Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Registros de Acreditación (DOH30-001) : La serie documenta el proceso mediante el cual la Comisión Nacional de Atención Sanitaria Correccional (NCCHC) otorga acreditación a las clínicas de los centros penitenciarios del condado y las audita para garantizar su cumplimiento. El proceso de acreditación se realiza cada tres años. Los registros incluyen políticas y procedimientos de la clínica, copias de los registros y calendarios del centro, informes de las visitas de acreditación, informes anuales de acreditación (sin visitas), correspondencia y registros relacionados.
Retención: Conservar durante 20 años. (2009-0001/025)
Expedientes Médicos de Reclusos Adultos (DOH30-002) : Expedientes que documentan los servicios médicos, de salud mental y dentales prestados a los reclusos en los centros penitenciarios del Condado de Multnomah. Los expedientes pueden incluir tarjetas de gestión de reclusos, historiales de medicación, listas de problemas, parámetros del paciente, hojas de flujo, registros de tratamientos dentales, radiografías, formularios de historial de servicios de salud, autorizaciones de divulgación de información, notas de progreso, formularios de evaluación, informes policiales, formularios de solicitud médica, documentación de derivaciones externas, correspondencia de casos y registros relacionados.
Retención: Retención durante 10 years after la liberación del recluso. (MOAR 166-150-0065 (20); OAR 410-141-3520 (10)) Retención actualizada el 29/10/2018
Registros de Facturación (DOH30-003) : Documenta la facturación de los servicios prestados a los reclusos en las clínicas de salud de Correccionales. Se utiliza para ingresar información en el Sistema de Información de Órdenes del Sheriff y deducir los pagos de las cuentas de los reclusos. Incluye formularios de facturación y solicitudes de servicios médicos. La información incluye el nombre y número de identificación del cliente, la fecha del servicio, el tipo de servicio, el tipo de proveedor, las iniciales del proveedor, la entrada de datos y las iniciales del secretario.
Retención: Conservar durante 10 años. (45 CFR 164.530(j), OAR 410-141-3520 (10)) Actualizado el 10/12/2018
Informes de Incidentes de Clientes (DOH30-004) : Documentan cualquier incidente que involucre al personal de Salud Correccional y a los reclusos bajo su cuidado. Los informes muestran el nombre del cliente, el centro y el número de caso, la fecha y hora del incidente, la descripción del mismo, las medidas adoptadas por el personal y la firma fechada del informante.
Retención: Conservar 10 años. (2009-0001/026)
Correspondencia Clínica (DOH30-005) : Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar con el programa asociado o los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 03/03/2020
Registros de la Clínica (DOH30-006) : Documenta las visitas de los pacientes a la clínica y los servicios prestados. Incluye el registro de enfermería, el registro de electrocardiogramas, el registro de traslados, el registro de verificación telefónica, el registro de entrega de información, el registro de control de aislamiento, el registro de control de carros de emergencia, el registro de entrega de jeringas y agujas, y otros registros relacionados. La información incluye entradas individuales que muestran el nombre y número de cada interno, la fecha y hora de ingreso, los servicios prestados y la fecha y hora de alta.
Retención: Conservar 10 años. (2009-0001/027; OAR 410-141-3180 (12)) Retención actualizada el 03/03/2020 )
Procedimientos y Protocolos Clínicos (DOH30-007) : La serie documenta la revisión, evaluación, desarrollo y autorización de los procedimientos y protocolos clínicos de la división. Los registros pueden incluir boletines y avisos de autorización, declaraciones de misión y objetivos, manuales, y declaraciones y directivas finales de políticas. La información suele incluir políticas e identificación, descripciones narrativas, información sobre autorizaciones e información relacionada.
Retención: Conservar durante 20 years after su sustitución. (MOAR 166-150-0005 (25))
Inventario de Sustancias Controladas (DOH30-008) : Documenta todas las sustancias controladas de Clase 3 a 5 recibidas, distribuidas y destruidas por la farmacia. Los registros de inventario incluyen la lista de sustancias controladas por tipo, fecha de recepción, fecha de distribución, persona que distribuye el medicamento e inventarios periódicos de existencias.
Retención: Conservar durante 3 años. (21 CFR §1304.04)
Informe Diario de Recetas (DOH30-009) : Documenta todas las recetas surtidas cada día. Incluye dos listas separadas: una para sustancias controladas (clases 3 a 5) y otra para otras recetas. Las listas del informe incluyen el nombre del cliente, la descripción de la receta y la persona que la surtió.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0065 (18))
Formularios de Progreso de Ingreso (DOH30-010) : Registros que documentan los servicios médicos, de salud mental y dentales brindados a los reclusos en los centros penitenciarios del Condado de Multnomah. Si se han creado suficientes Formularios de Progreso de Ingreso (EPF) para un recluso, se generará un expediente. Los registros incluyen la tarjeta de gestión de reclusos y el formulario de progreso de ingreso. La información incluye el nombre del recluso, su fecha de nacimiento, información sobre su condición física y mental, problemas/factores de salud, alergias, firma de la enfermera titulada, fecha y hora de ingreso e información de derivación.
Retención: Retención durante 10 years after la liberación del recluso. (MOAR 166-150-0065 (20); OAR 410-141-3520 (10)) Retención actualizada el 29/10/2018
Expedientes Médicos de Menores (DOH30-011) : Expedientes que documentan el tratamiento médico, de salud mental y dental de los menores recluidos en el centro de detención juvenil. Los expedientes de evaluación y liberación se mantienen sobre los menores que fueron evaluados al ingresar en custodia, pero a quienes no se les brindó ningún servicio. Los expedientes pueden incluir listas de problemas, notas de progreso, historiales de medicación, registros de tratamiento, resultados de laboratorio, resultados de pruebas, radiografías, evaluaciones de salud, detección de enfermedades transmisibles, formularios para trabajadores internos, órdenes de dieta especial, consentimientos/rechazos de tratamiento, formularios de divulgación de información, evaluaciones de salud mental, evaluaciones, correspondencia de casos y registros relacionados.
Retención: Conservar 10 years after del último servicio. (MOAR 166-150-0065 (20); OAR 410-141-3520 (10)) Retención actualizada el 29/10/2018
Registros de Compras de Farmacia (DOH30-012) : Registros que documentan los pedidos, las autorizaciones y la constancia de recepción de la compra de medicamentos y suministros por parte de las farmacias de clínicas penitenciarias. Incluye órdenes y solicitudes de compra, autorizaciones de compra, requisiciones, facturas de sustancias controladas y recibos de entrega, y registros relacionados.
Retención: 3 años. (MOAR 855-043)
Registro de Recetas (DOH30-013) : Documenta las recetas surtidas por las farmacias de las clínicas penitenciarias a los reclusos. Las recetas muestran el nombre del paciente, la descripción del medicamento recetado, la fecha de prescripción y la firma de quien lo receta.
Retención: 3 años. (MOAR 855-043; 166-150-0065 (18))
Horarios de Proveedores (DOH30-014) : Documenta los horarios de trabajo de los proveedores, los pacientes que atendieron y los servicios prestados. Incluye diversos horarios de enfermeras, intérpretes, médicos, consejeros y técnicos. Los horarios muestran el nombre del proveedor, la fecha, el turno asignado, las personas que atendieron y los servicios prestados. También incluye el horario diario de los pacientes atendidos.
Retención: Conservar 10 años. (2009-0001/028; OAR 410-141-3520 (10)) Retención actualizada el 03/03/2020
Informes estadísticos (DOH30-015(a), DOH30-015(b) y DOH30-015(c)) : Documentan las actividades clínicas para investigación y referencia. Se compilan y mantienen para consulta interna, así como para cumplir con los requisitos de acreditación. Incluyen el informe estadístico anual de Salud Correccional, informes estadísticos clínicos mensuales y hojas de cálculo y formularios estadísticos diarios. La información incluye el tipo de visita clínica, los servicios prestados, la duración promedio de la estancia, las derivaciones y procedimientos a especialistas, las cancelaciones y las comparaciones históricas.
Conservación: DOH30-015(a) Informe anual: conservar permanentemente; DOH30-015(b) Informe mensual: conservar durante 6 años; DOH30-015(c) Hojas de trabajo y formularios: conservar durante 1 año. (MOAR 166-150-0005 (31))