Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Hồ sơ năng lực chương trình nhân viên y tế cộng đồng cấp quận (DOH14-002) : Tài liệu ghi lại quá trình phát triển các chương trình tuyển dụng và đào tạo cho nhân viên y tế cộng đồng cấp quận. Hồ sơ bao gồm mô tả vị trí công việc, chương trình giảng dạy, tài liệu nghiên cứu, thư từ và các hồ sơ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0160 (24))
Thỏa thuận Trung tâm Gia đình (DOH14-003) : Tài liệu ghi lại các thỏa thuận giữa Sở Y tế và các trung tâm gia đình thuộc Dịch vụ Phát triển Cha mẹ/Trẻ em. Hồ sơ bao gồm các thỏa thuận, bản nháp và thư từ liên quan. Thông tin bao gồm tên trung tâm, thời gian áp dụng, mô tả các dịch vụ được cung cấp và các thông tin liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 6 years after hết hạn. (MOAR 166-150-0005 (7))
Cập nhật Dịch vụ Hiện trường (DOH14-004) : Hồ sơ liên quan đến các buổi cập nhật chương trình và đào tạo do cơ quan cung cấp cho nhân viên. Có thể bao gồm mô tả buổi học, tài liệu lập kế hoạch, tài liệu hướng dẫn, đề cương và chương trình nghị sự buổi học, thư mời nhân viên, thay đổi biểu mẫu, thay đổi chương trình, hồ sơ đăng ký và tham dự buổi học, đánh giá buổi học và các hồ sơ quan trọng liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (OAR 166-150-0160 (24))
Hồ sơ Hội đồng Tư vấn Can thiệp Sớm Địa phương (DOH14-005) : Hồ sơ ghi lại các hoạt động của Hội đồng Tư vấn Can thiệp Sớm Địa phương. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, chương trình nghị sự, tài liệu đính kèm, nghị quyết, báo cáo của nhân viên, chỉ mục, bản sao biên bản cuộc họp của Hội đồng Can thiệp Sớm cấp tiểu bang, thư từ, tài liệu liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (15))
Bảng kê doanh thu và thanh toán Medicaid (DOH14-006) : Tài liệu ghi lại thông tin thu nhập và thanh toán liên quan đến các chuyến thăm quản lý ca bệnh. Thông tin bao gồm nguồn doanh thu, số tiền, ngày nhận, mô tả thanh toán, ngày thanh toán, tên và thông tin nhận dạng của khách hàng, và các thông tin liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (45 CFR 164.530(j), OAR 410-141-3180 (12))
Báo cáo chương trình (DOH14-007) : Báo cáo thống kê và tường thuật ghi lại các hoạt động, thành tựu và nghiên cứu của các chương trình dịch vụ hiện trường trên toàn quận. Báo cáo có thể có định dạng khác nhau nhưng nhìn chung bao gồm thông tin nhân khẩu học, thông tin dịch vụ, thông tin chương trình và tổ chức, thông tin về nhà thầu phụ và thông tin chương trình liên quan. Có thể bao gồm tài liệu và thư từ đính kèm.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn (MOAR 166-150-0005 (31))
Báo cáo về Hội chứng đột tử ở trẻ sơ sinh (SIDS) (DOH14-008) : Hồ sơ ghi chép về tỷ lệ mắc và lịch sử bệnh án của tất cả các trường hợp tử vong do SIDS tại Quận Multnomah. Hồ sơ bao gồm báo cáo thống kê, bản sao giấy chứng tử, báo cáo theo dõi, nhật ký bệnh án, thư từ và các hồ sơ liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0065 (2))
Hồ sơ nhà thầu chương trình dành cho cha mẹ tuổi teen (DOH14-009) : Tài liệu quản lý chương trình của các nhà thầu cung cấp dịch vụ cho cha mẹ tuổi teen. Đây là tiền thân của chương trình Connections. Hồ sơ bao gồm đánh giá, bản sao hợp đồng và các sửa đổi, ngân sách, đề xuất hợp đồng, báo cáo hàng quý, hóa đơn, yêu cầu đề xuất, thư từ và các hồ sơ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm (MOAR 166-150-0005 (7))
Lưu ý - Dịch vụ Sức khỏe Bà mẹ, Trẻ em và Gia đình trước đây được gọi là Dịch vụ Chăm sóc Trẻ nhỏ.