¡NUEVAS ACTUALIZACIONES!
Las normas OAR que rigen la retención de datos del condado se actualizaron en noviembre de 2025. Su serie de normas de retención del condado de Multnomah se ha actualizado en consecuencia. Por favor, verifique la información, ya que algunas series pueden tener nuevos períodos de retención.
Título de la serie (Número de serie de la agencia)
Descripción. (Citas legales)
Retención
Registros de conciliación de cuentas (FIN2-006)
Documenta y verifica la exactitud de los saldos de las cuentas en el libro mayor. Incluye papeles de trabajo, informes de respaldo que detallan las actividades por fondo de cuenta, hojas de conciliación que vinculan los saldos del libro mayor con la información auxiliar, extractos bancarios utilizados para conciliar las cuentas de nómina y efectivo operativo, listados de cheques que indican los cheques emitidos y los cheques pendientes, estados de cuenta mensuales de fondos de pensiones que documentan las actividades de los fondos por empleado y otros materiales utilizados para conciliar los saldos en el libro mayor. Esta información se almacena principalmente en línea en el sistema Workday, pero incluye copias de cheques anulados. (OAR 166-150-0110(1))
Retención:
Conservar durante 3 años después de que se haya completado el informe de auditoría anual.
(NOTA: Reducción reciente de 5 años)
Registros de pagos de cuentas por pagar (FIN2-001)
Documenta la autorización de pagos a proveedores, así como la emisión de cheques manuales y la anulación de los mismos. Incluye formularios de autorización de comprobantes de pago, facturas, formularios de órdenes de lote, órdenes de compra limitadas, formularios de cancelación de cheques, tablas de conciliación y copias de cheques y asientos contables. La información que contiene incluye bases de datos de proveedores, facturas, órdenes de compra, comprobantes y datos relacionados con transacciones de pago. Estos datos del sistema se complementan con documentación en papel, cuya copia de registro se conserva mediante programas de contabilidad departamentales. Esta serie constituye la copia de registro de toda la documentación con fecha del 30 de junio de 2000 o anterior. (OAR 166-150-0110(1))
Retención:
Conservar durante 3 años después de que se haya completado el informe de auditoría anual.
(NOTA: Reducción reciente de 5 años)
Informes de cuentas por pagar (FIN2-002)
Informes utilizados por el departamento de Cuentas por Pagar para monitorear el estado de las transacciones de pago, saldos de cuentas, compromisos, información de proveedores, historial de pagos y demás información utilizada para procesar las cuentas por pagar. Estos informes no se generan periódicamente y, a menudo, no se imprimen; generalmente son vistas puntuales de la información de cuentas por pagar que se mantiene en el sistema Workday. (OAR 166-150-0110(1))
Retención:
Conservar durante 3 años después de que se haya completado el informe de auditoría anual.
(NOTA: Reducción reciente de 5 años)
Registros de comprobaciones (FIN2-004)
Los documentos que registran los cheques emitidos incluyen los números de cheque, a quién se emitieron, los importes, las direcciones, los números de cuenta y las autorizaciones de la gerencia. El registro de cheques se mantiene únicamente en línea. Existen informes de pago de depósitos y registros de partidas abiertas asociados que se generan en formato impreso. (OAR 166-150-0110(25)(c))
Retención:
Retener 3 años.
Registros de gastos de viaje de los empleados (FIN2-003)
Registros que documentan solicitudes, autorizaciones, reembolsos y otras acciones relacionadas con los viajes de los empleados. Incluye informes de gastos y recibos, comprobantes, solicitudes, autorizaciones y documentos relacionados. La retención también se aplica al uso de vehículos privados. La información suele incluir costos estimados, pagos anticipados, costos finales, destino, medio de transporte, fechas de viaje, firmas de aprobación y datos relacionados. (OAR 166-150-0110(26))
Retención:
Retener durante 5 años.
Registros de autorización de firma (FIN2-005)
Documenta la autorización de los empleados designados para firmar documentos fiscales y contractuales. Incluye listas de autorización de firma que indican nombre, firma, organismo y nivel de autorización. (OAR 166-150-0005(41))
Retención:
Conservar durante 6 años después de que la autorización haya sido sustituida o haya expirado.