Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Registros de Transacciones Bancarias (TEL1-006): Registros que documentan el estado actual y la actividad transaccional de los fondos de la agencia depositados en bancos. Pueden incluir extractos de cuenta, comprobantes de depósito y retiro, cheques y registros relacionados. La información incluye números de banco y de cuenta, fechas de transacción, saldo inicial, importe del cheque o depósito, números de documento, ajustes, descripción de la transacción, saldo final y datos relacionados.
Retención: Conservar por 3 años. (OAR 166-150-0210 (2))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Facturas (TEL1-004): Registros que documentan los ingresos adeudados al programa por servicios de telecomunicaciones. Pueden incluir informes, recibos, facturas, adjudicaciones, registros, listas, resúmenes, estados de cuenta y registros similares. La información suele incluir el importe del recibo, el número de factura, el nombre, el número de cuenta, el saldo de la cuenta, los ajustes y datos similares.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (2))
Informes Administrativos de Nómina (TEL1-009): Informes, estudios estadísticos y otros registros diseñados y utilizados para la elaboración de presupuestos, proyecciones, gestión de la carga de trabajo y del personal, investigación y referencia general. Suelen consistir en informes de recapitulación que organizan salarios, deducciones y otros datos en categorías como acumulado trimestral, acumulado anual, acumulado fiscal, departamento, división, sección, contribuciones del empleado/empleador, entre otras.
Retención: Conservar por 3 años. (OAR 166-150-0155 (8))
Solicitudes de Servicio (TEL1-001): Documenta las solicitudes de servicios de telecomunicaciones del condado a diversos proveedores. Los registros incluyen formularios de cobro, facturas, formularios de solicitud de servicio, correspondencia y registros relacionados. La información incluye la descripción del servicio, el costo, la información del proveedor y la información contable.
Retención: Conservación por 4 años. (MOAR 166-150-0125 (12a))
Registros de Inventario de Telecomunicaciones (TEL1-007): Registros de inventario de propiedades o activos de telecomunicaciones. La información suele incluir el número de activo, su descripción, el número de orden de compra, su ubicación, la fecha de recepción, el precio de compra, el costo de reposición, la depreciación y otros datos relacionados.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0110 (19))
Informes Contables de Telecomunicaciones (TEL1-005): Registros que documentan detalles de transacciones, como ingresos y gastos, con periodicidad diaria, mensual, trimestral o similar. Los informes pueden mostrar detalles de ingresos, gastos, gravámenes, cobros, warrants y otros. La información suele incluir fecha, beneficiario, propósito, fondo abonado o debitado, número de cheque y datos similares o relacionados.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (14))
Registros de Facturación de Telecomunicaciones (TEL1-003): Registros que documentan el pago de facturas de servicios de telecomunicaciones. Incluye informes, facturas, estados de cuenta, comprobantes, órdenes de compra, autorizaciones de pago, registro de pagos, registros de recibos, cheques o warrants cancelados y registros similares.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (1))
Registros de Tiempo (TEL1-008): Registros que documentan las horas trabajadas, las horas de licencia acumuladas y las horas de licencia tomadas por los empleados de la agencia. La información suele incluir el nombre y número de seguro social del empleado, las horas trabajadas, el tipo y número de horas de licencia tomadas, el total de horas, las fechas y otros datos relacionados.
Retención: Conservación por 5 años. (MOAR 166-150-0155 (3))