Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Registros del Proyecto de Climatización Bloque por Bloque (OSCP3-004) : Documenta los servicios prestados a clientes de bajos ingresos de los programas de climatización del condado financiados por la Ciudad de Portland. El programa es financiado por la ciudad y administrado por el condado. Los registros incluyen la portada, el resumen de la financiación del proyecto, las órdenes de trabajo, las facturas de los contratistas, las fotografías, la solicitud de crédito, los informes de inspección, el acuse de recibo de la normativa del cliente, los planos de obra, las hojas de datos de reembolsos, las auditorías energéticas, la correspondencia y los registros relacionados.
Retención: Conservar 5 años. (2003-0038/017)
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Solicitudes del Programa de Asistencia Energética (OSCP3-002) : Documentan los subsidios de ingresos otorgados a solicitantes de bajos ingresos para el pago de servicios públicos. Incluye solicitudes del Programa de Asistencia Energética para Personas de Bajos Ingresos (LIEAP) y del Programa de Asistencia Energética de Oregón (OEAP). Las solicitudes incluyen el nombre del solicitante, su número de seguro social, su dirección, las compañías de servicios públicos y sus números de cuenta, los nombres de los familiares y sus ingresos, la situación de la vivienda, la verificación de ingresos, el tipo de programa, el monto pagado a cada servicio público, las firmas de autorización e información relacionada.
Retención: Conservar 5 años. (2003-0038/015)
Registros de Proyectos de Reparación de Fugas (OSCP3-005) : Estos registros documentan proyectos financiados por la Ciudad de Portland para ayudar a los clientes con reparaciones menores de plomería dentro de sus hogares y reparaciones mayores de plomería debajo de sus casas. El Condado de Multnomah coordina el proceso de solicitud para el programa de reparación de fugas. Los registros incluyen órdenes de trabajo, facturas de contratistas, fotografías, solicitudes de crédito, informes de inspección, planos de obra, hojas de datos de reembolsos, correspondencia y otros documentos relacionados.
Retención: Conservar 5 años. (2003-0038/017)
Registros del Desafío de Asistencia Energética Residencial (REACH) (OSCP3-003) : Documenta el programa para brindar gestión de casos, asistencia energética y ayuda de climatización a clientes residenciales de bajos ingresos. Los registros incluyen la portada, el resumen de la financiación del proyecto, órdenes de trabajo, facturas de contratistas, fotografías, solicitudes de crédito, informes de inspección, registros de habilidades para la vida y educación energética, acuse de recibo de la normativa del cliente, planos de obra, hojas de datos de reembolsos, auditorías energéticas, correspondencia y registros relacionados.
Retención: Conservar 5 años. (2003-0038/016)
Registros de Proyectos de Climatización (OSCP3-001) : Documenta los servicios prestados a clientes de bajos ingresos de programas de climatización de condados financiados con fondos estatales y federales, incluyendo la elegibilidad del cliente, el trabajo realizado y la finalización del proyecto. Los registros incluyen la portada, el resumen de la financiación del proyecto, las órdenes de trabajo, las facturas de los contratistas, las fotografías, la solicitud de crédito, los informes de inspección, el acuse de recibo de la normativa del cliente, los planos de obra, las hojas de datos de reembolsos, las auditorías energéticas, la correspondencia y los registros relacionados.
Retención: Conservar 10 años. (2003-0038/014)