Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Registros de Cuentas por Pagar (ISD2-005): Registros que documentan el pago de las facturas de la división. Los registros incluyen facturas, impresiones con el número de documento y documentación de respaldo. La información incluye el número e importe de la factura, el número del recibo, el número de la orden de compra, el número del documento, la firma y fecha de aprobación, e información relacionada.
Retención: Conservar por 5 años. (MOAR 166-150-0110 (1))
Registros de Cuentas por Cobrar (ISD2-006): Registros que documentan los ingresos adeudados a la división. También documentan la facturación y el cobro de fondos. Pueden incluir informes, recibos, facturas, adjudicaciones, registros, listas, resúmenes, estados de cuenta y registros similares. La información suele incluir el importe del recibo, el número de factura, el nombre, el número de cuenta, el saldo de la cuenta, los ajustes y datos similares.
Retención: Conservar durante 5 years after su cobro o su incobrable. (MOAR 166-150-0110 (2))
Registros de Preparación Presupuestaria (ISD2-012): Registros que documentan la preparación de las solicitudes presupuestarias de división presentadas a la oficina de presupuesto del departamento. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación de fondos, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de pronóstico financiero y registros similares.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0005 (8))
Registros de Administración de Contratos (ISD2-008): Documenta la gestión de las actividades y pagos de los contratistas para todos los contratos de ISD. Los registros incluyen informes de gastos, copias de comprobantes de pago (incluyendo memorandos de pago y facturas), aprobaciones de contratos, modificaciones de contratos, listas de verificación para la revisión de contratos, pantallas de ingreso de datos, formulario de enrutamiento de contratos, copias de contratos, certificados de seguro, información del contratista (quiebras, demandas, etc.) y correspondencia relacionada. También incluye registros de licitaciones, como copias de ofertas, precalificación, exenciones y registros similares.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0005 (7))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Registros de Acceso al Centro de Datos (ISD2-014): Documentan el acceso a los centros de datos del condado. Los registros indican el nombre de la persona, así como la hora y fecha de acceso y salida.
Retención: Conservar por 3 años. (MOAR 166-150-0005 (11a), 0125(3))
Asientos de diario (ISD2-007): Se utilizan para registrar pagos administrativos y corregir errores de codificación en los comprobantes de pago. Muestran la fecha, la información original de codificación de la cuenta, la información correcta de codificación de la cuenta, las observaciones y las iniciales del contador.
Retención: Conservar por 5 años. (MOAR 166-150-0110 (23))
Registros de Caja Chica (ISD2-011): Documentos que autentican las compras de caja chica y solicitan el reembolso al departamento correspondiente. Los registros incluyen recibos, estados de cuenta, formularios de caja chica y memorandos de solicitud de pago.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0110 (20))
Informe de Cargos por Procesamiento (ISD2-002(a) e ISD2-002(b)): Los documentos de la serie detallan los cargos por procesamiento informático y/o programación proporcionados por la División de Servicios de Información a otros departamentos y programas. Se utiliza como un registro detallado para complementar el libro mayor. El informe muestra la descripción del puesto, el nombre del departamento/programa, la fecha de los cargos, las tarifas cobradas, el total mensual y los totales acumulados del año.
Retención: ISD2-002(a) Copia impresa: conservar según sea necesario; ISD2-002(b) Copia en microficha: conservar durante 5 años. (MOAR 166-150-0110 (23))
Acuerdos de Licencia de Software (ISD2-009): Los registros documentan el uso del software en los sistemas de información para garantizar la compatibilidad de los paquetes de software de la institución, el cumplimiento de las disposiciones de licencia y derechos de autor, y la obtención oportuna de las actualizaciones. Los registros pueden incluir, entre otros, registros de compra de software, inventarios de software, licencias de software, licencias de sitio y correspondencia.
Retención: Conservar durante 2 years after la eliminación o actualización del software. (MOAR 166-150-0125 (11))
Registros de Tiempo (ISD2-001): Registros que documentan las horas trabajadas, las horas de licencia acumuladas y las horas de licencia tomadas por los empleados de la agencia. La información suele incluir el nombre y número del empleado, las horas trabajadas, el tipo y número de horas de licencia tomadas, el total de horas, las fechas y otros datos relacionados.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0155 (3))
Registros de Gastos de Viaje (ISD2-010): Registros que documentan solicitudes, autorizaciones, reembolsos y otras acciones relacionadas con los viajes de los empleados. Incluye solicitudes de viajes y capacitación, solicitudes de anticipo de pago, recibos de gastos, reembolsos de kilometraje, hojas de cálculo de viáticos, hojas de cálculo de viajes, correspondencia relacionada y registros relacionados.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0110 (24))