Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ công nợ phải trả (ISD2-005): Hồ sơ ghi lại việc thanh toán các hóa đơn của bộ phận. Hồ sơ bao gồm hóa đơn, bản in kèm số chứng từ và các tài liệu hỗ trợ. Thông tin bao gồm số hóa đơn và số tiền, số biên nhận, số đơn đặt hàng, số chứng từ, chữ ký và ngày phê duyệt, và các thông tin liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (1))
Hồ sơ khoản phải thu (ISD2-006): Hồ sơ ghi chép doanh thu mà bộ phận được hưởng. Cũng ghi chép việc lập hóa đơn và thu tiền. Có thể bao gồm báo cáo, biên lai, hóa đơn, quyết toán, nhật ký, danh sách, tóm tắt, bảng sao kê và các hồ sơ tương tự. Thông tin thường bao gồm số tiền nhận được, số hóa đơn, tên, số tài khoản, số dư tài khoản, điều chỉnh và các dữ liệu tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 years after thu thập hoặc được coi là không thể thu thập được. (MOAR 166-150-0110 (2))
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (ISD2-012): Hồ sơ ghi chép việc chuẩn bị các yêu cầu ngân sách của bộ phận trình lên văn phòng ngân sách của phòng ban. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0005 (8))
Hồ sơ quản lý hợp đồng (ISD2-008): Ghi chép việc quản lý các hoạt động và thanh toán của nhà thầu cho tất cả các hợp đồng của ISD. Hồ sơ bao gồm báo cáo chi phí, bản sao chứng từ thanh toán (bao gồm cả biên nhận thanh toán và hóa đơn), phê duyệt hợp đồng, sửa đổi hợp đồng, danh sách kiểm tra xem xét hợp đồng, màn hình nhập dữ liệu, biểu mẫu chuyển tiếp hợp đồng, bản sao hợp đồng, giấy chứng nhận bảo hiểm, thông tin nhà thầu (phá sản, kiện tụng, v.v.) và thư từ liên quan. Cũng bao gồm hồ sơ đấu thầu, như bản sao hồ sơ dự thầu, hồ sơ sơ tuyển, miễn trừ và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0005 (7))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Hồ sơ truy cập trung tâm dữ liệu (ISD2-014): Tài liệu ghi lại việc truy cập vào các trung tâm dữ liệu của quận. Hồ sơ bao gồm tên cá nhân, thời gian và ngày tháng truy cập và rời đi.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0005 (11a), 0125(3))
Ghi sổ kế toán (ISD2-007): Dùng để ghi nhận các khoản thanh toán hành chính và sửa lỗi mã hóa trên phiếu thanh toán. Hiển thị ngày, thông tin mã hóa tài khoản ban đầu, thông tin mã hóa tài khoản chính xác, ghi chú và chữ viết tắt của kế toán.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (23))
Hồ sơ chi tiêu vặt (ISD2-011): Tài liệu xác thực các khoản mua sắm bằng tiền chi tiêu vặt và yêu cầu hoàn trả từ bộ phận cho quỹ tiền chi tiêu vặt. Hồ sơ bao gồm biên lai, bảng sao kê giao dịch, mẫu phiếu chi tiêu vặt và bản ghi nhớ yêu cầu thanh toán.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (20))
Báo cáo phí xử lý (ISD2-002(a) và ISD2-002(b)): Tài liệu này trình bày chi tiết các khoản phí xử lý và/hoặc lập trình máy tính do Phòng Dịch vụ Thông tin cung cấp cho các phòng ban và chương trình khác. Nó được sử dụng như một sổ cái chi tiết để hỗ trợ sổ cái chung. Báo cáo hiển thị mô tả công việc, tên phòng ban/chương trình, ngày tính phí, mức phí, tổng cộng hàng tháng và tổng cộng từ đầu năm đến nay.
Lưu trữ: ISD2-002(a) Bản sao giấy: lưu trữ khi cần thiết; ISD2-002(b) Bản sao vi phim: lưu trữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (23))
Thỏa thuận cấp phép phần mềm (ISD2-009): Hồ sơ ghi lại việc sử dụng phần mềm trong hệ thống thông tin để đảm bảo các gói phần mềm của tổ chức tương thích, các điều khoản về giấy phép và bản quyền được tuân thủ và các bản nâng cấp được thực hiện kịp thời. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở hồ sơ mua phần mềm, danh mục phần mềm, giấy phép phần mềm, giấy phép sử dụng tại chỗ và thư từ liên lạc.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 years after phần mềm bị loại bỏ hoặc nâng cấp. (MOAR 166-150-0125 (11))
Bảng chấm công (ISD2-001): Hồ sơ ghi chép số giờ làm việc, số giờ nghỉ phép tích lũy và số giờ nghỉ phép đã sử dụng của nhân viên cơ quan. Thông tin thường bao gồm tên và mã số nhân viên, số giờ làm việc, loại và số giờ nghỉ phép đã sử dụng, tổng số giờ, ngày tháng và các dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0155 (3))
Hồ sơ chi phí đi lại (ISD2-010): Hồ sơ ghi chép các yêu cầu, phê duyệt, hoàn trả và các hoạt động khác liên quan đến việc đi lại của nhân viên. Bao gồm đơn xin đi lại và đào tạo, yêu cầu tạm ứng thanh toán, biên lai chi phí, hoàn trả tiền xăng xe, bảng tính phụ cấp hàng ngày, bảng tính chuyến đi, thư từ liên quan và các hồ sơ liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (24))