Chuỗi quy trình giữ chân nhân viên dịch vụ giam giữ (JSD3)

CẬP NHẬT MỚI!
Các quy định của OAR về việc lưu giữ hồ sơ cấp quận đã được cập nhật vào tháng 11 năm 2025. Chuỗi hồ sơ lưu giữ của Quận Multnomah đã được cập nhật tương ứng. Vui lòng kiểm tra kỹ - một số chuỗi hồ sơ có thể có thời hạn lưu giữ mới.

Mỗi chuỗi dữ liệu bao gồm các thông tin sau:

• Tên loạt phim (Số hiệu loạt phim của cơ quan)
• Mô tả. (Trích dẫn pháp lý)
• Giữ lại

Nhật ký giám sát (JSD3-007)

Ghi chép lại thời gian lưu trú của từng trẻ vị thành niên tại trung tâm giam giữ. (2007-0008/007)

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 3 năm.

Hồ sơ công cụ sàng lọc giam giữ (JSD7-001)

Tài liệu này ghi lại quá trình phát triển điểm đánh giá rủi ro và khuyến nghị giam giữ của bộ phận. Tối thiểu, hồ sơ sẽ bao gồm một Công cụ Sàng lọc Giam giữ (DSI) và một tờ thông tin về nơi giam giữ. Thông tin bao gồm thông tin cá nhân, điểm DSI, ngày xét xử và khuyến nghị giam giữ. (OAR 166-150-0080(1))

Khả năng ghi nhớ:

• JSD7-001(a) Nếu tội phạm được định nghĩa bởi ORS 419A.262 hoặc ORS 419A.206(J), hãy giữ lại cho đến khi tòa án ra lệnh xóa bỏ.
• JSD7-001(b) Nếu hồ sơ không được xóa, hãy giữ lại cho đến khi cá nhân đó 25 tuổi và hồ sơ được đóng lại trong 3 năm.

Lưu ý: Thời gian giữ chân nhân viên tăng từ 2 năm.

Hồ sơ khiếu nại (JSD3-017)

Hồ sơ ghi lại việc tiếp nhận, điều tra và các hành động được thực hiện liên quan đến khiếu nại của thanh thiếu niên đang bị giam giữ. (OAR 166-150-0167(62))

Khả năng ghi nhớ:

• Lưu giữ hồ sơ trong 3 năm kể từ ngày thực hiện hành động cuối cùng.

Báo cáo sự cố (JSD3-010)

Ghi chép tất cả các sự cố được nhân viên trung tâm giam giữ báo cáo. Chủ yếu ghi lại các vụ xô xát khác nhau, nhưng cũng có thể bao gồm bệnh tật, trộm cắp, cố gắng tự tử và các sự cố khác. (OAR 166-150-0005(40)(d))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 3 năm.

Nhật ký phím (JSD3-015)

Tài liệu kiểm tra chìa khóa trong dịch vụ giam giữ bao gồm chìa khóa cơ sở và chìa khóa chính. Bao gồm nhật ký chìa khóa ghi rõ số chìa khóa, thời gian vào và ra, và tên của từng cá nhân. (MOAR 166-150-0005(40)(b))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại chìa khóa trong 2 năm sau khi trả lại.

Bảng kê tài sản cá nhân (JSD3-006)

Tài liệu ghi lại tài sản cá nhân nhận được từ trẻ vị thành niên khi nhập trại và được trả lại cho chúng khi được thả khỏi trại giam. (2007-0008/006)

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 6 tháng sau lần thực hiện cuối cùng.

Báo cáo dân số (JSD3-012)

Ghi chép số lượng người bị giam giữ hàng ngày và hàng tháng. (OAR 166-150-0167(59))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 3 năm.

Sơ đồ phòng (JSD3-011)

Theo dõi hoạt động hàng ngày của từng phòng trong mỗi đơn vị. Hiển thị tên đơn vị, số phòng, tên người hướng dẫn, tên trẻ vị thành niên, việc chuyển đến và chuyển đi, bữa ăn được phục vụ và các hoạt động hàng ngày khác. (2007-0008/009)

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 6 tháng.

Hồ sơ an ninh (JSD3-016)

Loạt tài liệu này ghi lại các biện pháp an ninh được cung cấp cho các tòa nhà và khuôn viên của cơ quan. Hồ sơ bao gồm nhật ký an ninh, bảng điểm danh, báo cáo an ninh, báo cáo sự cố và các hồ sơ liên quan. (OAR 166-150-005(40))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 3 năm.

Lưu ý: Mức tăng gần đây so với 2 năm trước.

Ghi hình video giám sát (JSD3-014)

Hồ sơ ghi lại việc giám sát thường xuyên các cơ sở thông qua việc sử dụng video. Các bản ghi này chứa cảnh quay hàng ngày về các hoạt động và có thể được dùng làm bằng chứng trong các thủ tục tố tụng hình sự hoặc điều tra nội bộ. (OAR 166-150-0005(47))

Khả năng ghi nhớ:

• JSD3-014(a) Giữ lại các băng được sử dụng làm bằng chứng: cho đến khi vụ án được giải quyết cuối cùng.
• JSD3-014(b) Giữ lại băng được sử dụng cho các cuộc điều tra nội bộ: cho đến khi cuộc điều tra kết thúc.
• JSD3-014(c) Giữ lại tất cả các bản ghi khác: 30 ngày.

Nhật ký ca trực của đơn vị (JSD3-008)

Bản ghi hàng ngày về tất cả các hoạt động trong mỗi đơn vị tại trung tâm giam giữ vị thành niên. (OAR 166-150-0005(1)(b))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 2 năm.

Lưu ý: Giảm gần đây từ 3 năm.

Nhật ký thăm viếng (JSD3-005)

Hồ sơ ghi chép thông tin về khách đến thăm tù nhân bị giam giữ tại cơ sở cải huấn của cơ quan. Có thể bao gồm nhật ký, phiếu yêu cầu và các hồ sơ liên quan. Thông tin thường bao gồm ngày, giờ vào, chữ ký và địa chỉ của khách, mục đích chuyến thăm, thời gian ra và dữ liệu liên quan. (OAR 166-150-0167(67))

Khả năng ghi nhớ:

• Giữ lại trong 1 năm.