Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ giao dịch ngân hàng (TEL1-006): Hồ sơ ghi chép tình trạng hiện tại và hoạt động giao dịch của quỹ cơ quan được giữ tại ngân hàng. Có thể bao gồm sao kê tài khoản, phiếu gửi và rút tiền, séc và các hồ sơ liên quan. Thông tin bao gồm số ngân hàng và số tài khoản, ngày giao dịch, số dư đầu kỳ, số tiền séc hoặc tiền gửi, số chứng từ, điều chỉnh, mô tả giao dịch, số dư cuối kỳ và dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (OAR 166-150-0210 (2))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Hóa đơn (TEL1-004): Hồ sơ ghi chép doanh thu mà chương trình được hưởng cho các dịch vụ viễn thông. Có thể bao gồm báo cáo, biên lai, hóa đơn, quyết định khen thưởng, nhật ký, danh sách, tóm tắt, bảng sao kê và các hồ sơ tương tự. Thông tin thường bao gồm số tiền nhận được, số hóa đơn, tên, số tài khoản, số dư tài khoản, điều chỉnh và các dữ liệu tương tự.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (2))
Báo cáo quản lý tiền lương (TEL1-009): Các báo cáo, nghiên cứu thống kê và các hồ sơ khác được thiết kế và sử dụng cho việc lập ngân sách, dự báo, quản lý khối lượng công việc và nhân sự, nghiên cứu và tham khảo chung. Thường bao gồm các báo cáo tổng hợp sắp xếp tiền lương, các khoản khấu trừ và các dữ liệu khác thành các danh mục như từ đầu quý đến nay, từ đầu năm đến nay, từ đầu năm tài chính đến nay, phòng ban, bộ phận, phân khu, đóng góp của người lao động/người sử dụng lao động, và các danh mục khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (OAR 166-150-0155 (8))
Yêu cầu dịch vụ (TEL1-001): Tài liệu ghi lại các yêu cầu của quận về dịch vụ viễn thông từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Hồ sơ bao gồm biểu mẫu tính phí, hóa đơn, biểu mẫu yêu cầu dịch vụ, thư từ và các hồ sơ liên quan. Thông tin bao gồm mô tả dịch vụ, chi phí, thông tin nhà cung cấp và thông tin kế toán.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 4 năm. (MOAR 166-150-0125 (12a))
Hồ sơ kiểm kê thiết bị viễn thông (TEL1-007): Hồ sơ kiểm kê tài sản hoặc thiết bị viễn thông. Thông tin thường bao gồm số hiệu tài sản, mô tả, số đơn đặt hàng, vị trí tài sản, ngày nhận, giá mua, chi phí thay thế, khấu hao và các dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (19))
Báo cáo kế toán viễn thông (TEL1-005): Hồ sơ ghi chép chi tiết các giao dịch, chẳng hạn như các khoản thu và chi hàng ngày, hàng tháng, hàng quý hoặc theo chu kỳ tương tự. Báo cáo có thể hiển thị chi tiết về doanh thu, chi phí, các khoản cam kết, thu tiền mặt, lệnh chi và các thông tin khác. Thông tin thường bao gồm ngày, người nhận thanh toán, mục đích, quỹ được ghi có hoặc ghi nợ, số séc và các dữ liệu tương tự hoặc liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (14))
Hồ sơ thanh toán dịch vụ viễn thông (TEL1-003): Hồ sơ ghi lại việc thanh toán các hóa đơn dịch vụ viễn thông. Bao gồm báo cáo, hóa đơn, bảng sao kê, chứng từ, đơn đặt hàng, giấy ủy quyền thanh toán, nhật ký thanh toán, biên lai, séc hoặc lệnh chi đã hủy và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (1))
Bảng chấm công (TEL1-008): Hồ sơ ghi chép số giờ làm việc, số giờ nghỉ phép tích lũy và số giờ nghỉ phép đã sử dụng của nhân viên cơ quan. Thông tin thường bao gồm tên và mã số an sinh xã hội của nhân viên, số giờ làm việc, loại và số giờ nghỉ phép đã sử dụng, tổng số giờ, ngày tháng và các dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0155 (3))