Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ Chứng nhận (DOH30-001) : Tài liệu thuộc loạt hồ sơ này ghi lại quy trình mà Ủy ban Quốc gia về Chăm sóc Sức khỏe trong Cơ sở Giam giữ (NCCHC) cấp chứng nhận cho các phòng khám tại các cơ sở giam giữ cấp quận và kiểm tra sự tuân thủ của họ. Quá trình chứng nhận được thực hiện theo chu kỳ ba năm. Hồ sơ bao gồm các chính sách và thủ tục của phòng khám, bản sao nhật ký và lịch trình hoạt động, báo cáo chuyến thăm chứng nhận, báo cáo chứng nhận hàng năm (không bao gồm chuyến thăm), thư từ và các hồ sơ liên quan khác.
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ trong 20 năm. (2009-0001/025)
Hồ sơ bệnh án y tế của phạm nhân trưởng thành (DOH30-002) : Hồ sơ ghi chép các dịch vụ y tế, sức khỏe tâm thần và nha khoa được cung cấp cho phạm nhân tại các cơ sở giam giữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm thẻ quản lý phạm nhân, biểu đồ thuốc, danh sách vấn đề, thông số bệnh nhân, biểu đồ theo dõi, hồ sơ điều trị nha khoa, phim X-quang, mẫu lịch sử dịch vụ y tế, giấy ủy quyền tiết lộ thông tin, ghi chú tiến triển, mẫu sàng lọc, báo cáo của cảnh sát, mẫu yêu cầu y tế, tài liệu giới thiệu từ bên ngoài, thư từ liên quan đến vụ việc và các hồ sơ liên quan khác.
Giữ lại: Giữ lại 10 years after tù nhân được thả. (MOAR 166-150-0065 (20); OAR 410-141-3520 (10)) Cập nhật việc giữ lại ngày 29/10/2018
Hồ sơ thanh toán (DOH30-003) : Tài liệu ghi chép các hóa đơn thanh toán dịch vụ cho phạm nhân được cung cấp thông qua các phòng khám sức khỏe của Trại giam. Được sử dụng để nhập thông tin vào Hệ thống Thông tin Lệnh bắt giữ của Cảnh sát trưởng nhằm khấu trừ các khoản thanh toán từ tài khoản của phạm nhân. Bao gồm các biểu mẫu ghi nhận giao dịch và yêu cầu dịch vụ y tế. Thông tin bao gồm tên và số định danh của khách hàng, ngày cung cấp dịch vụ, loại dịch vụ, loại nhà cung cấp, chữ viết tắt của nhà cung cấp, dữ liệu nhập và chữ viết tắt của nhân viên.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (45 CFR 164.530(j), OAR 410-141-3520 (10)) Cập nhật ngày 10/12/2018
Báo cáo sự cố của khách hàng (DOH30-004) : Ghi lại bất kỳ sự cố nào liên quan đến nhân viên Y tế Trại giam và các tù nhân dưới sự chăm sóc của họ. Báo cáo bao gồm tên khách hàng, cơ sở giam giữ và số hồ sơ, ngày và giờ xảy ra sự cố, mô tả sự cố, hành động được nhân viên thực hiện và chữ ký có ngày tháng của nhân viên báo cáo.
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ trong 10 năm. (2009-0001/026)
Thư từ liên lạc của phòng khám (DOH30-005) : Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc quản lý của cơ quan VÀ 3. không được quy định khác trong Lịch trình lưu giữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 03/03/2020
Sổ nhật ký phòng khám (DOH30-006) : Ghi chép các lần bệnh nhân đến phòng khám và các dịch vụ được cung cấp. Bao gồm sổ nhật ký phòng y tế, sổ nhật ký điện tâm đồ, sổ nhật ký vận chuyển, sổ nhật ký xác nhận cuộc gọi, sổ nhật ký cung cấp thông tin, sổ nhật ký kiểm tra khu cách ly, sổ nhật ký kiểm tra xe cấp cứu, sổ nhật ký mượn kim tiêm và các sổ nhật ký liên quan khác. Thông tin bao gồm các mục riêng lẻ hiển thị tên và số hiệu của bệnh nhân, ngày và giờ nhập viện, các dịch vụ được cung cấp và ngày giờ xuất viện.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (2009-0001/027; OAR 410-141-3180 (12)) Thời hạn lưu giữ được cập nhật ngày 03/03/2020 )
Quy trình và phác đồ phòng khám (DOH30-007) : Tài liệu này ghi lại quá trình xem xét, đánh giá, phát triển và phê duyệt các quy trình và phác đồ phòng khám của bộ phận. Hồ sơ có thể bao gồm các bản tin và hướng dẫn phê duyệt, tuyên bố sứ mệnh và mục tiêu, sổ tay hướng dẫn và các tuyên bố chính sách và chỉ thị cuối cùng. Thông tin thường bao gồm chính sách và mã nhận dạng, mô tả bằng văn bản, thông tin phê duyệt và các thông tin liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ 20 years after được thay thế. (MOAR 166-150-0005 (25))
Sổ kiểm kê chất gây nghiện (DOH30-008) : Ghi chép tất cả các chất gây nghiện loại 3-5 được nhà thuốc tiếp nhận, phân phát và tiêu hủy. Hồ sơ kiểm kê bao gồm danh sách chất gây nghiện theo loại, ngày tiếp nhận, ngày phân phát, người phân phát thuốc và kiểm kê định kỳ lượng hàng tồn kho.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ trong 3 năm. (21 CFR §1304.04)
Báo cáo kê đơn hàng ngày (DOH30-009) : Ghi chép tất cả các đơn thuốc được cấp phát mỗi ngày. Bao gồm hai danh sách riêng biệt; một dành cho các chất gây nghiện (Loại 3-5) và một dành cho các đơn thuốc khác. Báo cáo liệt kê tên khách hàng, mô tả đơn thuốc và người cấp phát đơn thuốc.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0065 (18))
Phiếu Tiến Trình Nhập Trại (DOH30-010) : Hồ sơ ghi chép các dịch vụ y tế, sức khỏe tâm thần và nha khoa được cung cấp cho các tù nhân tại các cơ sở giam giữ của Quận Multnomah. Nếu có đủ số lượng Phiếu Tiến Trình Nhập Trại được tạo cho một tù nhân, một hồ sơ vụ việc sẽ được lập. Hồ sơ bao gồm thẻ quản lý tù nhân và phiếu tiến trình nhập trại. Thông tin bao gồm tên tù nhân, ngày sinh, thông tin về tình trạng sức khỏe tâm thần và thể chất, các vấn đề/yếu tố sức khỏe, dị ứng, chữ ký của y tá điều dưỡng, ngày giờ nhập trại và thông tin giới thiệu.
Giữ lại: Giữ lại 10 years after tù nhân được thả. (MOAR 166-150-0065 (20); OAR 410-141-3520 (10)) Cập nhật việc giữ lại ngày 29/10/2018
Hồ sơ bệnh án y tế vị thành niên (DOH30-011) : Hồ sơ ghi chép việc điều trị y tế, sức khỏe tâm thần và nha khoa của các trẻ vị thành niên bị giam giữ tại cơ sở giam giữ vị thành niên. Hồ sơ sàng lọc và thả là hồ sơ được lưu giữ về những trẻ vị thành niên đã được sàng lọc khi nhập trại nhưng chưa được cung cấp bất kỳ dịch vụ nào. Hồ sơ có thể bao gồm danh sách vấn đề, ghi chú tiến trình, biểu đồ thuốc, hồ sơ điều trị, kết quả xét nghiệm, kết quả kiểm tra, phim X-quang, đánh giá sức khỏe, sàng lọc bệnh truyền nhiễm, biểu mẫu lao động của phạm nhân, đơn đặt chế độ ăn đặc biệt, chấp thuận/từ chối điều trị, biểu mẫu tiết lộ thông tin, đánh giá sức khỏe tâm thần, sàng lọc, thư từ liên quan đến vụ việc và các hồ sơ liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ 10 years after lần phục vụ cuối cùng. (MOAR 166-150-0065 (20); OAR 410-141-3520 (10)) Lưu giữ được cập nhật ngày 29/10/2018
Hồ sơ mua hàng dược phẩm (DOH30-012) : Hồ sơ ghi chép các đơn đặt hàng, giấy phép và bằng chứng nhận hàng hóa được mua bởi các nhà thuốc tại các cơ sở giam giữ. Bao gồm đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng, giấy phép mua hàng, phiếu yêu cầu, hóa đơn thuốc kiểm soát và biên nhận giao hàng, cùng các hồ sơ liên quan.
Thời gian lưu trữ: Lưu trữ 3 năm. (MOAR 855-043)
Hồ sơ đơn thuốc (DOH30-013) : Tài liệu ghi chép các đơn thuốc được cấp bởi các nhà thuốc của phòng khám trại giam cho các tù nhân. Đơn thuốc thể hiện tên bệnh nhân, mô tả mặt hàng được kê, ngày kê và chữ ký của người kê đơn.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 855-043; 166-150-0065 (18))
Lịch làm việc của người cung cấp dịch vụ (DOH30-014) : Tài liệu ghi lại lịch làm việc, bệnh nhân họ đã khám và các dịch vụ đã cung cấp của người cung cấp dịch vụ. Bao gồm nhiều loại lịch làm việc khác nhau cho y tá, thông dịch viên, bác sĩ, tư vấn viên và kỹ thuật viên. Lịch làm việc hiển thị tên người cung cấp dịch vụ, ngày tháng, ca làm việc được phân công, số người họ đã khám và các dịch vụ đã cung cấp. Cũng bao gồm lịch trình hàng ngày của các bệnh nhân đã khám.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (2009-0001/028; OAR 410-141-3520 (10)) Thời hạn lưu giữ được cập nhật ngày 03/03/2020
Báo cáo thống kê (DOH30-015(a) và DOH30-015(b) và DOH30-015(c)) : Ghi chép các hoạt động của phòng khám để nghiên cứu và tham khảo. Được biên soạn và lưu giữ để tham khảo nội bộ cũng như tuân thủ các yêu cầu kiểm định. Bao gồm báo cáo thống kê hàng năm cho Y tế Trại giam, báo cáo thống kê hàng tháng của phòng khám và các bảng tính và biểu mẫu thống kê hàng ngày. Thông tin bao gồm loại hình khám bệnh, dịch vụ được cung cấp, thời gian lưu trú trung bình, chuyển tuyến chuyên khoa và các thủ tục, hủy bỏ và so sánh lịch sử.
Lưu giữ: DOH30-015(a) Báo cáo thường niên: lưu giữ vĩnh viễn; DOH30-015(b) Báo cáo hàng tháng: lưu giữ 6 năm; DOH30-015(c) Bảng tính và biểu mẫu: lưu giữ 1 năm. (MOAR 166-150-0005 (31))