaciones en listas de discusión electrónicas y reuniones similares. (OAR 166-150-0005(18))

Retención:

• Consérvelo hasta que ya no sea necesario.

Nota: Reducción reciente de 2 años.

Informes estadísticos (L05-018)

Informes que documentan las actividades del programa de servicios para jóvenes y de las bibliotecas sucursales. Los informes muestran el número de jóvenes atendidos, los programas presentados, los materiales prestados e información estadística relacionada. (OAR 166-150-0140(6)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)

Retención:

• Conservar de forma permanente; transferir al archivo cuando quede inactivo o después de 10 años, lo que ocurra primero.

Registros del programa de lectura de verano (L05-006)

Documenta el programa de la biblioteca del condado para incentivar la lectura juvenil durante el verano. Incluye descripciones del programa, informes estadísticos de las bibliotecas del condado de Multnomah, registros de desarrollo del programa, correspondencia y documentos relacionados. (OAR 166-150-0005(1)(a)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)

Retención:

• Conservar de forma permanente; transferir al archivo cuando quede inactivo o después de 10 años, lo que ocurra primero.

Registros del programa de capacitación (L05-007)

Registros relacionados con el diseño e implementación de programas de capacitación proporcionados al personal del programa por el condado. Pueden incluir descripciones de clases, documentación de planificación, material didáctico, esquemas de cursos y registros significativos relacionados. (OAR 166-150-0005(6)(b))

Retención:

• Retener durante 5 años.

Registros de subvenciones para servicios juveniles (L05-004)

Los registros documentan la solicitud, evaluación, adjudicación, administración, seguimiento y estado de las subvenciones en las que el programa de servicios para jóvenes es el beneficiario, otorgante, asignador o administrador. Las subvenciones generalmente provienen de los programas de la Ley de Servicios y Tecnología Bibliotecaria (LSTA) o la Ley de Servicios y Construcción de Bibliotecas (LSCA), pero también pueden provenir de otras fuentes federales, estatales y privadas. Los registros pueden incluir, entre otros, solicitudes que incluyen propuestas de proyectos, resúmenes, objetivos, actividades, presupuestos, anexos y notificaciones de adjudicación; registros de evaluación de subvenciones y recomendaciones sobre las solicitudes de subvención; registros de administración de subvenciones que incluyen informes de progreso, presupuestos, objetivos de proyectos, propuestas y resúmenes; registros de seguimiento de planes de proyectos y medición de logros; y correspondencia y documentación relacionada. (OAR 166-150-0110(20))

Retención:

• L05-004(a) Solicitud original, enmiendas e informes financieros, de desempeño o finales anuales: Conservar permanentemente.
• L05-004(b) Otros registros de subvenciones: Conservar durante 10 años.
• L05-004(c) Solicitudes de subvención no exitosas: Conservar durante 2 años después del rechazo o retiro.

Registros de reuniones de servicios para jóvenes (L05-008)

Documenta las reuniones de los bibliotecarios de servicios juveniles del condado. Los registros incluyen agendas, actas, anexos, correspondencia y documentos relacionados. (OAR 166-150-0005(18))

Retención:

• Retener 3 años.

Informes de Servicios para Jóvenes (L05-009)

Documenta las actividades y logros de los bibliotecarios y programas de servicios juveniles. Los informes proporcionan información descriptiva sobre las actividades, los programas, el personal, el presupuesto y otros asuntos relacionados con el programa juvenil de cada biblioteca. (OAR 166-150-0140(6))

Retención:

• Retener 3 años.