CẬP NHẬT MỚI!
Các quy định của OAR về việc lưu giữ hồ sơ cấp quận đã được cập nhật vào tháng 11 năm 2025. Chuỗi hồ sơ lưu giữ của Quận Multnomah đã được cập nhật tương ứng. Vui lòng kiểm tra kỹ - một số chuỗi hồ sơ có thể có thời hạn lưu giữ mới.
Tên loạt phim (Số hiệu loạt phim của cơ quan)
Mô tả. (Trích dẫn pháp lý)
Giữ lại
Hồ sơ tài sản bị bỏ hoang (GL1-001)
Tài liệu này ghi lại việc xử lý tài sản vô chủ hoặc bị bỏ rơi, hoặc cho tiểu bang theo quy định tại ORS 98.352 đến ORS 98.436, hoặc cho khách hàng của các dịch vụ tìm kiếm khác nhau. Bao gồm Báo cáo Tài sản Vô chủ/Tóm tắt Chuyển tiền Hàng năm 1A, trong đó ghi rõ các séc chưa thanh toán quá 2 năm, số tiền, ngày tháng, số séc, địa chỉ (nếu số tiền lớn hơn 50 đô la), người nhận séc và tổng số tiền đã chuyển cho tiểu bang; hồ sơ tín dụng thuế tài sản vô chủ ghi rõ số tài khoản, ngày tháng và người nhận séc; và thư từ cũng như giấy ủy quyền pháp lý cho các dịch vụ tìm kiếm để thu các séc chưa thanh toán thay mặt khách hàng. (ORS 98.354)
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại hồ sơ trong 5 năm sau khi tài sản được chuyển giao cho Sở Quản lý Đất đai Nhà nước.
Hồ sơ khoản phải trả (GL1-035)
Hồ sơ ghi chép việc thanh toán các hóa đơn của cơ quan cho các tài khoản chung, không bao gồm các khoản tài trợ. Bao gồm các báo cáo, hóa đơn, bảng sao kê, chứng từ, đơn đặt hàng, giấy ủy quyền thanh toán, biên lai, séc hoặc lệnh thanh toán đã hủy và các hồ sơ tương tự. Thông tin được lưu trữ chủ yếu trong hệ thống SAP. (OAR 166-150-0110(1))
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ hồ sơ trong 3 năm sau khi báo cáo kiểm toán thường niên hoàn tất.
Hồ sơ khoản phải thu (GL1-003)
Hồ sơ ghi chép doanh thu mà các nhà cung cấp, công dân, tổ chức, chính phủ và những người khác nợ quận được ghi vào tài khoản chung, không bao gồm các khoản tài trợ. Hồ sơ cũng ghi chép việc lập hóa đơn và thu tiền cũng như xóa nợ. Có thể bao gồm báo cáo, biên lai, hóa đơn, giải thưởng, nhật ký, danh sách, tóm tắt, báo cáo và các hồ sơ tương tự. Thông tin thường bao gồm số tiền nhận được, số hóa đơn, tên, số tài khoản, số dư tài khoản, điều chỉnh và dữ liệu tương tự. Hóa đơn và việc xóa nợ của khu dịch vụ được lưu giữ dưới dạng bản cứng. Hầu hết các thông tin còn lại được lưu giữ trong SAP, chủ yếu trong mô-đun khoản phải thu. (OAR 166-150-0110(2))
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ 3 năm sau khi thu thập hoặc sau khi được coi là không thể thu hồi.
Hồ sơ kế hoạch phân bổ chi phí hàng năm (GL1-004)
Tài liệu này ghi lại việc xác định tỷ lệ chi phí gián tiếp được áp dụng cho các hoạt động được tài trợ bằng nguồn vốn tài trợ, phù hợp với các yêu cầu của liên bang. Bao gồm thông tin phân bổ dịch vụ trung tâm cho thấy việc sử dụng các dịch vụ hỗ trợ; thông tin chi phí của bộ phận liên quan đến các khoản chi tiêu gián tiếp liên quan đến các chức năng được tài trợ nhưng không được tài trợ trực tiếp bằng nguồn vốn tài trợ; bảng tính cho thấy các khoản phí được phép và không được phép liên quan đến chi phí tiền lương của bộ phận; các tính toán tỷ lệ; Kế hoạch phân bổ chi phí hàng năm; và các tài liệu liên quan. Phần lớn thông tin này được lưu trữ dưới dạng điện tử trong SAP và trong nhiều bảng tính khác nhau. (2003-0030/002)
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 5 năm kể từ khi kết thúc năm tài chính được chương trình bảo hiểm chi trả.
Báo cáo thống kê tài chính hàng năm của quận (GL1-005)
Tài liệu này ghi lại tổng doanh thu và chi tiêu của Quận Multnomah được biên soạn cho Cục Điều tra Dân số Liên bang. Bao gồm Báo cáo Điều tra Tài chính Hàng năm của Quận và các bảng tính hỗ trợ được sử dụng để phân loại dữ liệu của quận thành các định dạng báo cáo liên bang phù hợp. (OAR 166-150-0110(17))
Khả năng ghi nhớ:
GL1-005(a) Báo cáo thường niên: Lưu giữ vĩnh viễn.
GL1-005(b) Tất cả các báo cáo tài chính khác: Lưu giữ 3 năm sau khi báo cáo kiểm toán hàng năm được phát hành.
Hồ sơ đối chiếu tài chính hàng năm (GL1-006)
Đối chiếu các tài khoản bảng cân đối kế toán cho các quỹ khác nhau trong suốt năm tài chính để duy trì kiểm soát nội bộ và đảm bảo chúng được thực hiện. Được sử dụng để lập Báo cáo Tài chính Toàn diện Hàng năm. Bao gồm thư từ, bảng biểu tài chính, phân tích dồn tích, hàng tồn kho, tài liệu đối chiếu, bảng tính điện tử và tài liệu về các điều chỉnh tài khoản theo Nguyên tắc Kế toán được Chấp nhận Chung (GAAP). Các quỹ bao gồm các khoản phải trả, các khoản phải thu, tiền lương, hỗ trợ liên bang, các khoản dồn tích, quỹ đánh giá, các khu dịch vụ và hợp đồng thuê. (OAR 166-150-0110(17)(b))
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ hồ sơ trong 3 năm sau khi báo cáo kiểm toán thường niên được phát hành.
(LƯU Ý: Gần đây đã giảm từ 5 năm)
Báo cáo tài chính thường niên (GL1-033)
Báo cáo này ghi lại tình hình tài chính chung và hoạt động của quận. Bao gồm thông tin về giá trị của tất cả tài sản thuộc sở hữu của cơ quan và báo cáo kế toán về tất cả thu nhập và chi tiêu liên quan đến ngân sách cuối cùng. (OAR 166-150-0110(17)(a)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ vĩnh viễn - chuyển vào kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.
Bảng phân bổ hỗ trợ tài chính liên bang hàng năm (GL1-007)
Tài liệu này ghi lại số tiền tài trợ liên bang được trao và nhận bởi Quận Multnomah trong năm tài chính, tuân thủ Đạo luật Kiểm toán Đơn nhất. Bao gồm Báo cáo Kiểm toán Đơn nhất, giấy tờ làm việc, báo cáo của các phòng ban chỉ ra thông tin về giải thưởng và chi tiêu, bảng tính chi tiết về số tiền được trao, chi tiêu được phép, biên lai, tạm ứng và khoản phải thu theo cơ quan tài trợ, và số hiệu Danh mục Hỗ trợ Tài chính Liên bang. (OAR 166-150-0110(20)(c))
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ hồ sơ trong 10 năm sau khi báo cáo chi tiêu cuối cùng được phê duyệt hoặc theo quy định trong thỏa thuận, tùy theo thời hạn nào dài hơn.
Bảng đối chiếu tài khoản ngân hàng (GL1-008)
Tài liệu này ghi lại việc đối chiếu tài khoản ngân hàng với sao kê ngân hàng. Bao gồm các báo cáo đối chiếu ngân hàng hàng tháng được sử dụng để đối chiếu tiền gửi, chuyển khoản điện tử, ghi nợ thẻ tín dụng và các giao dịch khác; sao kê ngân hàng; và các tài liệu liên quan. Ngoại trừ sao kê ngân hàng, các bản ghi này được lưu giữ trong các bảng SAP hoặc bảng tính điện tử. (OAR 166-150-0110(9))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 5 năm.
Séc (GL1-012)
| Tài liệu ghi lại các khoản thanh toán được thực hiện cho tiền lương, hoàn thuế, giao dịch quỹ chung, phí chứng kiến và các giao dịch khác. Bao gồm các séc đã thanh toán, bị hủy, bị vô hiệu hoặc bị mất. Các séc đã thanh toán được lưu giữ dưới dạng tệp hình ảnh, tài liệu hỗ trợ được lưu giữ ở cả dạng giấy và điện tử. (OAR 166-150-0110(9))
Giữ lại :
Lưu giữ hồ sơ trong 5 năm sau khi báo cáo kiểm toán hàng năm được phát hành.
Hồ sơ Quỹ Thuế và Đánh giá của Quận (GL1-034)
Tài liệu này ghi lại việc thu và chuyển tiền thuế bất động sản từ Quỹ Đánh giá và Thuế của Quận (CATF) sang Tài khoản Hỗ trợ Tài chính Chức năng Đánh giá của Quận (CAFFA). Quá trình này cho phép hoàn trả thuế bất động sản một cách thống nhất. Hồ sơ bao gồm báo cáo số tiền thu được, báo cáo phân bổ và các hồ sơ liên quan. (2003-0030/010)
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 25 năm.
Bản ghi sao kê tài khoản bồi thường hoãn lại (GL1-013)
Tài liệu ghi lại các hoạt động của tài khoản bồi thường hoãn lại được sử dụng bởi các nhân viên quận tham gia. Bao gồm các báo cáo hoạt động tóm tắt hàng tháng và cuối năm do các nhà cung cấp dịch vụ gửi, trong đó nêu rõ số tài khoản, tên người tham gia, loại tài khoản, các khoản ghi nợ/ghi có, lãi suất, số dư và các khoản chuyển tiền. (166-150-0155(8)(b))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 5 năm.
Hồ sơ tài sản cố định (GL1-014)
Tài liệu này ghi chép việc kiểm kê vật lý các thiết bị có giá trị vượt quá giới hạn vốn, các tòa nhà, đất đai, khu công viên, phương tiện, cầu và các tài sản cố định khác. Bao gồm các báo cáo kế toán tài sản cố định tích lũy cho biết tài sản được nắm giữ, mua lại, thanh lý, chuyển nhượng và loại bỏ, theo quỹ, chức năng và hoạt động; báo cáo thay đổi cuối năm đối với tài sản vốn được sử dụng trong các hoạt động của chính phủ; hàng tồn kho được sắp xếp theo tổ chức và số nhận dạng tài sản; hồ sơ chuyển nhượng, mua lại và thanh lý tài sản; xác minh hàng tồn kho; hồ sơ thanh toán vốn bao gồm hồ sơ thanh toán và mua hàng liên quan đến các khoản thanh toán cho thiết bị, đất đai, tòa nhà và cải tiến vốn; và bảng kê tài sản cố định bao gồm các báo cáo cho biết tỷ lệ khấu hao và các thông tin khác liên quan đến tài sản cố định. Các hồ sơ này chủ yếu được duy trì trong một hệ thống máy tính lớn dự kiến sẽ chuyển sang SAP vào năm 2003. (OAR 166-150-0110(6))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại 5 năm sau khi tài sản được thanh lý.
Hồ sơ phân phối quỹ ủy thác tịch thu (GL1-015)
Hồ sơ này ghi lại việc phân bổ tiền hoặc tài sản bị tịch thu theo phán quyết của tòa án. Bao gồm các bảng tính liệt kê từng tài khoản theo số vụ án, lệnh của tòa án, thư của công tố viên quận nêu rõ việc phân bổ tài sản và các bảng tính phân bổ lãi suất. (Chưa được lên lịch)
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 5 năm.
Hồ sơ yêu cầu hoàn thuế nhiên liệu (GL1-016)
Hồ sơ yêu cầu hoàn trả thuế nhiên liệu tiểu bang và liên bang của quận. Bao gồm báo cáo nhiên liệu thể hiện mức tiêu thụ nhiên liệu theo vị trí trong quận, hóa đơn nhiên liệu, yêu cầu hoàn trả thuế nhiên liệu tiểu bang và yêu cầu hoàn trả thuế nhiên liệu liên bang. (2003-0030/003)
Khả năng ghi nhớ:
GL1-016(a) Hồ sơ yêu cầu bồi thường của tiểu bang: Lưu giữ 3 năm
GL1-016(b) Hồ sơ yêu cầu bồi thường của Liên bang: Lưu giữ 6 năm.
Hệ thống sổ cái tổng hợp (GL1-032)
Hồ sơ ghi lại tóm tắt các tài khoản phản ánh tình hình tài chính của quận. Thông tin bao gồm số tiền ghi nợ, ghi có và số dư cho mỗi tài khoản; bảng số ngân sách, quỹ và phòng ban; và tổng số tiền của các quỹ và tài khoản. Cũng có thể bao gồm thông tin giao dịch phụ. Kể từ tháng 7 năm 2000, hệ thống này chỉ tồn tại dưới dạng một nhóm các bảng điện tử, cơ sở dữ liệu và quy trình trong hệ thống SAP của quận. Trước đó, nó bao gồm COM được tạo ra từ Hệ thống Tài chính Chính quyền Địa phương (LGFS). Việc lưu giữ chuỗi này áp dụng cho cả hai định dạng. (OAR 166-150-0110(18))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 10 năm.
Hồ sơ báo cáo tài trợ (GL1-019)
Tài liệu này ghi lại các khoản tài trợ, chi tiêu đã báo cáo và các yêu cầu rút tiền từ các khoản tài trợ cho các chương trình tài trợ khác nhau của liên bang và tiểu bang. Bao gồm thông báo về việc trao tài trợ; báo cáo hàng tháng và hàng quý của liên bang và tiểu bang cho biết số tiền đã chi so với tổng số tiền được ủy quyền; bảng tính cho biết số tiền rút hàng tháng; tóm tắt chi phí hàng tháng; biên lai tiền mặt cho thấy việc nhận được tiền; và các tài liệu hỗ trợ. (OAR 166-150-0110(20)(c))
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ hồ sơ trong 10 năm sau khi báo cáo chi tiêu cuối cùng được phê duyệt hoặc theo quy định trong thỏa thuận, tùy theo thời hạn nào dài hơn.
(LƯU Ý: Mức tăng gần đây so với 5 năm trước.)
Hồ sơ tính toán chi phí gián tiếp (GL1-018)
Tài liệu này ghi lại số tiền được tính vào quỹ tài trợ cho các chi phí gián tiếp. Bao gồm bảng kê chi phí gián tiếp, báo cáo hàng tháng theo kỳ kế toán được sắp xếp theo trung tâm chi phí và WBS cho biết tỷ lệ phần trăm được tính vào chi phí cho các khoản tài trợ cụ thể, và bảng tính điện tử cùng các tài liệu khác được sử dụng trong tính toán. (OAR 166-150-0110(20)(c))
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ hồ sơ trong 10 năm sau khi báo cáo chi tiêu cuối cùng được phê duyệt hoặc theo quy định trong thỏa thuận, tùy theo thời hạn nào dài hơn.
(LƯU Ý: Mức tăng gần đây so với 5 năm trước.)
Hồ sơ tài khoản bảo hiểm (GL1-031)
Các tài liệu này ghi nhận các giao dịch được thực hiện đối với tài khoản bảo hiểm trách nhiệm và bảo hiểm bồi thường cho người lao động. Bao gồm hồ sơ đối chiếu ngân hàng, séc bị trả lại, báo cáo thông tin yêu cầu bồi thường ghi rõ người nhận tiền, ngày, số séc, số tiền đã thanh toán và tổng số tiền đã thanh toán, cùng với hồ sơ tiền gửi vào các tài khoản để trang trải các yêu cầu bồi thường trong tương lai. (2003-0030/009)
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 5 năm.
Hồ sơ phân bổ lãi suất (GL1-021)
Tài liệu này ghi lại việc phân bổ doanh thu lãi suất cho các quỹ của quận. Bao gồm các bản tóm tắt danh mục đầu tư cho biết lãi suất được sử dụng; báo cáo phân bổ hàng quý của tiểu bang và cuối năm cho biết lãi suất, số tiền phân phối và các quỹ nhận doanh thu; và các tài liệu liên quan khác. (OAR 166-150-0110(21))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 5 năm.
Hồ sơ tài khoản của Giám định viên Y tế (GL1-022)
Tài liệu ghi lại số tiền được tìm thấy trong người của người đã khuất, được gửi vào tài khoản của Giám định viên Y tế, sau đó được chuyển giao cho tiểu bang nếu không được nhận trong vòng hai năm. Bao gồm sao kê ngân hàng, hồ sơ tài sản của người đã khuất và các tài liệu liên quan. (2003-0030/004)
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 7 năm.
Hồ sơ phân bổ thuế thu nhập doanh nghiệp Quận Multnomah (GL1-023)
Tài liệu này ghi lại việc phân bổ quỹ thuế thu nhập doanh nghiệp cho các khu vực pháp lý khác. Bao gồm báo cáo hệ thống giấy phép kinh doanh của Thành phố Portland cho biết số tiền thu được, thời điểm thu và năm tính thuế; báo cáo thu và phân phối cho biết cách tính toán số tiền chi trả; hồ sơ chuyển tiền quỹ; hồ sơ phiếu thanh toán; và các tài liệu liên quan. (OAR 166-150-0015(23)(a))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 25 năm.
Hồ sơ đối chiếu séc chưa thanh toán (GL1-011)
Tài liệu này ghi lại việc đối chiếu các séc chưa thanh toán để đảm bảo các tài khoản được cập nhật và các séc đã được thanh toán, đồng thời xác định các séc chưa được thanh toán, bị hủy hoặc bị vô hiệu. Bao gồm các báo cáo đối chiếu lệnh chi cho thấy số dư chưa thanh toán, sao kê ngân hàng, danh sách lỗi giao dịch và ngoại lệ, báo cáo lệnh chi đã được thanh toán hoặc đã được thanh toán, báo cáo séc bị hủy hoặc bị vô hiệu, báo cáo séc chưa thanh toán và các tài liệu liên quan. Hồ sơ nhận được từ các nguồn bên ngoài quận thường được lưu giữ ở dạng giấy. Hầu hết các hồ sơ khác được lưu giữ trong hệ thống SAP hoặc trong bảng tính điện tử. (OAR 166-150-0110(9))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 5 năm.
Sổ ghi chép tiền mặt chi tiêu vặt (GL1-024)
Tài liệu này ghi lại việc thiết lập, điều chỉnh và đóng các tài khoản tiền mặt nhỏ. Bao gồm thư của người quản lý tài khoản, thư xác minh hàng năm và bảng tính đối chiếu điện tử. (OAR 166-150-0110(22))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 5 năm.
Hồ sơ cải thiện đánh giá đặc biệt (GL1-020)
Hồ sơ ghi chép việc quản lý phi kỹ thuật và tài chính của các cải tiến cơ quan có thể đánh giá và không thể đánh giá, bao gồm các khu cải tiến địa phương và khu cải tiến kinh tế. Hồ sơ thường bao gồm bản khai niêm yết, thông báo về đề xuất đánh giá, giấy chứng nhận gửi thư, thư của các bên quan tâm, báo giá đấu thầu, báo cáo và quyết định trao thầu, báo cáo chi phí, đơn đặt hàng, yêu cầu, phân tích chi phí, trái phiếu và bảo hiểm xây dựng và bảo trì, và các hồ sơ hành chính và tài chính liên quan. (OAR 166-150-0110(3))
Khả năng ghi nhớ:
GL1-020(a) Hồ sơ chi phí dự án: Lưu giữ 3 năm sau khi thanh lý hoặc thay thế cơ sở, công trình hoặc hệ thống.
GL1-020(b) Tất cả các hồ sơ cải tiến khác: Lưu giữ 10 năm sau khi hoàn thành cơ bản [như được định nghĩa bởi ORS 12.135].
Báo cáo số dư tài khoản thu thuế (GL1-026)
Tài liệu này ghi lại số tiền thuế ban đầu, tỷ lệ thuế và số dư hiện tại phải thu của các quận theo từng năm. Bao gồm báo cáo số dư tài khoản theo năm, báo cáo hàng tháng tích lũy được sắp xếp theo năm; và báo cáo số dư tài khoản theo quận, báo cáo hàng tháng tích lũy được sắp xếp theo quận. Các báo cáo này được lưu giữ điện tử và ở dạng giấy trên hệ thống máy tính chủ đang được chuyển sang hệ thống chỉ sử dụng điện tử trên SAP. (OAR 166-150-0110(8))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 6 năm.
Báo cáo thu và chi thuế (GL1-025(a) và GL1-025(b))
Tài liệu ghi nhận các khoản thu và chi cho năm tài chính hiện tại cho các quận từ tiền thuế, trái phiếu, thuế suất, lãi tích lũy và các nguồn khác. Bao gồm báo cáo thu/chi, báo cáo tổng hợp hàng tháng cho năm tài chính hiện tại, được sắp xếp theo quận và theo tháng. Báo cáo này cho biết các khoản thu và chi cho tiền thuế tài sản được thu thông qua Đánh giá và Thuế, cũng như các khoản tiền do Bộ Tài chính trực tiếp quản lý và chuyển cho các quận kèm lãi suất thông qua quỹ của tiểu bang hoặc bằng lệnh chi. Cũng bao gồm tài liệu về các khoản thu và chi cho Quỹ Trường học Chung, Thuế Khai thác Tây Oregon và Quỹ Trường học Quận. Cũng bao gồm các báo cáo giao dịch thuế, chẳng hạn như báo cáo chỉnh sửa tiền mặt, báo cáo cập nhật tiền mặt, báo cáo số dư tiền mặt và báo cáo giao dịch hiện tại. Chuỗi báo cáo hiện đang được duy trì trên hệ thống máy tính chủ nhưng sẽ được chuyển sang hệ thống chỉ điện tử trong SAP. (OAR 166-150-0015(23))
Khả năng ghi nhớ:
GL1-025(a) Báo cáo thu và chi thuế cuối năm: Lưu giữ 25 năm
GL1-025(b) Tất cả các báo cáo khác: Giữ lại 3 năm.
Hồ sơ đối chiếu thuế (GL1-027)
Tài liệu này ghi lại quá trình đối chiếu các tài khoản thuế khác nhau với sổ cái. Bao gồm các bảng tính điện tử, bản sao báo cáo sổ cái, các bút toán nhật ký và các tài liệu khác liên quan đến việc đối chiếu các khoản phải thu và doanh thu thuế bất động sản, các khoản thanh toán thuế quỹ nhà nước cho các quận, phân bổ lãi suất, các quỹ tín thác khác, các khu dịch vụ và các tài khoản sổ cái khác. (2003-0030/007)
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 6 năm.
Báo cáo doanh thu thuế (GL1-029)
Tài liệu này ghi lại số tiền thuế tài sản đã thu và chi, cũng như tiền lãi kiếm được. Bao gồm báo cáo cập nhật doanh thu thuế, báo cáo phân bổ doanh thu thuế, báo cáo chỉnh sửa doanh thu thuế và tóm tắt giao dịch cuối năm về doanh thu thuế. Chuỗi báo cáo này hiện đang được tạo ra bởi một hệ thống máy tính chủ nhưng đang được chuyển sang hệ thống SAP hoàn toàn điện tử. (OAR 166-150-0015(27))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 6 năm.
Hồ sơ phân bổ thuế lưu trú tạm thời (GL1-030)
Tài liệu này ghi lại việc thu và phân phối thuế khách sạn, nhà nghỉ và thuế phương tiện cơ giới. Bao gồm báo cáo thể hiện số tiền thu được, thời điểm thu và năm tính thuế; biên lai và biên nhận...báo cáo phân bổ chỉ rõ cách tính toán số tiền chi trả; hồ sơ chuyển khoản quỹ; hồ sơ chuyển khoản chứng từ thanh toán; và các tài liệu liên quan. (OAR 166-150-0015(23)(a))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 25 năm.