Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Registros de Capacitación del Programa de Trabajadores de Salud del Condado (DOH14-002) : Documentan el desarrollo de los programas de reclutamiento y capacitación para los trabajadores de salud comunitarios del condado. Los registros incluyen descripciones de puestos, planes de estudio, material de investigación, correspondencia y registros relacionados.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0160 (24))
Acuerdos de Centros Familiares (DOH14-003) : Documenta los acuerdos entre el Departamento de Salud y los centros familiares de Servicios de Desarrollo para Padres e Hijos. Los registros incluyen acuerdos, borradores y correspondencia relacionada. La información incluye el nombre del centro, las fechas de cobertura, la descripción de los servicios que se prestarán e información relacionada.
Retención: Conservar durante 6 years after del vencimiento. (MOAR 166-150-0005 (7))
Actualizaciones de Servicios de Campo (DOH14-004) : Registros relacionados con la actualización del programa y las sesiones de capacitación impartidas a los empleados por la agencia. Pueden incluir descripciones de las sesiones, documentación de planificación, material didáctico, esquemas y agendas de las sesiones, invitaciones al personal, cambios en los formularios, cambios en el programa, registros de inscripción y asistencia a las sesiones, evaluaciones de las sesiones y otros registros importantes relacionados.
Retención: Conservar durante 5 años. (OAR 166-150-0160 (24))
Registros del Consejo Asesor Local de Intervención Temprana (DOH14-005) : Registros que documentan las deliberaciones del Consejo Asesor Local de Intervención Temprana. Los registros pueden incluir actas, órdenes del día, anexos, resoluciones, informes del personal, índices, copias de las actas de las reuniones del Consejo Estatal de Intervención Temprana, correspondencia y documentación relacionada.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (15))
Estados de Ingresos y Facturación de Medicaid (DOH14-006) : Documenta la información de ingresos y pagos relacionados con las visitas de gestión de casos. La información incluye la fuente de ingresos, el monto, la fecha de recepción, la descripción de la facturación, la fecha de pago del monto, el nombre y los datos de identificación del cliente, e información relacionada.
Retención: Conservar durante 10 años. (45 CFR 164.530(j), OAR 410-141-3180 (12))
Informes de Programa (DOH14-007) : Informes estadísticos y narrativos que documentan las actividades, los logros y la investigación de los programas de servicios de campo a nivel de condado. El formato de los informes varía, pero generalmente incluye datos demográficos, información sobre los servicios, información programática y organizativa, información sobre subcontratistas e información relacionada con el programa. Pueden incluir documentación y correspondencia adjuntas.
Retención: Conservar permanentemente (MOAR 166-150-0005 (31))
Informes del Síndrome de Muerte Súbita del Lactante (SMSL) (DOH14-008) : Registros que documentan la incidencia y el historial clínico de todas las muertes por SMSL en el condado de Multnomah. Los registros incluyen informes estadísticos, copias de certificados de defunción, informes de seguimiento, registro de casos, correspondencia y otros registros relacionados.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0065 (2))
Registros de Contratistas del Programa para Padres Adolescentes (DOH14-009) : Documenta la administración del programa de los contratistas que prestan servicios a padres adolescentes. Este fue un precursor del programa Conexiones. Los registros incluyen evaluaciones, copias de contratos y modificaciones, presupuestos, propuestas de contrato, informes trimestrales, facturas, solicitudes de propuestas, correspondencia y registros relacionados.
Retención: Conservar 10 años (MOAR 166-150-0005 (7))
Nota: Salud Familiar Materno Infantil anteriormente se conocía como Servicios para la Primera Infancia.