Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ Dự án Cải thiện Hiệu quả Năng lượng Từng Khu Phố (OSCP3-004) : Tài liệu ghi lại các dịch vụ được cung cấp cho khách hàng thu nhập thấp tham gia các chương trình cải thiện hiệu quả năng lượng do Thành phố Portland tài trợ. Chương trình được thành phố tài trợ và quận quản lý. Hồ sơ bao gồm trang bìa, tóm tắt nguồn tài trợ dự án, lệnh làm việc, hóa đơn nhà thầu, ảnh chụp, đơn xin tín dụng, báo cáo kiểm tra, xác nhận tuân thủ quy định của khách hàng, bản vẽ công trình, bảng dữ liệu hoàn tiền, kiểm toán năng lượng, thư từ và các hồ sơ liên quan khác.
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ trong 5 năm. (2003-0038/017)
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Đơn xin trợ cấp năng lượng (OSCP3-002) : Tài liệu chứng minh các khoản trợ cấp thu nhập được cung cấp cho người có thu nhập thấp để thanh toán chi phí tiện ích. Bao gồm các đơn xin theo Chương trình Trợ cấp Năng lượng cho Người có Thu nhập Thấp (LIEAP) và Chương trình Trợ cấp Năng lượng Oregon (OEAP). Đơn xin phải thể hiện tên người nộp đơn, số an sinh xã hội, địa chỉ, tên công ty cung cấp tiện ích và số tài khoản, tên các thành viên gia đình và thu nhập, tình trạng nhà ở, xác minh thu nhập, loại chương trình, số tiền đã trả cho mỗi công ty tiện ích, chữ ký ủy quyền và các thông tin liên quan khác.
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ trong 5 năm. (2003-0038/015)
Hồ sơ Dự án Sửa chữa Rò rỉ Nâng cao (OSCP3-005) : Hồ sơ ghi lại các dự án được Thành phố Portland tài trợ để giúp khách hàng sửa chữa các sự cố nhỏ về hệ thống ống nước bên trong nhà và các sự cố lớn về hệ thống ống nước dưới nhà. Quận Multnomah điều phối quy trình đăng ký chương trình sửa chữa rò rỉ nâng cao. Hồ sơ bao gồm lệnh làm việc, hóa đơn của nhà thầu, ảnh chụp, đơn xin tín dụng, báo cáo kiểm tra, bản vẽ công việc, bảng dữ liệu hoàn tiền, thư từ và các hồ sơ liên quan khác.
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ trong 5 năm. (2003-0038/017)
Hồ sơ Chương trình Hỗ trợ Năng lượng Nhà ở (REACH) (OSCP3-003) : Tài liệu chương trình cung cấp quản lý hồ sơ, hỗ trợ năng lượng và giúp cải thiện khả năng cách nhiệt cho khách hàng hộ gia đình có thu nhập thấp. Hồ sơ bao gồm trang thông tin ban đầu, tóm tắt nguồn tài trợ dự án, lệnh làm việc, hóa đơn nhà thầu, ảnh chụp, đơn xin tín dụng, báo cáo kiểm tra, hồ sơ giáo dục kỹ năng sống và năng lượng, xác nhận tuân thủ quy định của khách hàng, bản vẽ công trình, bảng dữ liệu hoàn tiền, kiểm toán năng lượng, thư từ và các hồ sơ liên quan khác.
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ trong 5 năm. (2003-0038/016)
Hồ sơ Dự án Cải thiện Hiệu quả Năng lượng Nhà ở (OSCP3-001) : Tài liệu ghi lại các dịch vụ được cung cấp cho khách hàng thu nhập thấp tham gia các chương trình cải thiện hiệu quả năng lượng nhà ở do tiểu bang và liên bang tài trợ cấp quận, bao gồm điều kiện tham gia của khách hàng, công việc đã thực hiện và hoàn thành dự án. Hồ sơ bao gồm trang thông tin ban đầu, tóm tắt nguồn tài trợ dự án, lệnh làm việc, hóa đơn của nhà thầu, ảnh chụp, đơn xin tín dụng, báo cáo kiểm tra, xác nhận tuân thủ quy định của khách hàng, bản vẽ công trình, bảng dữ liệu hoàn tiền, kiểm toán năng lượng, thư từ và các hồ sơ liên quan khác.
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ 10 năm. (2003-0038/014)