Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Registros de Publicidad (AC2-024): Esta serie se utiliza para preparar y producir materiales promocionales, así como para documentar promociones, campañas publicitarias y actividades de relaciones públicas relacionadas con los servicios para animales y el refugio. Los registros pueden incluir programas y horarios de eventos, pases, boletines informativos, recortes de prensa, maquetas, dibujos, copias de anuncios, carteles, folletos, volantes y correspondencia.
Retención: Conservar 2 años. (MOAR 166-150-0005 (3))) Pendiente de actualización
Formulario de Anestesia/Cirugía (AC2-025): Este registro se completa para todos los animales anestesiados y cuando se realiza un procedimiento quirúrgico (como esterilización o castración). Este formulario describe el veterinario y el técnico veterinario presentes, la salud del animal, los anestésicos administrados, la información de monitoreo y la cirugía realizada.
Retención: Conservar por 3 años. (MOAR 166-150-0135 (3)) Pendiente de actualización
Registros de Adopción de Animales (AC2-001): Documenta la adopción de animales del refugio de animales de la división. Los registros incluyen copia de la licencia, recibo de la licencia de adopción de la mascota, copia del examen médico, formulario de registro del animal, solicitud de adopción, acuerdo de adopción y hoja informativa de adopción.
Retención: Conservar 2 años. (2007-0016/002) Pendiente de actualización
Inventario de Animales (AC2-020): Documenta los animales alojados en el refugio. Se utiliza para el seguimiento diario de cada animal. El inventario muestra el número, la raza, la ubicación y las notas sobre su destino.
Retención: Conservar 2 años. (2007-0016/005) Pendiente de actualización
Registros de Licencias para Animales (AC2-008): Documenta las licencias de perros y gatos otorgadas por la división. Incluye licencias originales y renovaciones. Los registros se mantienen en formato microficha (1976-1997), papel (1994-presente) y en línea (1998-presente). También incluye el programa gratuito de licencias en línea. La información incluye el número de licencia, el nombre y la dirección del propietario, el nombre y la descripción de la mascota, las tarifas pagadas y la(s) fecha(s) de renovación.
Retención: Conservar por 3 años. (MOAR 166-150-0135 (3)) Pendiente de actualización
Registros de Tratamiento Animal (AC2-023): Registros que documentan el tratamiento veterinario de los animales bajo la custodia de Control Animal. La mayoría de los registros se conservan en el sistema electrónico de registro de la división, pero tanto las radiografías como los informes de laboratorio se mantienen por separado. Los registros incluyen la identificación del animal, la descripción del tratamiento, la fecha e información relacionada.
Retención: Conservar por 3 años. (OAR 875-015-0030 (1)) Pendiente de actualización
Registros de Transacciones Bancarias (AC2-003): Registros que documentan el estado actual y la actividad transaccional de los fondos de la agencia depositados en bancos. Pueden incluir extractos de cuenta, comprobantes de depósito y retiro, cheques y registros relacionados. La información incluye números de banco y de cuenta, fechas de transacción, saldo inicial, importe del cheque o depósito, números de documento, ajustes, descripción de la transacción, saldo final y datos relacionados.
Retención: Conservar por 3 años. (MOAR 166-150-0210 (2)) Pendiente de actualización
Avisos de Advertencia de Escrutinio (AC2-009): Documenta la práctica anterior de escrutinio en una zona para detectar animales sin licencia y enviar advertencias de 30 días a los dueños. Esta práctica ha sido descontinuada. Los avisos muestran el nombre y la dirección del dueño, la descripción de la mascota, la fecha de la advertencia, el nombre del oficial y la fecha en que la mascota necesita licencia para evitar una multa.
Retención: Conservar 1 año. (2007-0016/003) Pendiente de actualización
Registros de Escrutinio (AC2-013): Documenta el proyecto de escrutinio del Condado de Multnomah para identificar mascotas sin licencia y otorgarles licencias o multar a sus dueños. El escrutinio se realizó anualmente hasta 1997 y podría reanudarse. Los registros incluyen mapas de las áreas a escrutar, informes, listas de empleados, plan de trabajo para proyectos de escrutinio, hojas de trabajo de escrutinio, información estadística, correspondencia y documentación relacionada.
Retención: Conservar 10 años. (2007-0016/004) Pendiente de actualización
Registros de medicamentos controlados (AC2-026): este registro documenta todos los medicamentos controlados recibidos y su uso en animales individuales en las instalaciones.
Retención: Conservar por 3 años. (MOAR 166-150-0135 (3)) Pendiente de actualización
Registros de Donaciones (AC2-012): Documenta las donaciones de artículos y dinero al refugio de Control Animal. Las donaciones incluyen dinero en efectivo, juguetes, comida, arena para gatos y otros artículos. Los registros incluyen copias de recibos, folletos, correspondencia y otra documentación de respaldo.
Retención: Conservar por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (15)) Pendiente de actualización
Registros de Licencias de Instalaciones (AC2-010): Documenta las instalaciones autorizadas por la división para emitir licencias para mascotas. Incluye la licencia de la instalación, sus renovaciones y la correspondencia relacionada. La información incluye el nombre y la dirección de la instalación, la fecha de la licencia, la fecha de la(s) renovación(es), la persona de contacto y las tarifas pagadas.
Retención: Conservar durante 3 years after el vencimiento, revocación o denegación de la licencia. (MOAR 166-150-0005 (24)) Actualización pendiente
Informes de Animales Encontrados (AC2-007): Documenta los animales encontrados por particulares o por la división. El informe muestra la descripción del animal, la fecha y el lugar del hallazgo, su ubicación y el nombre y la dirección de la persona u organización que lo posee.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0135 (3b)) Pendiente de actualización
Registros de Depósito (AC2-002): Documenta todos los animales que entran en contacto con la división. Los registros incluyen el recibo de entrada de animales del sistema electrónico de registro de Control Animal y el formulario de registro de animales.
Retención: Conservar 5 años. (MOAR 166-150-0135 (3)) Pendiente de actualización
Registro de Etiquetas de Licencia (AC2-011): Documenta las etiquetas de licencia emitidas. Muestra los números de licencia emitidos, la fecha, la persona que las recibió y la persona que las emitió.
Retención: Conservar durante 3 years after del vencimiento. (MOAR 166-150-0135 (3a)) Pendiente de actualización
Informes de Animales Perdidos (AC2-006): Documenta los perros y gatos reportados como perdidos al refugio de la división. Los informes incluyen la descripción del animal, la fecha y el lugar de la pérdida, así como el nombre y la dirección del dueño.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0135 (3b)) Pendiente de actualización
Recibos de Licencias por Correo (AC2-004): Documentan los fondos recibidos de los ciudadanos para el pago de licencias de mascotas y depositados en la cuenta de la división. Los registros incluyen recibos de licencias, comprobantes de depósito, comprobantes de tesorería y cintas contables.
Retención: Conservar por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (2)) Pendiente de actualización
Registros de Compras (AC2-018): Registros que documentan pedidos, autorizaciones y comprobantes de recepción de la compra de bienes y servicios por parte de la agencia. Incluye órdenes y solicitudes de compra, autorizaciones de compra, requisiciones, órdenes de liberación de contrato, especificaciones de materiales y costos, órdenes de almacenamiento central o de impresión, órdenes de servicio telefónico y registros similares.
Retención: Conservar por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (20)) Pendiente de actualización
Registros de Licencias del Refugio (AC2-017): Documenta las licencias del refugio y su personal que autorizan el uso de pentobarbital sódico para la eutanasia animal. Los registros incluyen la licencia anual del establecimiento (emitida por la Junta Examinadora de Médicos Veterinarios según OAR 875-020-0040 ), la licencia de sustancias controladas (emitida por la Junta de Farmacia según OAR 855-080-0031 ) y las licencias de Técnico Certificado en Eutanasia (emitidas por la Junta Examinadora de Médicos Veterinarios según OAR 875-020-0020 ).
Retención: Conservar durante 3 years after del vencimiento. (MOAR 166-150-0005 (24)) Pendiente de actualización
Registros de Pedidos de Pentobarbital Sódico (AC2-016): Documenta los pedidos de pentobarbital sódico para la eutanasia animal realizados por la división. Los registros incluyen formularios de pedidos de sustancias controladas al Departamento de Justicia de los EE. UU., copias de pedidos de sustancias controladas, recibos de pedidos, correspondencia e información relacionada.
Retención: Conservar por 3 años. (OAR 855-080-0100 (1b)) Pendiente de actualización
Registros de Uso de Pentobarbital Sódico (AC2-014): Documenta los animales sacrificados por la división y la cantidad de pentobarbital sódico utilizada. Estos registros se mantienen para cumplir con los requisitos de la norma OAR 855-080-0100 . Los registros incluyen un resumen semanal del uso de pentobarbital, un registro de inventario de pentobarbital y un registro diario de la actividad de eutanasia. La información incluye las cantidades inicial y final de pentobarbital, la conciliación mensual del medicamento, el número de perrera, el número de depósito, la fecha de depósito, la especie, el peso, la cantidad de medicamento utilizada, el número de frasco, las iniciales del dispensador y las iniciales del testigo.
Retención: Conservar por 3 años. (OAR 855-080-0100 (1b)) Pendiente de actualización
Registro de Licencias de Proveedores (AC2-005): Documenta las licencias emitidas y las cuotas cobradas por veterinarios, tiendas de mascotas, criadores y otros proveedores. El registro muestra el nombre del proveedor, el nombre del licenciatario, las cuotas cobradas y el total remitido.
Retención: Conservar por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (2)) Pendiente de actualización
Formularios de Registro Veterinario de Animales Muertos (AC2-022): Estos registros documentan los animales muertos transferidos al refugio de Control Animal para su incineración. Se utilizan para registrar el peso de los animales, garantizar el cumplimiento de los requisitos de aire limpio y facturar a los veterinarios por las cremaciones. El registro muestra la fecha de transferencia, el nombre y la dirección del veterinario, el peso del animal e información relacionada.
Retención: Conservar por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (2)) Pendiente de actualización
Registros del Programa de Voluntariado (AC2-021): Registros que documentan las actividades y la administración de los programas de voluntariado y de los voluntarios de la división. Pueden incluir estadísticas de horas de voluntariado, registros de publicidad del programa, materiales de capacitación, información sobre requisitos de seguro y otros registros relacionados.
Retención: Conservar 5 años. (MOAR 166-150-160(25)) Pendiente de actualización
Registros de Voluntarios (AC2-019): Registros que documentan las actividades y la administración de los voluntarios en el refugio. Los registros incluyen el registro de voluntarios, la solicitud de voluntariado, el total de horas, la verificación de antecedentes, los informes de accidentes y la documentación de orientación y capacitación. Incluye tanto a los voluntarios con solicitudes aceptadas como a los rechazados.
Retención: Conservar durante 3 years after la separación del voluntario. (MOAR 166-150-160(26)) Pendiente de actualización
SERIE OBSOLETA
Registros de Operación del Incinerador (AC2-015): Documenta la operación del incinerador del refugio de animales, de conformidad con la norma OAR 340-230-200 a 230. El incinerador se utiliza para desechar los animales sacrificados en el refugio y los animales muertos recogidos por los oficiales de servicios de campo. Los registros incluyen un registro semanal y gráficos continuos de temperatura. La información incluye la temperatura del incinerador durante su funcionamiento, el peso de los animales incinerados, el peso de los restos desechados y una descripción narrativa de las prácticas de operación.
Retención: Conservar 1 año. (OAR 340-230-200(2)) Pendiente de actualización