Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ phơi nhiễm mầm bệnh lây truyền qua đường máu (DOH21-001) : Ghi chép tất cả các trường hợp nhân viên có khả năng tiếp xúc với mầm bệnh lây truyền qua đường máu. Bao gồm hồ sơ về các dịch vụ được thực hiện theo hợp đồng cho nhân viên Thành phố Portland. Hồ sơ bao gồm ghi chú tiến triển sức khỏe, báo cáo đánh giá phơi nhiễm, mẫu đơn tiếp nhận phơi nhiễm, báo cáo theo dõi, mẫu đơn lịch sử tiêm chủng, giấy ủy quyền tiết lộ thông tin, báo cáo chăm sóc sau chấn thương nghề nghiệp, báo cáo xét nghiệm và thư từ liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ 30 years after thôi việc. (29 CFR 1910.1020) Cập nhật ngày 10/12/2018
Phiếu ghi nhận ca bệnh truyền nhiễm (DOH21-002) : Dùng để ghi lại thông tin của những người nghi ngờ mắc bệnh truyền nhiễm. Phiếu ghi nhận ca bệnh bao gồm tên bệnh nhân và thông tin cá nhân, bệnh nghi ngờ mắc, ngày khám, số ca bệnh và ghi chú.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0065 (4))
Báo cáo điều tra bệnh truyền nhiễm (DOH21-003) : Ghi chép tất cả các báo cáo điều tra về những người nghi ngờ mắc bệnh truyền nhiễm. Hồ sơ bao gồm phiếu khám bệnh, phiếu đăng ký lao/viêm gan, phiếu chẩn đoán viêm gan B, phiếu sàng lọc người tị nạn và các hồ sơ liên quan. Thông tin bao gồm tên bệnh nhân và thông tin cá nhân, bệnh nghi ngờ mắc, ngày báo cáo, số ca bệnh, kết quả xét nghiệm và ghi chú ca bệnh.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0065 (5))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Hồ sơ sàng lọc và tiêm chủng cho nhân viên (DOH21-004) : Ghi chép việc sàng lọc và tiêm chủng cho nhân viên làm việc trong các ngành nghề có yếu tố nguy cơ mắc bệnh lao hoặc viêm gan. Hồ sơ bao gồm đánh giá yếu tố nguy cơ, báo cáo y tế, hồ sơ sàng lọc lao, giấy phép tiết lộ thông tin, cập nhật dữ liệu nhân viên, lịch sử tiêm chủng và các thư từ liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ 30 years after thôi việc. (29 CFR 1910.1020) Cập nhật ngày 10/12/2018
Hồ sơ tiêm phòng cúm và Tdap (DOH21-005) : Tài liệu ghi lại các mũi tiêm phòng được thực hiện tại các phòng khám cúm của quận. Hồ sơ bao gồm biên lai thanh toán và mẫu đơn đồng ý. Thông tin bao gồm ngày tiêm phòng, tên bệnh nhân, địa điểm phòng khám, chữ ký của bệnh nhân và các thông tin liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0065 (10))
Hồ sơ Dự án Viêm gan C (DOH21-009) : Tài liệu ghi lại sự tham gia của quận vào dự án do Trung tâm Kiểm soát và Phòng ngừa Dịch bệnh (CDC) tài trợ nhằm theo dõi xu hướng tỷ lệ mắc bệnh và mô hình lây truyền của bệnh viêm gan. Hồ sơ bao gồm các biểu mẫu giám sát, kết quả xét nghiệm, danh sách bệnh nhân, báo cáo định kỳ gửi CDC, hồ sơ bệnh án của một số bệnh nhân được nghiên cứu, danh sách khách hàng, thư từ và các hồ sơ liên quan khác.
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ 30 năm. (2009-0001/015)
Hồ sơ tử vong liên quan đến HIV/AIDS (DOH21-006) : Ghi chép tất cả các trường hợp tử vong liên quan đến HIV/AIDS. Bao gồm bản sao giấy chứng tử, báo cáo trường hợp bí mật người lớn mắc AIDS và thư từ liên quan. Thông tin bao gồm tên người quá cố, hoàn cảnh tử vong, kết luận của bác sĩ/nhân viên điều tra về nguyên nhân tử vong, tiền sử bệnh lý của người quá cố và các thông tin liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (2009-0001/016)
Hồ sơ Dự án Nghiên cứu Viêm gan Virus tại các Quận Giám sát (DOH21-008) : Tài liệu ghi lại sự tham gia của các quận vào dự án do Trung tâm Kiểm soát và Phòng ngừa Dịch bệnh (CDC) tài trợ nhằm theo dõi xu hướng tỷ lệ mắc bệnh và mô hình lây truyền của các bệnh nhiễm trùng viêm gan. Hồ sơ bao gồm các biểu mẫu giám sát, danh sách bệnh nhân, báo cáo định kỳ gửi CDC, hồ sơ bệnh án của một số bệnh nhân cấp tính, danh sách khách hàng, thư từ và các hồ sơ liên quan.
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ 30 năm. (2009-0001/014)