CẬP NHẬT MỚI!
Các quy định của OAR về việc lưu giữ hồ sơ cấp quận đã được cập nhật vào tháng 11 năm 2025. Chuỗi hồ sơ lưu giữ của Quận Multnomah đã được cập nhật tương ứng. Vui lòng kiểm tra kỹ - một số chuỗi hồ sơ có thể có thời hạn lưu giữ mới.
Tên loạt phim (Số hiệu loạt phim của cơ quan)
Mô tả. (Trích dẫn pháp lý)
Giữ lại
Hồ sơ đối chiếu tài khoản (FIN2-006)
Ghi chép và xác minh tính chính xác của số dư tài khoản trong sổ cái chung. Bao gồm các giấy tờ làm việc, báo cáo hỗ trợ cung cấp chi tiết theo quỹ về các hoạt động của tài khoản, bảng đối chiếu liên kết số dư sổ cái chung với thông tin phụ trợ, sao kê ngân hàng được sử dụng để đối chiếu tài khoản tiền lương và tiền mặt hoạt động, danh sách séc cho biết séc đã phát hành và séc chưa thanh toán, báo cáo hàng tháng của quỹ hưu trí ghi lại các hoạt động của quỹ theo từng nhân viên và các tài liệu khác được sử dụng để đối chiếu số dư trong sổ cái chung. Thông tin này chủ yếu được lưu trữ trực tuyến trong hệ thống Workday, nhưng bao gồm cả bản sao của các séc đã bị hủy. (OAR 166-150-0110(1))
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ hồ sơ trong 3 năm sau khi báo cáo kiểm toán thường niên hoàn tất.
(LƯU Ý: Thời hạn gần đây đã được giảm từ 5 năm)
Hồ sơ thanh toán khoản phải trả (FIN2-001)
Tài liệu này ghi lại việc ủy quyền thanh toán cho nhà cung cấp, cũng như việc phát hành séc thủ công và việc hủy bỏ séc đã phát hành. Bao gồm các mẫu ủy quyền phiếu thanh toán, hóa đơn, mẫu phiếu hàng loạt, đơn đặt hàng hạn chế, mẫu nhập hủy séc, bảng đối chiếu và bản sao séc và phiếu ghi sổ. Thông tin ở đó bao gồm cơ sở dữ liệu nhà cung cấp, hóa đơn, đơn đặt hàng, phiếu và dữ liệu giao dịch thanh toán liên quan. Dữ liệu hệ thống này được bổ sung bằng tài liệu giấy, bản sao lưu trữ được duy trì bởi các chương trình kế toán của bộ phận. Loạt tài liệu này là bản sao lưu trữ cho tất cả các tài liệu có ngày 30 tháng 6 năm 2000 trở về trước. (OAR 166-150-0110(1))
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ hồ sơ trong 3 năm sau khi báo cáo kiểm toán thường niên hoàn tất.
(LƯU Ý: Thời hạn gần đây đã được giảm từ 5 năm)
Báo cáo khoản phải trả (FIN2-002)
Các báo cáo được bộ phận Kế toán phải trả sử dụng để theo dõi trạng thái giao dịch thanh toán, số dư tài khoản, các khoản cam kết, thông tin nhà cung cấp và lịch sử thanh toán, cũng như các thông tin khác được sử dụng để xử lý các khoản phải trả. Các báo cáo này không được chạy định kỳ và thường không được in; chúng thường là các bản xem thông tin kế toán phải trả được lưu trữ trong hệ thống Workday. (OAR 166-150-0110(1))
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ hồ sơ trong 3 năm sau khi báo cáo kiểm toán thường niên hoàn tất.
(LƯU Ý: Thời hạn gần đây đã được giảm từ 5 năm)
Sổ ghi séc (FIN2-004)
Các tài liệu chứng từ đã phát hành séc. Thông tin bao gồm số séc, người nhận séc, số tiền, địa chỉ, số tài khoản và ủy quyền quản lý. Sổ đăng ký séc hiện chỉ được duy trì trực tuyến. Có các báo cáo thanh toán tiền gửi liên quan và sổ đăng ký các khoản mục chưa thanh toán được tạo ra ở dạng giấy. (OAR 166-150-0110(25)(c))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 3 năm.
Hồ sơ chi phí đi lại của nhân viên (FIN2-003)
Hồ sơ ghi lại các yêu cầu, ủy quyền, hoàn trả và các hành động khác liên quan đến việc đi lại của nhân viên. Bao gồm báo cáo chi phí và biên lai, chứng từ, yêu cầu, ủy quyền và các tài liệu liên quan. Việc lưu giữ cũng áp dụng cho việc sử dụng phương tiện cá nhân. Thông tin thường bao gồm chi phí ước tính, khoản trả trước, chi phí cuối cùng, điểm đến, phương thức vận chuyển, ngày đi, chữ ký phê duyệt và dữ liệu liên quan. (OAR 166-150-0110(26))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 5 năm.
Hồ sơ ủy quyền chữ ký (FIN2-005)
Tài liệu này xác nhận quyền hạn của các nhân viên được chỉ định để ký các tài liệu tài chính và hợp đồng. Bao gồm danh sách ủy quyền chữ ký, ghi rõ tên, chữ ký, cơ quan và cấp độ ủy quyền. (OAR 166-150-0005(41))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại hồ sơ trong 6 năm sau khi giấy phép được thay thế hoặc hết hạn.