Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Khảo sát sự hài lòng của khách hàng (DOH18-001) : Tài liệu khảo sát được yêu cầu theo quy định của Chương trình Tài trợ Chăm sóc HIV (Chương trình Tài trợ Ryan White Tiêu đề I và II). Kinh phí cho chương trình này được cung cấp bởi Cục HIV/AIDS liên bang (DHHS). Khảo sát này cho biết mức độ hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ của nhà thầu. Bao gồm các khảo sát gốc và báo cáo tóm tắt cho mỗi nhà thầu cung cấp dịch vụ. Thông tin khảo sát bao gồm thông tin về nhà thầu, mô tả các dịch vụ được cung cấp, số lượng người được phục vụ và phân tích chi tiết các phản hồi của khách hàng.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ trong 3 năm. (45 CFR 74.20)
Hồ sơ quản lý hợp đồng (DOH18-002) : Ghi chép việc quản lý các hoạt động và thanh toán của nhà thầu đối với tất cả các hợp đồng liên quan đến việc quản lý khoản tài trợ Ryan White. Hồ sơ có thể bao gồm báo cáo, bản sao chứng từ thanh toán (bao gồm cả biên nhận thanh toán và hóa đơn), phê duyệt hợp đồng, sửa đổi hợp đồng, danh sách kiểm tra xem xét hợp đồng, màn hình nhập dữ liệu, biểu mẫu chuyển tiếp hợp đồng, bản sao hợp đồng, giấy chứng nhận bảo hiểm, thông tin nhà thầu (phá sản, kiện tụng, v.v.) và thư từ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0005 (7))
Hồ sơ Hội đồng hoạch định dịch vụ HIV (DOH18-004) : Hồ sơ ghi lại các hoạt động của hội đồng. Hội đồng này được yêu cầu theo quy định của Chương trình tài trợ Ryan White và chịu trách nhiệm thiết lập các ưu tiên và số tiền tài trợ cho mỗi dịch vụ được hỗ trợ bởi chương trình. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, chương trình nghị sự, tài liệu đính kèm, nghị quyết, báo cáo của nhân viên, chỉ mục, bản ghi âm, biên bản và báo cáo của ủy ban, và các thư từ và bản ghi nhớ quan trọng.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (15))
Khảo sát đánh giá nhu cầu (DOH18-005) : Được Hội đồng lập kế hoạch dịch vụ HIV sử dụng để xác định các dịch vụ cần thiết cho người được khảo sát. Tài liệu khảo sát được cung cấp bằng cả tiếng Anh và tiếng Tây Ban Nha. Hồ sơ bao gồm tài liệu khảo sát gốc và tóm tắt kết quả khảo sát. Thông tin bao gồm các dịch vụ y tế cần thiết, dịch vụ sức khỏe tâm thần cần thiết, dịch vụ hỗ trợ, thông tin nhân khẩu học về người trả lời và nhận xét.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ trong 3 năm. (45 CFR 74.20)
Hồ sơ Chương trình Hỗ trợ Chăm sóc HIV Tiêu đề I và II (Chương trình Hỗ trợ Ryan White) (DOH18-006) : Hồ sơ ghi lại các bước quan trọng liên quan đến việc xin cấp và quản lý chương trình hỗ trợ Ryan White của quận. Chương trình này nhằm mục đích cấp kinh phí khẩn cấp cho các khu vực bị ảnh hưởng nặng nề bởi dịch HIV/AIDS và cung cấp các dịch vụ chăm sóc sức khỏe và hỗ trợ cho người nhiễm HIV/AIDS. Hồ sơ bao gồm đơn xin cấp kinh phí ban đầu, các bản sửa đổi, báo cáo tài chính và tiến độ, ngân sách, báo cáo cuối cùng, tài liệu tham khảo, thư từ và các hồ sơ liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0110 (17))