¡NUEVAS ACTUALIZACIONES!
Las normas OAR que rigen la retención de datos del condado se actualizaron en noviembre de 2025. Su serie de normas de retención del condado de Multnomah se ha actualizado en consecuencia. Por favor, verifique la información, ya que algunas series pueden tener nuevos períodos de retención.
Título de la serie (Número de serie de la agencia)
Descripción. (Citas legales)
Retención
Registros de propiedades abandonadas (GL1-001)
Documenta la disposición de propiedades no reclamadas o abandonadas, ya sea al estado de conformidad con los artículos 98.352 a 98.436 de los Estatutos Revisados de Oregón (ORS), o a clientes de diversos servicios de búsqueda. Incluye el Informe Anual de Propiedad No Reclamada/Resumen de Remesas 1A, que indica cheques pendientes con más de dos años de antigüedad, importes, fechas, números de cheque, direcciones (si el importe supera los $50), beneficiario del cheque y el importe total remitido al estado; registros de crédito fiscal por propiedad no reclamada que indican el número de cuenta, la fecha y el beneficiario del cheque; y correspondencia y autorizaciones legales para que los servicios de búsqueda cobren cheques pendientes en nombre de sus clientes. (ORS 98.354)
Retención:
Conservar durante 5 años después de que la propiedad sea remitida a la División Estatal de Tierras Estatales.
Registros de cuentas por pagar (GL1-035)
Registros que documentan el pago de facturas de la agencia para cuentas generales, excluyendo subvenciones. Incluye informes, facturas, estados de cuenta, comprobantes, órdenes de compra, autorizaciones de pago, registros de recibos, cheques o órdenes canceladas y registros similares. La información se mantiene principalmente en el sistema SAP. (OAR 166-150-0110(1))
Retención:
Conservar durante 3 años después de que se haya completado el informe de auditoría anual.
Registros de cuentas por cobrar (GL1-003)
Registros que documentan los ingresos adeudados al condado por proveedores, ciudadanos, organizaciones, gobiernos y otros, que se acreditarán a cuentas generales, excluyendo subvenciones. También documenta la facturación y el cobro de fondos y las cancelaciones de cuentas. Puede incluir informes, recibos, facturas, premios, registros, listas, resúmenes, estados de cuenta y registros similares. La información suele incluir el importe del recibo, el número de factura, el nombre, el número de cuenta, el saldo de la cuenta, los ajustes y datos similares. Las facturaciones y cancelaciones de cuentas del distrito de servicios se mantienen en formato impreso. La mayor parte de la información restante se mantiene en SAP, principalmente en el módulo de cuentas por cobrar. (OAR 166-150-0110(2))
Retención:
Conservar durante 3 años después de su cobro o de que se considere incobrable.
Registros del Plan Anual de Asignación de Costos (GL1-004)
Documenta la determinación de la tasa de costos indirectos que se aplicará a las actividades financiadas con subvenciones, de conformidad con los requisitos federales. Incluye información sobre la asignación de servicios centrales que indica el uso de servicios de apoyo; información sobre costos departamentales relacionados con gastos indirectos asociados a las funciones de las subvenciones, pero no financiados directamente por ellas; hojas de cálculo que indican los cargos admisibles y no admisibles relacionados con los costos de nómina del departamento; cálculos de tasas; el Plan Anual de Asignación de Costos; y materiales relacionados. Gran parte de esta información se mantiene únicamente en formato electrónico en SAP y en diversas hojas de cálculo. (2003-0030/002)
Retención:
Conservar durante 5 años a partir del final del ejercicio fiscal cubierto por el plan.
Informe anual del censo financiero del condado (GL1-005)
Documenta los ingresos y gastos totales del condado de Multnomah, recopilados para la Oficina del Censo federal. Incluye el Informe Anual del Censo Financiero del Condado y las hojas de cálculo de respaldo utilizadas para clasificar los datos del condado en los formatos de informes federales correspondientes. (OAR 166-150-0110(17))
Retención:
GL1-005(a) Informes anuales: Conservar permanentemente.
GL1-005(b) Todos los demás informes financieros: Conservar durante 3 años después de la emisión del informe de auditoría anual.
Registros de conciliación financiera anual (GL1-006)
Concilia las cuentas del balance general de diversos fondos a lo largo del ejercicio fiscal para mantener los controles internos y garantizar su correcta aplicación. Se utiliza para elaborar el Informe Financiero Anual Integral. Incluye correspondencia, estados financieros, análisis de devengos, inventarios, documentos de conciliación, hojas de cálculo electrónicas y documentación de ajustes a las cuentas según los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA). Los fondos incluyen cuentas por pagar, cuentas por cobrar, nómina, asistencia federal, devengos, fondos de evaluación, distritos de servicios y arrendamientos. (OAR 166-150-0110(17)(b))
Retención:
Conservar durante 3 años después de la emisión del informe de auditoría anual.
(NOTA: Recientemente se redujo de 5 años)
Informe financiero anual (GL1-033)
El informe documenta la situación financiera general y el funcionamiento del condado. Incluye información sobre el valor de todos los bienes propiedad de la agencia y un desglose de todos los ingresos y gastos en relación con el presupuesto final. (OAR 166-150-0110(17)(a)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Retención:
Conservar de forma permanente; transferir al archivo cuando quede inactivo o después de 10 años, lo que ocurra primero.
Calendario anual de asistencia financiera federal (GL1-007)
Documenta el monto de los fondos federales otorgados y recibidos por el Condado de Multnomah durante el año fiscal, en cumplimiento con la Ley de Auditoría Única. Incluye el Informe de Auditoría Única, documentos de trabajo, informes departamentales con información sobre subvenciones y gastos, hojas de cálculo que detallan los montos de las subvenciones, los gastos permitidos, los ingresos, los anticipos y las cuentas por cobrar por agencia financiera, y los números del Catálogo de Asistencia Financiera Federal. (OAR 166-150-0110(20)(c))
Retención:
Conservar durante 10 años después de la aprobación del informe final de gastos o según lo especificado en el acuerdo, lo que sea más largo.
Registros de conciliación de cuentas bancarias (GL1-008)
Documenta la conciliación de cuentas bancarias con los extractos bancarios. Incluye informes mensuales de conciliación bancaria utilizados para conciliar depósitos, transferencias electrónicas, débitos de tarjetas de crédito y otras transacciones; extractos bancarios; y materiales relacionados. Con excepción de los extractos bancarios, estos registros se conservan en tablas SAP u hojas de cálculo electrónicas. (OAR 166-150-0110(9))
Retención:
Retener durante 5 años.
Comprobaciones (GL1-012)
Documenta los pagos realizados para nóminas, reembolsos de impuestos, transacciones de fondos generales, honorarios de testigos y otras transacciones. Incluye cheques pagados, cancelados, anulados o extraviados. Los cheques pagados se conservan como archivos de imagen, y la documentación de respaldo se conserva tanto en papel como en formato electrónico. (OAR 166-150-0110(9))
Retención :
Conservar durante 5 años después de la emisión del informe de auditoría anual.
Registros del Fondo de Evaluación e Impuestos del Condado (GL1-034)
Documenta la recaudación y transferencia de impuestos prediales desde el Fondo de Evaluación y Tributación del Condado (CATF) a la Cuenta de Asistencia para la Financiación de la Función de Evaluación del Condado (CAFFA). Este proceso permite la devolución uniforme de los impuestos prediales. Los registros incluyen un informe del monto recaudado, un informe de distribución y otros documentos relacionados. (2003-0030/010)
Retención:
Conservar durante 25 años.
Registros del estado de cuenta de compensación diferida (GL1-013)
Documenta las actividades de las cuentas de compensación diferida utilizadas por los empleados del condado participantes. Incluye informes mensuales y anuales de resumen de actividad presentados por los proveedores de servicios, que indican el número de cuenta, el nombre del participante, el tipo de cuenta, los débitos/créditos, los intereses, el saldo y las transferencias de fondos. (166-150-0155(8)(b))
Retención:
Retener durante 5 años.
Registros de activos fijos (GL1-014)
Documenta el inventario físico de equipos cuyo costo supera el límite de capital, edificios, terrenos, parques, vehículos, puentes y otros activos fijos. Incluye informes contables acumulativos de activos fijos que indican los activos mantenidos, adquiridos, enajenados, transferidos y dados de baja, por fondo, función y actividad; estados de cambios de fin de año para los activos de capital utilizados en actividades gubernamentales; inventarios organizados por organización y número de identificación del activo; registros de transferencia, adquisición y enajenación de activos; verificaciones de inventario; registros de pagos de capital que incluyen registros de pagos y compras relacionados con pagos por equipos, terrenos, edificios y mejoras de capital; y cronogramas de activos fijos que consisten en informes que indican tasas de depreciación y otra información relacionada con los activos fijos. Estos registros se mantienen principalmente en un sistema mainframe cuya migración a SAP está programada para 2003. (OAR 166-150-0110(6))
Retención:
Conservar durante 5 años después de la enajenación del activo.
Registros de distribución de fideicomisos de confiscación (GL1-015)
Documenta el desembolso de dinero o bienes incautados en respuesta a sentencias judiciales. Incluye hojas de cálculo con información detallada de las cuentas individuales por número de caso, órdenes judiciales, cartas del fiscal que describen el desembolso de los activos y hojas de cálculo para el cálculo de la asignación de intereses. (Sin fecha de publicación programada)
Retención:
Retener durante 5 años.
Registros de solicitudes de reembolso del impuesto sobre el combustible (GL1-016)
Documenta las solicitudes de reembolso de impuestos estatales y federales sobre el combustible presentadas por los condados. Incluye un informe sobre el consumo de combustible que indica la ubicación del condado, facturas de combustible, la solicitud de reembolso del impuesto estatal sobre el combustible y la solicitud de reembolso del impuesto federal sobre el combustible. (2003-0030/003)
Retención:
GL1-016(a) Registros de reclamaciones estatales: Conservar durante 3 años
GL1-016(b) Registros de reclamaciones federales: Conservar durante 6 años.
Sistema de Libro Mayor (GL1-032)
Registros que documentan el resumen de cuentas que reflejan la situación financiera del condado. La información incluye importes de débito, crédito y saldo por cuenta; tablas de presupuesto, fondos y números de departamento; y totales de fondos y cuentas. También puede incluir información sobre transacciones subsidiarias. Desde julio de 2000, este sistema solo ha existido como un conjunto de tablas, bases de datos y procesos electrónicos en el sistema SAP del condado. Anteriormente, consistía en COM generado por el Sistema Financiero del Gobierno Local (LGFS). Esta política de retención de la serie se aplica a ambos formatos. (OAR 166-150-0110(18))
Retención:
Conservar durante 10 años.
Registros de informes de subvenciones (GL1-019)
Documenta las concesiones de subvenciones, los gastos reportados y los desembolsos solicitados para diversos programas de subvenciones federales y estatales. Incluye notificaciones de concesión de subvenciones; informes mensuales y trimestrales federales y estatales que indican los montos desembolsados en comparación con los montos autorizados totales; hojas de cálculo que indican los montos de desembolso mensuales; resúmenes de gastos mensuales; recibos de efectivo que indican la recepción de fondos; y documentación de respaldo. (OAR 166-150-0110(20)(c))
Retención:
Conservar durante 10 años después de la aprobación del informe final de gastos o según lo especificado en el acuerdo, lo que sea más largo.
(NOTA: Aumento reciente en los últimos 5 años).
Registros de cálculo de costos indirectos (GL1-018)
Documenta el importe cargado a los fondos de subvención para gastos indirectos. Incluye el cronograma de gastos indirectos, un informe mensual del período contable organizado por centro de costos y EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) que indica los porcentajes cargados a los gastos de subvenciones específicas, así como hojas de cálculo electrónicas y otra documentación utilizada en los cálculos. (OAR 166-150-0110(20)(c))
Retención:
Conservar durante 10 años después de la aprobación del informe final de gastos o según lo especificado en el acuerdo, lo que sea más largo.
(NOTA: Aumento reciente en los últimos 5 años).
Registros de cuentas de seguros (GL1-031)
Documenta las transacciones realizadas con cargo a las cuentas de seguros de responsabilidad civil y de compensación laboral. Incluye registros de conciliación bancaria, cheques devueltos, informes de información de reclamaciones que indican el beneficiario, la fecha, el número de cheque, el importe pagado y el total abonado, así como registros de depósitos realizados en las cuentas para cubrir futuras reclamaciones. (2003-0030/009)
Retención:
Retener durante 5 años.
Registros de asignación de intereses (GL1-021)
Documenta la asignación de los ingresos por intereses a los fondos del condado. Incluye los resúmenes de la cartera de inversiones que indican las tasas de interés utilizadas; los informes trimestrales estatales y anuales de asignación que indican las tasas de interés, los montos para distribución y los fondos que reciben ingresos; y otros materiales relacionados. (OAR 166-150-0110(21))
Retención:
Retener durante 5 años.
Registros de cuentas del médico forense (GL1-022)
Documenta el dinero hallado en posesión de personas fallecidas, depositado en la cuenta del médico forense y, si no se reclama en un plazo de dos años, entregado al estado. Incluye extractos bancarios, registros de bienes del fallecido y materiales relacionados. (2003-0030/004)
Retención:
Retener durante 7 años.
Registros de distribución del impuesto sobre la renta empresarial del condado de Multnomah (GL1-023)
Documenta la asignación del fondo del impuesto sobre la renta empresarial a otras jurisdicciones. Incluye el informe del sistema de licencias comerciales de la ciudad de Portland, que indica el monto recaudado, la fecha de recaudación y el año fiscal correspondiente; el informe de ingresos y distribución, que indica el cálculo de los montos a desembolsar; los registros de remesas de transferencias de fondos; los registros de remesas de comprobantes de pago; y otros materiales relacionados. (OAR 166-150-0015(23)(a))
Retención:
Conservar durante 25 años.
Registros de conciliación de cheques pendientes (GL1-011)
Documenta la conciliación de cheques pendientes para asegurar que las cuentas estén al día y que los cheques se hayan cobrado, e identificar cheques no cobrados, cancelados o anulados. Incluye informes de conciliación de órdenes de pago que indican saldos pendientes, extractos bancarios, listas de errores y excepciones en las transacciones, informes de órdenes de pago cobradas o compensadas, informes de cheques cancelados o anulados, informes de cheques pendientes y materiales relacionados. Los registros recibidos de fuentes externas al condado generalmente se conservan en formato impreso. La mayoría de los demás registros se conservan en el sistema SAP o en hojas de cálculo electrónicas. (OAR 166-150-0110(9))
Retención:
Retener durante 5 años.
Registros de caja chica (GL1-024)
Documenta la creación, el ajuste y el cierre de las cuentas de caja chica. Incluye cartas del custodio de la cuenta, cartas de verificación anual y hojas de cálculo de conciliación electrónica. (OAR 166-150-0110(22))
Retención:
Retener durante 5 años.
Registros de mejora de evaluación especial (GL1-020)
Registros que documentan la administración financiera y no técnica de las mejoras de agencias sujetas a evaluación y no sujetas a evaluación, incluyendo distritos de mejora local y distritos de mejora económica. Estos registros suelen incluir declaraciones juradas de publicación, avisos de evaluación propuesta, certificados de envío, cartas a partes interesadas, cotizaciones, informes y adjudicaciones, informes de gastos, órdenes de compra, requisiciones, análisis de costos, fianzas y seguros de construcción y mantenimiento, y registros administrativos y financieros relacionados. (OAR 166-150-0110(3))
Retención:
GL1-020(a) Registros de costos del proyecto: Conservar durante 3 años después de la eliminación o reemplazo de la instalación, estructura o sistema.
GL1-020(b) Todos los demás registros de mejoras: Conservar durante 10 años después de la finalización sustancial [según lo define ORS 12.135].
Informes de saldo de la cuenta de gravamen tributario (GL1-026)
Documenta los montos originales de los impuestos, los porcentajes de los impuestos y los saldos actuales por cobrar de los distritos por año. Incluye el informe de saldo de cuenta por año, un informe mensual acumulativo organizado por año; y el informe de saldo de cuenta por distrito, un informe mensual acumulativo organizado por distrito. Estos informes se mantienen en formato electrónico y en papel en un sistema central que está migrando a un sistema exclusivamente electrónico en SAP. (OAR 166-150-0110(8))
Retención:
Retener 6 años.
Informe de ingresos y desembolsos de impuestos (GL1-025(a) y GL1-025(b))
Documenta los ingresos y desembolsos del ejercicio fiscal en curso a los distritos provenientes de transferencias de impuestos, bonos, gravámenes, intereses devengados y otras fuentes. Incluye el informe de ingresos/desembolsos, un informe acumulativo mensual del ejercicio fiscal en curso, organizado por distrito y por mes. Este informe indica los ingresos y desembolsos correspondientes a las transferencias de impuestos sobre la propiedad recaudadas a través del Departamento de Evaluación y Tributación, así como los fondos gestionados directamente por el Departamento de Finanzas y transferidos a los distritos con intereses, ya sea a través del fondo estatal o mediante orden judicial. También se incluye la documentación de los ingresos y desembolsos del Fondo Escolar Común, el Impuesto sobre la Recolección de Recursos Naturales del Oeste de Oregón y el Fondo Escolar del Condado. Asimismo, incluye informes de transacciones tributarias, como informes de edición de efectivo, informes de actualización de efectivo, informes de saldo de efectivo e informes de transacciones corrientes. La serie de informes se mantiene actualmente en un sistema centralizado, pero se migrará a un sistema exclusivamente electrónico en SAP. (OAR 166-150-0015(23))
Retención:
GL1-025(a) Informe de ingresos y desembolsos de impuestos de fin de año: Conservar durante 25 años
GL1-025(b) Todos los demás informes: Conservar durante 3 años.
Registros de conciliación tributaria (GL1-027)
Documenta la conciliación de diversas cuentas tributarias con el libro mayor. Incluye hojas de cálculo electrónicas, copias de informes del libro mayor, asientos contables y otros materiales relacionados con la conciliación de cuentas por cobrar e ingresos por impuestos sobre la propiedad, pagos de impuestos estatales a distritos, asignaciones de intereses, fideicomisos diversos, distritos de servicios y otras cuentas del libro mayor. (2003-0030/007)
Retención:
Retener 6 años.
Informes de facturación tributaria (GL1-029)
Documenta el monto de los impuestos prediales recaudados y desembolsados, así como los intereses devengados. Incluye el informe de actualización de la rotación de impuestos, el informe de asignación de la rotación de impuestos, el informe de edición de la rotación de impuestos y el resumen de transacciones de fin de año de la rotación de impuestos. Esta serie de informes se genera actualmente mediante un sistema central, pero se está migrando a un sistema SAP exclusivamente electrónico. (OAR 166-150-0015(27))
Retención:
Retener 6 años.
Registros de distribución del impuesto sobre el alojamiento transitorio (GL1-030)
Documenta la recaudación y distribución de impuestos sobre hoteles, moteles y vehículos motorizados. Incluye un informe que indica la cantidad recaudada, cuándo se recaudó y para qué año base impositiva; los recibos y distribuciones.Informe de desembolso que indique el cálculo de los importes para el desembolso; registros de remesas de transferencias de fondos; registros de remesas de comprobantes de pago; y materiales relacionados. (OAR 166-150-0015(23)(a))
Retención:
Conservar durante 25 años.