Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Encuestas de Satisfacción del Cliente (DOH18-001) : Documenta la encuesta requerida por las disposiciones de la Subvención para la Atención del VIH (Subvención Ryan White Títulos I y II). Esta subvención es financiada por la Oficina Federal de VIH/SIDA (DHHS). La encuesta indica la satisfacción del cliente con los servicios del contratista. Incluye encuestas originales e informes resumidos de cada contratista que presta servicios. La encuesta incluye información sobre el contratista, una descripción de los servicios prestados, el número de personas atendidas y un desglose de las respuestas de los clientes.
Retención: Conservar durante 3 años. (45 CFR 74.20)
Registros de Administración de Contratos (DOH18-002) : Documenta la gestión de las actividades y pagos de los contratistas para todos los contratos relacionados con la administración de la Subvención Ryan White. Los registros pueden incluir informes, copias de comprobantes de pago (incluyendo memorandos de pago y facturas), aprobaciones de contratos, modificaciones de contratos, listas de verificación para la revisión de contratos, pantallas de ingreso de datos, formulario de enrutamiento de contratos, copias de contratos, certificados de seguro, información de contratistas (quiebras, demandas, etc.) y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0005 (7))
Registros del Consejo de Planificación de Servicios para el VIH (DOH18-004) : Registros que documentan las deliberaciones del consejo. El consejo, según lo exige la Subvención Ryan White, es responsable de establecer las prioridades y los montos de financiación para cada servicio financiado por la subvención. Los registros pueden incluir actas, órdenes del día, anexos, resoluciones, informes del personal, índices, grabaciones, actas e informes de comités, y correspondencia y memorandos importantes.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (15))
Encuesta de Evaluación de Necesidades (DOH18-005) : Utilizada por el Consejo de Planificación de Servicios para el VIH para determinar los servicios que necesitan los clientes. Los documentos de la encuesta se proporcionan tanto en inglés como en español. Los registros incluyen los documentos originales de la encuesta y un resumen de sus resultados. La información incluye los servicios de salud necesarios, los servicios de salud mental necesarios, los servicios de apoyo, la información demográfica del encuestado y sus comentarios.
Retención: Conservar durante 3 años. (45 CFR 74.20)
Registros de la Subvención para la Atención del VIH (Subvención Ryan White) de los Títulos I y II (DOH18-006) : Registros que documentan los pasos importantes relacionados con la solicitud y la administración de la subvención Ryan White del condado. Esta subvención se establece para autorizar fondos de emergencia a zonas desproporcionadamente afectadas por la epidemia del VIH/SIDA y para brindar servicios de salud y apoyo a las personas con VIH/SIDA. Los registros incluyen solicitudes originales, enmiendas, informes financieros y de progreso, presupuestos, informes finales, material de referencia, correspondencia y registros relacionados.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0110 (17))