Thư viện: Dịch vụ dành cho thanh thiếu niên
Mô tả loạt phim
Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (L05-001):
Hồ sơ ghi chép quá trình chuẩn bị các yêu cầu ngân sách chương trình trình lên giám đốc bộ phận. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, v.v.
Các kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (OAR 166-150-0110 (7))
Hồ sơ Hội nghị và Hội thảo (L05-003):
Hồ sơ ghi chép việc tham dự hoặc phát triển các hội thảo, hội nghị, khóa học, đại hội và các cuộc họp tương tự. Có thể do chương trình hoặc một tổ chức khác tài trợ. Thường bao gồm mô tả lớp học, tài liệu giảng dạy, đề cương khóa học, hồ sơ đăng ký và tham dự, báo cáo, bài phát biểu, tài liệu lập kế hoạch và các hồ sơ liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (OAR 166-150-0005 (40))
Thư từ liên lạc:
Các hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Hồ sơ quy hoạch (L05-014):
Tài liệu này ghi lại các kế hoạch dài hạn và quá trình phát triển tuyên ngôn sứ mệnh cũng như mục tiêu công việc của chương trình dịch vụ thanh thiếu niên. Hồ sơ bao gồm các kế hoạch chiến lược, tuyên ngôn sứ mệnh, bản thảo sơ bộ, ghi chú công việc và các tài liệu liên quan.
thư từ.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 20 năm. (OAR 166-150-0005 (25))
Các tuyên bố và chỉ thị chính sách (L05-015):
Hồ sơ này ghi lại quá trình xem xét, đánh giá, phát triển và phê duyệt các chính sách và thủ tục của chương trình dịch vụ thanh thiếu niên. Hồ sơ có thể bao gồm các bản tin và hướng dẫn phê duyệt, tuyên ngôn sứ mệnh và mục tiêu, cẩm nang hướng dẫn, và các tuyên ngôn chính sách và chỉ thị cuối cùng. Thông tin thường bao gồm số hiệu chính sách và thủ tục, ngày sửa đổi, nhận dạng chủ đề, mô tả bằng văn bản, thông tin phê duyệt và ngày có hiệu lực.
Giữ lại: Giữ lại 20 years after bị thay thế. (OAR 166-150-0005 (27))
Biên bản cuộc họp nhân viên (L05-002):
Hồ sơ ghi lại các cuộc họp có sự tham gia của nhân viên dịch vụ thanh thiếu niên không thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Họp Công khai của Oregon (ORS 192.610 đến 192.690). Các cuộc họp thường kỳ của nhân viên này giải quyết các nhiệm vụ và hành động nằm trong khuôn khổ các chính sách và thủ tục hiện hành. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, ghi chú, báo cáo và các mục liên quan. Bao gồm các cuộc họp của thủ thư dịch vụ thanh thiếu niên, các cuộc họp ủy ban, các bài đăng trên danh sách thảo luận điện tử và các cuộc họp tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (OAR 166-150-0005 (18))
Báo cáo thống kê (L05-018):
Báo cáo ghi chép các hoạt động trong chương trình dịch vụ thanh thiếu niên và tại các thư viện chi nhánh. Báo cáo thể hiện số lượng thanh thiếu niên được phục vụ, các chương trình được trình bày, tài liệu được mượn và các thông tin thống kê liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (OAR 166-150-0140 (8))
Hồ sơ Chương trình Đọc sách Mùa hè (L05-006):
Tài liệu này ghi lại chương trình thư viện quận nhằm khuyến khích thanh thiếu niên đọc sách trong suốt mùa hè. Bao gồm mô tả chương trình, báo cáo thống kê cho các thư viện quận Multnomah, hồ sơ phát triển chương trình, thư từ và các tài liệu liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (OAR 166-150-0005 (4))
Hồ sơ chương trình đào tạo (L05-07):
Hồ sơ liên quan đến việc thiết kế và triển khai các chương trình đào tạo do quận cung cấp cho nhân viên chương trình. Có thể bao gồm mô tả lớp học, tài liệu lập kế hoạch, tài liệu hướng dẫn, đề cương khóa học và các hồ sơ quan trọng liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (OAR 166-150-0160 (24))
Hồ sơ tài trợ dịch vụ thanh niên (L05-004(a) và L05-004(b) và L05-004(c)):
Hồ sơ ghi chép lại quá trình nộp đơn, đánh giá, trao tặng, quản lý, giám sát và tình trạng của các khoản tài trợ mà chương trình dịch vụ thanh thiếu niên là người nhận, người cấp, người phân bổ hoặc người quản lý. Các khoản tài trợ thường đến từ các chương trình Đạo luật Dịch vụ Thư viện và Công nghệ (LSTA) hoặc Đạo luật Dịch vụ Thư viện và Xây dựng (LSCA), nhưng cũng có thể đến từ các nguồn liên bang, tiểu bang và tư nhân khác. Hồ sơ có thể bao gồm, nhưng không giới hạn ở, các đơn xin tài trợ bao gồm đề xuất dự án, tóm tắt, mục tiêu, hoạt động, ngân sách, tài liệu minh họa và thông báo trao giải; hồ sơ đánh giá tài trợ và các khuyến nghị liên quan đến đơn xin tài trợ; hồ sơ quản lý tài trợ bao gồm báo cáo tiến độ, ngân sách, mục tiêu dự án, đề xuất và tóm tắt; hồ sơ giám sát kế hoạch dự án và đo lường thành tích; và thư từ, tài liệu liên quan.
Lưu giữ: L05-004(a) Đơn đăng ký ban đầu, các sửa đổi và báo cáo tài chính, hiệu suất hoặc báo cáo cuối cùng hàng năm: Lưu giữ vĩnh viễn; L05-004(b) Các hồ sơ tài trợ khác: Lưu giữ 5 năm; L05-004(c) Các đơn xin tài trợ không thành công: Lưu giữ 2 years after bị từ chối hoặc rút lại. (OAR 166-150-0110 (16))
Biên bản cuộc họp Dịch vụ Thanh niên (L05-008):
Tài liệu ghi chép các cuộc họp của các thủ thư phụ trách dịch vụ thanh thiếu niên cấp quận. Hồ sơ bao gồm chương trình nghị sự, biên bản, tài liệu trưng bày, thư từ và các tài liệu liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (OAR 166-150-0005 (18))
Báo cáo Dịch vụ Thanh niên (L05-009):
Tài liệu này ghi lại các hoạt động và thành tựu của các thủ thư và chương trình dịch vụ dành cho thanh thiếu niên. Báo cáo cung cấp thông tin chi tiết về các hoạt động, chương trình, nhân sự, ngân sách và các vấn đề liên quan đến chương trình dành cho thanh thiếu niên của mỗi thư viện.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (OAR 166-150-0140 (8))