Đặt câu hỏi về những điều bình thường. Đôi khi, chỉ cần như vậy thôi cũng đủ để tạo nên bước tiến lớn đầu tiên hướng tới một môi trường làm việc bền vững hơn. Đó là điều mà Phòng Công nghệ Thông tin (IT) thuộc Sở Tài sản Quận và Sở Y tế đã thể hiện trong nỗ lực gần đây nhằm cập nhật các quy trình gửi fax và in ấn.
Thay vì in ra hàng trăm yêu cầu hồ sơ y tế mà Sở Y tế nhận được mỗi ngày qua fax, bộ phận CNTT đã mở đường cho quy trình làm việc gần như hoàn toàn bằng kỹ thuật số; giảm thiểu tối đa việc in ấn.
“Về cơ bản, dự án này nhằm tạo ra khả năng kết nối để Epic, hệ thống hồ sơ y tế điện tử, có thể gửi hồ sơ y tế kỹ thuật số đến các tổ chức chăm sóc sức khỏe khác,” Dan Cole, Giám đốc Dự án CNTT của Quận Multnomah cho biết.
Quy trình làm việc kỹ thuật số này tiết kiệm được 2.000 tờ giấy mỗi tuần, tương đương lượng giấy của khoảng một cây mỗi tháng, hoặc 96.000 tờ giấy mỗi năm. Nói cách khác: “Một lượng giấy thực sự khổng lồ,” Dan nói, “và không chỉ là giấy, mà còn là mực in và tất cả các chi phí khác nữa.” Chưa kể đến những khoản tiết kiệm chi phí đáng kể từ giấy, mực in, và giảm chi phí bảo trì máy in mà Sở Y tế sẽ đạt được.
Thêm vào đó, có những hiệu ứng tích cực lan tỏa rõ rệt. Khi nhân viên chuyển sang quy trình làm việc mới, họ có xu hướng thay đổi các thói quen khác liên quan đến việc gửi fax và in ấn. “Có những cơ hội nhỏ khác mà mọi người trong quận bắt đầu nhận ra khi họ nhận thấy rằng, 'Này, hầu hết các tài liệu của tôi đã ở dạng kỹ thuật số rồi, và tôi không cần phải in và gửi fax chúng nữa'”, Dan nói.
Hóa ra, điều chỉnh hành vi là một trong những rào cản chính đối với việc thực hiện những thay đổi này. Trong nhiều trường hợp, công nghệ đã có sẵn, nhưng việc thiết kế lại toàn bộ quy trình làm việc rất khó khăn, đặc biệt là khi nó đã được áp dụng trong thời gian dài. Nhóm Epic đã mạnh dạn chuyển đổi sang kỹ thuật số. Dan nói, “Họ đã đón nhận công nghệ mới và thích nghi với nó… Đó là tấm gương mà họ đã tạo ra.”
Lĩnh vực CNTT cũng đang có bước tiến lớn: Hiện tại, họ đang trong quá trình nâng cấp tất cả máy fax của Quận để có thể nhận và gửi các tệp kỹ thuật số thay vì in từng tài liệu. Dan đã rất lạc quan. “Tôi nghĩ vẫn còn nhiều cơ hội mà chúng ta chưa khai thác hết,” anh nói.
Dan và bộ phận CNTT cũng đã nêu gương, thể hiện sự sẵn sàng áp dụng các hệ thống làm việc mới. Kết quả đạt được là gì? Quy trình làm việc hiệu quả hơn, tiết kiệm tài nguyên, giảm thiểu lãng phí và tiết kiệm chi phí. Tóm lại, lợi ích thu được là không thể phủ nhận.
Nhóm dự án bao gồm:
Từ Sở Tài sản Quận:
Dan Cole, Quản lý dự án CNTT
Jacquelynn Brown, Chuyên gia tư vấn kinh doanh CNTT cấp cao
Kurt Kole, Quản trị viên mạng cấp cao
Ken Davidson, Quản trị viên mạng cấp cao
Arnett Mix, Quản trị viên mạng cấp cao
Steven Funk-Tracy, Quản trị viên cơ sở dữ liệu cấp cao
DeWayne Gibson, Quản trị viên hệ thống cấp cao
Richard Atlansky, Quản trị viên hệ thống cấp cao
Tami Williams, Quản trị viên hệ thống cấp cao
Dan Gorton, Quản lý CNTT
Stan Johnson, Quản lý dự án CNTT
Rodney Chin, Quản lý CNTT
Từ Sở Y tế:
Jennifer McClure, Quản lý chương trình
Zita Borgen, Chuyên viên tư vấn quy trình kinh doanh
Nathan Thomas, Giám sát viên vận hành
Caterine Blomdahl, Giám đốc chương trình
Kerry Canfield, Trợ lý Văn phòng
Sandy Ortiz, Trợ lý Văn phòng
Karen Marsala, Kỹ thuật viên thông tin y tế
Esther Branum, Kỹ thuật viên Thông tin Y tế
Sarah Kaucic, Kỹ thuật viên Thông tin Y tế
Arlinda Dickson