CẬP NHẬT MỚI!
Các quy định của OAR về việc lưu giữ hồ sơ cấp quận đã được cập nhật vào tháng 11 năm 2025. Chuỗi hồ sơ lưu giữ của Quận Multnomah đã được cập nhật tương ứng. Vui lòng kiểm tra kỹ - một số chuỗi hồ sơ có thể có thời hạn lưu giữ mới.
Chương trình này cung cấp dịch vụ lập kế hoạch trước khi phóng thích, quản lý hồ sơ và nhà ở có giám sát nhằm hỗ trợ những cá nhân có liên quan đến hệ thống tư pháp trong giai đoạn chuyển tiếp từ trại giam ra cộng đồng.
Mỗi chuỗi dữ liệu bao gồm các thông tin sau:
- Tên loạt phim (Số hiệu loạt phim của cơ quan)
- Mô tả. (Trích dẫn pháp lý)
- Giữ lại
Hệ thống thông tin điện tử
Chương trình sử dụng hệ thống Vé xe buýt và Nhà ở chuyển tiếp để quản lý hoạt động và theo dõi khách hàng. Thông tin theo dõi không trùng lặp trong các chuỗi hồ sơ khác phải được lưu giữ trong 3 năm (OAR 166-150-0167(16))
Khả năng ghi nhớ:
- Lưu giữ trong 3 năm.
- Thông tin tài chính cần kiểm toán và không trùng lặp trong các chuỗi hồ sơ khác phải được lưu giữ trong 4 năm (xem ASD10-003 ).
Hồ sơ ngân hàng của Dự án Khủng hoảng Người nghèo (ASD10-001)
Ghi chép tất cả các giao dịch ngân hàng liên quan đến dự án chuyển đổi tạm tha. Hồ sơ bao gồm séc đã hủy, sao kê ngân hàng, phiếu gửi tiền, sổ séc, báo cáo chi tiêu và đối chiếu. (OAR 166-150-0110(9))
Khả năng ghi nhớ:
- Lưu giữ báo cáo kiểm toán thường niên trong 3 năm sau khi được ban hành.
Hồ sơ kiểm kê (ASD10-002)
Hồ sơ kiểm kê tài sản được sử dụng cho các dự án chuyển tiếp tạm tha và hỗ trợ người nghèo trong khủng hoảng. Ví dụ bao gồm nhưng không giới hạn ở vé xe buýt, bộ dụng cụ chăm sóc cá nhân và đồ dùng làm việc. Thông tin thường bao gồm số tài sản, mô tả, số đơn đặt hàng, vị trí tài sản, ngày nhận, giá mua, chi phí thay thế, khấu hao và dữ liệu liên quan. Chuỗi hồ sơ này áp dụng cho việc kiểm kê tài sản thường xuyên. (OAR 166-150-0110(6)(b))
Khả năng ghi nhớ:
- Giữ lại trong 3 năm.
Hồ sơ ngân hàng của Dự án Chuyển tiếp Tạm tha (ASD10-003)
Ghi chép tất cả các giao dịch ngân hàng liên quan đến dự án chuyển đổi tạm tha. Hồ sơ bao gồm séc đã hủy, sao kê ngân hàng, phiếu gửi tiền, sổ séc, báo cáo chi tiêu và đối chiếu. (OAR 166-150-0110(9))
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ báo cáo kiểm toán thường niên trong 3 năm sau khi được ban hành.