Biblioteca: Servicios para jóvenes
Descripciones de las series
Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Registros de preparación de presupuesto (L05-001):
Registros que documentan la preparación de las solicitudes de presupuesto del programa presentadas al director del departamento. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignaciones, planes de gastos, etc.
planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de previsiones financieras y registros similares.
Retención: Conservar por 2 años. (OAR 166-150-0110 (7))
Actas de conferencias y seminarios (L05-003):
Registros que documentan la asistencia o el desarrollo de seminarios, conferencias, talleres, convenciones y reuniones similares. Pueden estar patrocinados por el programa u otra entidad. Suelen incluir descripciones de clases, materiales didácticos, esquemas de cursos, registros de matrícula y asistencia, informes, discursos, documentación de planificación y otros registros relacionados.
Retención: Conservar por 2 años. (OAR 166-150-0005 (40))
Correspondencia:
Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Registros de planificación (L05-014):
La serie documenta los planes a largo plazo y el desarrollo de la declaración de misión y los objetivos de trabajo del programa de servicios juveniles. Los registros incluyen planes estratégicos, declaraciones de misión, borradores preliminares, notas de trabajo y documentación relacionada.
correspondencia.
Retención: Conservar por 20 años. (OAR 166-150-0005 (25))
Declaraciones y directivas de política (L05-015):
La serie documenta la revisión, evaluación, desarrollo y autorización de las políticas y procedimientos del programa de servicios juveniles. Los registros pueden incluir boletines y avisos de autorización, declaraciones de misión y objetivos, manuales y declaraciones y directivas finales de políticas. La información suele incluir los números de políticas y procedimientos, las fechas de revisión, la identificación del sujeto, la descripción narrativa, la información de la autorización y la fecha de entrada en vigor.
Conservación: Conservar durante 20 years after su sustitución. (OAR 166-150-0005 (27))
Actas de reuniones de personal (L05-002):
Registros que documentan reuniones con personal de servicios juveniles que no están sujetas a la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.690). Estas reuniones rutinarias del personal abordan tareas y acciones dentro de las políticas y procedimientos vigentes. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y documentos relacionados. Incluyen reuniones de bibliotecarios de servicios juveniles, reuniones de comités, publicaciones en listas de discusión electrónicas y reuniones similares.
Retención: Conservar por 2 años. (OAR 166-150-0005 (18))
Informes estadísticos (L05-018):
Informes que documentan las actividades del programa de servicios juveniles y de las bibliotecas filiales. Los informes muestran el número de jóvenes atendidos, los programas presentados, los materiales prestados e información estadística relacionada.
Retención: Conservar permanentemente. (OAR 166-150-0140 (8))
Registros del Programa de Lectura de Verano (L05-006):
Documenta el programa de la biblioteca del condado para animar a los jóvenes a leer libros durante el verano. Incluye descripciones del programa, informes estadísticos de las bibliotecas del condado de Multnomah, registros de desarrollo del programa, correspondencia y otros documentos relacionados.
Retención: Conservar permanentemente. (OAR 166-150-0005 (4))
Registros del programa de capacitación (L05-07):
Registros relacionados con el diseño e implementación de los programas de capacitación proporcionados por el condado al personal del programa. Pueden incluir descripciones de clases, documentación de planificación, material didáctico, esquemas de cursos y otros registros relevantes relacionados.
Retención: Conservar durante 5 años. (OAR 166-150-0160 (24))
Registros de subvenciones de servicios para jóvenes (L05-004(a), L05-004(b) y L05-004(c)):
Los registros documentan la solicitud, evaluación, adjudicación, administración, supervisión y estado de las subvenciones en las que el programa de servicios juveniles es beneficiario, otorgante, asignador o administrador. Las subvenciones generalmente provienen de programas de la Ley de Servicios y Tecnología Bibliotecaria (LSTA) o la Ley de Servicios y Construcción Bibliotecaria (LSCA), pero también pueden provenir de otras fuentes federales, estatales y privadas. Los registros pueden incluir, entre otros, solicitudes que incluyen propuestas de proyectos, resúmenes, objetivos, actividades, presupuestos, anexos y notificaciones de adjudicación; registros de evaluación de subvenciones y recomendaciones sobre las solicitudes de subvenciones; registros de administración de subvenciones que incluyen informes de progreso, presupuestos, objetivos de proyectos, propuestas y resúmenes; registros de supervisión de los planes de proyectos y medición de logros; y correspondencia y documentación relacionadas.
Conservación: L05-004(a) Solicitud original, enmiendas e informes financieros, de rendimiento o finales anuales: Conservar permanentemente; L05-004(b) Otros registros de subvenciones: Conservar durante 5 años; L05-004(c) Solicitudes de subvención rechazadas: Conservar 2 years after el rechazo o la retirada. (OAR 166-150-0110 (16))
Actas de la reunión de servicios para jóvenes (L05-008):
Documenta las reuniones de los bibliotecarios de servicios juveniles del condado. Los registros incluyen órdenes del día, actas, anexos, correspondencia y otros documentos relacionados.
Retención: Conservar por 3 años. (OAR 166-150-0005 (18))
Informes de Servicios para la Juventud (L05-009):
Documenta las actividades y los logros de los bibliotecarios y programas de servicios juveniles. Los informes proporcionan información narrativa sobre las actividades, los programas, el personal, el presupuesto y otros asuntos relacionados con el programa juvenil de cada biblioteca.
Retención: Conservar por 3 años. (OAR 166-150-0140 (8))