Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ quảng cáo (AC2-024): Loại hồ sơ này được sử dụng để chuẩn bị và sản xuất các tài liệu quảng cáo, cũng như để ghi chép lại các chương trình khuyến mãi, chiến dịch quảng cáo và các hoạt động quan hệ công chúng liên quan đến dịch vụ động vật và trung tâm cứu hộ động vật. Hồ sơ có thể bao gồm chương trình và lịch trình sự kiện, thẻ ra vào, bản tin, bài báo, bản dán, bản vẽ, bản sao quảng cáo, áp phích, tờ rơi, tài liệu quảng cáo và thư từ.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0005 (3))) Đang chờ cập nhật
Phiếu Gây mê/Phẫu thuật (AC2-025): Phiếu này được điền cho tất cả các động vật được gây mê và khi thực hiện thủ thuật phẫu thuật (như triệt sản hoặc thiến). Phiếu này mô tả bác sĩ thú y và kỹ thuật viên thú y có mặt, tình trạng sức khỏe của động vật, thuốc gây mê đã sử dụng, thông tin theo dõi và ca phẫu thuật đã thực hiện.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0135 (3)) Đang chờ cập nhật
Hồ sơ nhận nuôi động vật (AC2-001): Tài liệu ghi lại việc nhận nuôi động vật từ trung tâm cứu hộ động vật của bộ phận. Hồ sơ bao gồm bản sao giấy phép, biên lai giấy phép nhận nuôi thú cưng, bản sao giấy khám sức khỏe, mẫu hồ sơ động vật, đơn xin nhận nuôi, thỏa thuận nhận nuôi và tờ thông tin nhận nuôi.
Thời gian lưu trữ: Lưu trữ trong 2 năm. (2007-0016/002) Đang chờ cập nhật
Bảng kiểm kê động vật (AC2-020): Ghi chép thông tin về các động vật được nuôi giữ trong trại cứu hộ. Được sử dụng để theo dõi từng con vật hàng ngày. Bảng kiểm kê thể hiện số hiệu, giống, vị trí và ghi chú về tình trạng xử lý của động vật.
Thời gian lưu trữ: Lưu trữ trong 2 năm. (2007-0016/005) Đang chờ cập nhật
Hồ sơ cấp phép động vật (AC2-008): Tài liệu ghi lại việc cấp phép cho chó và mèo bởi bộ phận quản lý. Bao gồm giấy phép ban đầu và gia hạn. Hồ sơ được lưu giữ dưới dạng vi phim (1976-1997), giấy (1994-nay) và trực tuyến (1998-nay). Cũng bao gồm chương trình cấp phép trực tuyến miễn phí. Thông tin bao gồm số giấy phép, tên và địa chỉ chủ sở hữu, tên và mô tả vật nuôi, phí đã trả và ngày gia hạn.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0135 (3)) Đang chờ cập nhật
Hồ sơ điều trị động vật (AC2-023): Hồ sơ ghi chép việc điều trị thú y cho các động vật đang được Cơ quan Kiểm soát Động vật quản lý. Hầu hết các hồ sơ được lưu giữ trong hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử của bộ phận, nhưng phim chụp X-quang và báo cáo xét nghiệm được lưu giữ riêng biệt. Hồ sơ bao gồm thông tin nhận dạng động vật, mô tả điều trị, ngày tháng và các thông tin liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (OAR 875-015-0030 (1)) Đang chờ cập nhật
Hồ sơ giao dịch ngân hàng (AC2-003): Hồ sơ ghi chép tình trạng hiện tại và hoạt động giao dịch của quỹ cơ quan được giữ tại ngân hàng. Có thể bao gồm sao kê tài khoản, phiếu gửi và rút tiền, séc và các hồ sơ liên quan. Thông tin bao gồm số ngân hàng và số tài khoản, ngày giao dịch, số dư đầu kỳ, số tiền séc hoặc tiền gửi, số chứng từ, điều chỉnh, mô tả giao dịch, số dư cuối kỳ và dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0210 (2)) Đang chờ cập nhật
Thông báo cảnh báo kiểm tra (AC2-009): Tài liệu ghi lại hoạt động kiểm tra khu vực đối với động vật không có giấy phép và gửi cảnh báo 30 ngày cho chủ sở hữu. Hoạt động này đã bị ngừng. Thông báo hiển thị tên và địa chỉ của chủ sở hữu, mô tả vật nuôi, ngày cảnh báo, tên của viên chức và ngày vật nuôi cần có giấy phép để tránh bị phạt.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 1 năm. (2007-0016/003) Đang chờ cập nhật
Hồ sơ khảo sát (AC2-013): Tài liệu ghi lại kế hoạch khảo sát tại Quận Multnomah để xác định vật nuôi không có giấy phép và tiến hành cấp giấy phép hoặc phạt chủ sở hữu vật nuôi. Việc khảo sát được thực hiện hàng năm cho đến năm 1997 và có thể sẽ được tiếp tục lại. Hồ sơ bao gồm bản đồ các khu vực cần khảo sát, báo cáo, danh sách nhân viên, kế hoạch công việc cho các dự án khảo sát, bảng tính khảo sát, thông tin thống kê, thư từ và các tài liệu liên quan.
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ 10 năm. (2007-0016/004) Đang chờ cập nhật
Sổ theo dõi thuốc kiểm soát (AC2-026): Hồ sơ này ghi chép tất cả các loại thuốc kiểm soát đã nhận và việc sử dụng chúng trên từng con vật tại cơ sở.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0135 (3)) Đang chờ cập nhật
Hồ sơ quyên góp (AC2-012): Ghi chép các khoản quyên góp hiện vật và tiền bạc cho trung tâm kiểm soát động vật. Các khoản quyên góp bao gồm tiền mặt, đồ chơi, thức ăn, cát vệ sinh và các hàng hóa khác. Hồ sơ bao gồm bản sao biên lai, tờ rơi, thư từ và các tài liệu hỗ trợ khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (15)) Đang chờ cập nhật
Hồ sơ cấp phép cơ sở (AC2-010): Tài liệu ghi nhận các cơ sở được bộ phận ủy quyền cấp phép nuôi thú cưng. Bao gồm giấy phép cơ sở, gia hạn và thư từ liên quan. Thông tin bao gồm tên và địa chỉ cơ sở, ngày cấp phép, ngày gia hạn, người liên hệ và phí đã thanh toán.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 years after giấy phép hết hạn, bị thu hồi hoặc bị từ chối. (MOAR 166-150-0005 (24)) Đang chờ cập nhật
Báo cáo động vật thất lạc (AC2-007): Ghi chép về các động vật được cá nhân hoặc đơn vị tìm thấy. Báo cáo bao gồm mô tả về động vật, ngày tìm thấy, địa điểm tìm thấy, vị trí của động vật, và tên, địa chỉ của người/tổ chức đang giữ động vật.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0135 (3b)) Đang chờ cập nhật
Hồ sơ tạm giữ (AC2-002): Ghi chép tất cả các động vật được đưa đến bộ phận. Hồ sơ bao gồm biên nhận tiếp nhận động vật từ hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử của bộ phận Kiểm soát Động vật và mẫu phiếu ghi nhận động vật.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0135 (3)) Đang chờ cập nhật
Sổ ghi chép thẻ giấy phép (AC2-011): Ghi lại các thẻ giấy phép đã cấp. Hiển thị số giấy phép đã cấp, ngày cấp, người nhận thẻ và người cấp thẻ.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 years after hết hạn. (MOAR 166-150-0135 (3a)) Đang chờ cập nhật
Báo cáo động vật thất lạc (AC2-006): Tài liệu ghi nhận chó và mèo được báo cáo thất lạc tại trạm cứu hộ của bộ phận. Báo cáo bao gồm mô tả về động vật, ngày thất lạc, địa điểm thất lạc, tên và địa chỉ của chủ sở hữu.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0135 (3b)) Đang chờ cập nhật
Biên lai cấp phép qua đường bưu điện (AC2-004): Tài liệu ghi nhận số tiền nhận được từ người dân cho việc thanh toán phí cấp phép nuôi thú cưng và đã được gửi vào tài khoản của bộ phận. Hồ sơ bao gồm biên lai cấp phép, phiếu gửi tiền, phiếu thu ngân quỹ và băng ghi kế toán.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (2)) Đang chờ cập nhật
Hồ sơ mua hàng (AC2-018): Hồ sơ ghi chép các đơn đặt hàng, ủy quyền và bằng chứng nhận hàng hóa và dịch vụ mà cơ quan đã mua. Bao gồm đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng, ủy quyền mua hàng, yêu cầu mua hàng, lệnh phát hành hợp đồng, thông số kỹ thuật vật liệu và chi phí, đơn đặt hàng kho trung tâm hoặc in ấn, đơn đặt hàng dịch vụ điện thoại và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (20)) Đang chờ cập nhật
Hồ sơ cấp phép trại cứu hộ (AC2-017): Tài liệu chứng minh các giấy phép mà trại cứu hộ và nhân viên của trại nắm giữ, cho phép sử dụng natri pentobarbital để an tử động vật. Hồ sơ bao gồm giấy phép hoạt động hàng năm của cơ sở (do Hội đồng Kiểm tra Y tế Thú y cấp theo OAR 875-020-0040 ), giấy phép sử dụng chất gây nghiện (do Hội đồng Dược phẩm cấp theo OAR 855-080-0031 ) và giấy phép Kỹ thuật viên An tử được Chứng nhận (do Hội đồng Kiểm tra Y tế Thú y cấp theo OAR 875-020-0020 ).
Lưu giữ: Lưu giữ 3 years after hết hạn. (MOAR 166-150-0005 (24)) Đang chờ cập nhật
Hồ sơ đặt hàng Sodium Pentobarbital (AC2-016): Tài liệu ghi lại việc bộ phận này đặt hàng sodium pentobarbital để an tử động vật. Hồ sơ bao gồm đơn đặt hàng chất kiểm soát từ Bộ Tư pháp Hoa Kỳ, bản sao đơn đặt hàng chất kiểm soát, biên lai đặt hàng, thư từ và thông tin liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (OAR 855-080-0100 (1b)) Đang chờ cập nhật
Hồ sơ sử dụng Sodium Pentobarbital (AC2-014): Tài liệu ghi chép về các động vật được gây chết nhân đạo bởi bộ phận và lượng sodium pentobarbital đã sử dụng. Các hồ sơ này được lưu giữ để đáp ứng các yêu cầu của OAR 855-080-0100 . Hồ sơ bao gồm tóm tắt việc sử dụng pentobarbital hàng tuần, nhật ký kiểm kê pentobarbital và nhật ký hoạt động gây chết nhân đạo hàng ngày. Thông tin bao gồm lượng pentobarbital ban đầu và cuối cùng, đối chiếu thuốc hàng tháng, số chuồng, số hiệu chuồng tạm giữ, ngày tạm giữ, loài, cân nặng, lượng thuốc đã sử dụng, số chai, chữ viết tắt của người cấp phát và chữ viết tắt của người chứng kiến.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (OAR 855-080-0100 (1b)) Đang chờ cập nhật
Sổ ghi giấy phép người bán (AC2-005): Tài liệu ghi chép các giấy phép đã cấp và phí thu được bởi các bác sĩ thú y, cửa hàng thú cưng, người chăn nuôi và các nhà cung cấp khác. Sổ ghi chép hiển thị tên người bán, tên người được cấp phép, phí thu được và tổng số tiền đã nộp.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (2)) Đang chờ cập nhật
Mẫu phiếu ghi nhận động vật chết của bác sĩ thú y (AC2-022): Phiếu này ghi chép việc chuyển giao động vật chết đến trạm kiểm soát động vật để hỏa táng. Phiếu được sử dụng để theo dõi trọng lượng động vật nhằm đảm bảo tuân thủ các yêu cầu về không khí sạch và để lập hóa đơn cho bác sĩ thú y về dịch vụ hỏa táng. Phiếu ghi bao gồm ngày chuyển giao, tên và địa chỉ bác sĩ thú y, trọng lượng động vật và các thông tin liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (2)) Đang chờ cập nhật
Hồ sơ Chương trình Tình nguyện (AC2-021): Hồ sơ ghi chép các hoạt động và công tác quản lý các chương trình tình nguyện và các tình nguyện viên trong bộ phận. Có thể bao gồm thống kê giờ làm tình nguyện, hồ sơ quảng bá chương trình tình nguyện, tài liệu đào tạo, thông tin về yêu cầu bảo hiểm và các hồ sơ liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-160(25)) Đang chờ cập nhật
Hồ sơ nhân viên tình nguyện (AC2-019): Hồ sơ ghi chép các hoạt động và công tác quản lý của các tình nguyện viên tại nhà tạm trú. Hồ sơ bao gồm sổ điểm danh tình nguyện viên, đơn xin việc tình nguyện, tổng số giờ làm việc, kiểm tra lý lịch, báo cáo tai nạn và tài liệu hướng dẫn và đào tạo. Bao gồm cả những tình nguyện viên được chấp nhận và bị từ chối đơn xin việc.
Giữ lại: Giữ lại 3 years after tình nguyện viên thôi việc. (MOAR 166-150-160(26)) Đang chờ cập nhật
DÒNG SẢN PHẨM LỖI THỜI
Hồ sơ vận hành lò thiêu (AC2-015): Tài liệu ghi chép hoạt động của lò thiêu tại trại cứu hộ động vật theo quy định của OAR 340-230-200 đến 230. Lò thiêu được sử dụng để xử lý động vật bị an tử tại trại và động vật chết được nhân viên dịch vụ hiện trường thu gom. Hồ sơ bao gồm nhật ký hàng tuần và biểu đồ nhiệt độ liên tục. Thông tin bao gồm nhiệt độ của lò thiêu khi đang hoạt động, trọng lượng động vật bị thiêu, trọng lượng phần còn lại được xử lý và mô tả bằng văn bản về các quy trình vận hành.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 1 năm. (OAR 340-230-200(2)) Đang chờ cập nhật