Mô tả loạt phim
Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Kiểm tra lý lịch (MCSO6-001(a) và MCSO6-001(b)): Tài liệu ghi lại các cuộc điều tra của bộ phận về lịch sử công việc và cá nhân của nhân viên và người nộp đơn. Hồ sơ bao gồm thư từ, báo cáo, yêu cầu hồ sơ và bản in liên quan đến lịch sử cư trú, lịch sử tín dụng, hồ sơ lái xe, trình độ học vấn, lịch sử việc làm, tiền án tiền sự và người giới thiệu.
Giữ lại: MCSO6-001(a) Người nộp đơn: giữ lại 3 năm; MCSO6-001(b) Nhân viên: giữ lại 6 years after thôi việc. (MOAR 166-150-0160 (10, 23))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Mẫu Xác Minh Tư Cách Làm Việc (MCSO6-014): Tài liệu chứng minh sự tuân thủ của bộ phận với các quy định của INS yêu cầu xác minh quyền làm việc của người lao động tại Hoa Kỳ. Hồ sơ bao gồm mẫu INS I-9 và bản sao các giấy tờ tùy thân liên quan. Cũng có thể bao gồm thư từ liên quan. Thông tin bao gồm tên và địa chỉ của người lao động, lời cam kết có chữ ký của người lao động rằng họ đang cung cấp thông tin đúng sự thật, xác minh có chữ ký của người sử dụng lao động về danh tính và các giấy tờ cần thiết của người lao động, và thông tin sửa đổi.
Giữ lại: Giữ lại 3 years after ngày tuyển dụng hoặc một năm sau khi chấm dứt việc làm, tùy theo thời điểm nào muộn hơn. (MOAR 166-150-0160 (13))
Hồ sơ y tế cá nhân của nhân viên (MCSO6-005(a) và MCSO6-005(b)): Thông tin y tế của nhân viên phải được lưu giữ riêng biệt với hồ sơ nhân sự của nhân viên theo Đạo luật Người khuyết tật Hoa Kỳ. Hồ sơ bao gồm các yêu cầu theo Đạo luật Nghỉ phép Gia đình và Y tế, thông tin bồi thường tai nạn lao động, khám sức khỏe, kết quả xét nghiệm ma túy và rượu, giấy tờ tiêm chủng (bao gồm cả hồ sơ tiêm phòng COVID-19), các yêu cầu y tế và đánh giá của bác sĩ hoặc các nhà cung cấp dịch vụ sức khỏe thể chất hoặc tâm thần khác, bất kỳ giấy tờ xin nghỉ phép y tế nào bao gồm lý do y tế cho việc nghỉ phép, và bất kỳ loại thông tin tương tự nào khác.
Lưu giữ: MCSO6-005(a) Hồ sơ phơi nhiễm nguy hiểm và tiêm chủng: lưu giữ 30 years after thôi việc; MCSO6-005(b) Tất cả các hồ sơ khác: Lưu giữ 6 years after thôi việc; chuyển giao cho Dịch vụ Nhân viên Quận 2 years after thôi việc. (MOAR 166-150-0160 (9), HB4207)
Hồ sơ lương nhân viên cá nhân (MCSO6-006): Ghi chép lịch sử trả lương của các nhân viên cá nhân không phải tình nguyện viên trong Văn phòng Cảnh sát trưởng. Bao gồm việc phân loại lại, nghiên cứu lương truy hồi, hồ sơ điều chỉnh lương, hồ sơ khấu trừ lương, lịch sử nghỉ phép, hồ sơ khiếu nại, hồ sơ kỷ luật và các hồ sơ khác được sử dụng để ghi chép lịch sử trả lương của nhân viên. Các hồ sơ này được lưu giữ cho mục đích quản lý và tham khảo của Văn phòng Cảnh sát trưởng. Bản sao hồ sơ liên quan đến nhân sự được lưu giữ bởi Đơn vị Nhân sự của Văn phòng Cảnh sát trưởng. Các hồ sơ như vậy chỉ được lưu giữ trong loạt hồ sơ này khi chúng liên quan đến các vấn đề lịch sử trả lương.
Lưu giữ: Lưu giữ 10 years after tách rời. (MOAR 166-150-0155 (3))
Hồ sơ nhân sự cá nhân của nhân viên (MCSO6-007(a) và MCSO6-007(b)): Hồ sơ có thể bao gồm đơn xin việc ban đầu và các đơn xin việc tiếp theo, các hành động nhân sự, tài liệu thông tin nhân sự, bảng tổng hợp đánh giá, biểu mẫu lịch sử nhân viên, đơn xin nghỉ việc, đơn sa thải, danh sách chứng nhận, thỏa thuận dàn xếp, thư giới thiệu và khen thưởng, các hành động kỷ luật, xếp hạng thành tích, thông tin làm thêm giờ, đánh giá hiệu suất, đơn xin nghỉ phép, biểu mẫu thông báo khẩn cấp, thông tin thẻ xe buýt, sơ yếu lý lịch, thư từ và các hồ sơ liên quan.
Lưu giữ: MCSO6-007(a) Các hành động kỷ luật: lưu giữ 3 năm hoặc theo quy định của hợp đồng công đoàn; MCSO6-007(b) Tất cả các hồ sơ khác: lưu giữ 10 years after nhân viên thôi việc [hồ sơ nhân sự của từng nhân viên sẽ được loại bỏ định kỳ theo quy định trong chính sách của Phòng Dịch vụ Nhân viên]; chuyển giao cho Phòng Dịch vụ Nhân viên Quận 2 years after thôi việc. (MOAR 166-150-0160 (10), HB4207)
Hồ sơ đào tạo cá nhân của nhân viên (MCSO6-008): Ghi chép tất cả các hồ sơ đào tạo và chứng nhận được lưu giữ cho các nhân viên cảnh sát và dân sự của Văn phòng Cảnh sát trưởng. Bao gồm đào tạo các kỹ năng liên quan đến công việc và các chứng chỉ cần thiết để đảm nhiệm các vị trí khác nhau. Hồ sơ bao gồm đơn xin đào tạo, mô tả khóa học, bằng chứng tham dự và hoàn thành khóa học, bản sao chứng chỉ đã cấp, số giờ học trên lớp, thư từ và các hồ sơ tương tự.
Lưu giữ: Lưu giữ 6 years after tách rời. (MOAR 166-150-0160 (10))
Lời tuyên thệ nhậm chức (MCSO6-015): Lời tuyên thệ có chữ ký của các quan chức được bầu và bổ nhiệm trước khi thực hiện nhiệm vụ. Thông tin thường bao gồm ngày tháng, tên, chức vụ nắm giữ, nội dung và chữ ký.
Lưu giữ: Lưu giữ 6 years after hết hạn. (OAR 166-150-0040 (17))
Hồ sơ quản lý lương (MCSO6-009): Ghi chép lịch sử trả lương của nhân viên Văn phòng Cảnh sát trưởng và việc quản lý hệ thống lương của Văn phòng Cảnh sát trưởng. Bao gồm các bản ghi thời gian làm việc, số giờ nghỉ phép tích lũy và số giờ nghỉ phép đã sử dụng của nhân viên; các báo cáo, nghiên cứu thống kê và các hồ sơ khác được thiết kế và sử dụng cho việc lập ngân sách, quản lý khối lượng công việc và nhân sự, và để tham khảo chung; và sổ lương ghi chép thu nhập, các khoản khấu trừ và các khoản giữ lại của nhân viên cơ quan. Các hồ sơ này được lưu giữ cho mục đích quản lý và tham khảo của Văn phòng Cảnh sát trưởng. Bản sao hồ sơ thông tin lương dài hạn được lưu giữ bởi Phòng Lương Trung ương.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0155 (8))
Hồ sơ y tế trước khi tuyển dụng (MCSO6-011): Thông tin y tế được thu thập từ các ứng viên của Văn phòng Cảnh sát trưởng trước khi họ được tuyển dụng. Các hồ sơ này được lưu giữ riêng biệt với hồ sơ tuyển dụng và lựa chọn. Hồ sơ bao gồm khám sức khỏe, kết quả xét nghiệm ma túy và rượu, các yêu cầu y tế và đánh giá của bác sĩ hoặc các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe thể chất hoặc tâm thần khác, và bất kỳ loại thông tin tương tự nào khác.
Lưu giữ: Nếu được tuyển dụng: chuyển sang Hồ sơ Y tế Nhân viên; nếu không được tuyển dụng: lưu giữ trong 6 năm. (MOAR 166-150-0160 (9))
Hồ sơ Tuyển dụng và Lựa chọn (MCSO6-012(a) và MCSO6-012(b) và MCSO6-012(c)): Hồ sơ liên quan đến quy trình tuyển dụng và lựa chọn để lấp đầy các vị trí còn trống trong Văn phòng Cảnh sát trưởng. Hồ sơ bao gồm thông báo tuyển dụng vị trí, đơn xin việc, kỳ thi (bao gồm bản sao bài thi viết đã được đánh máy, tiêu chí chấm điểm, câu hỏi phỏng vấn và tiêu chí chấm điểm, bài kiểm tra thực hành và tiêu chí chấm điểm), chứng nhận của người đánh giá từ các thành viên hội đồng phỏng vấn, phân tích tác động bất lợi, danh sách ứng viên đủ điều kiện chính, báo cáo tóm tắt ứng viên từ TRAC, báo cáo luồng ứng viên từ TRAC, hồ sơ về bất kỳ khiếu nại nào của ứng viên và cách giải quyết, chứng nhận đủ điều kiện, tài liệu về quy trình lựa chọn và thư từ liên quan. Cũng bao gồm "đơn xin việc không hoạt động".
Lưu giữ: MCSO6-012(a) Lưu giữ thông báo, mô tả vị trí và hồ sơ ghi lại việc tạo bài kiểm tra và thang điểm đánh giá trong 10 năm; MCSO6-012(b) Lưu giữ đơn xin việc và sơ yếu lý lịch không được yêu cầu trong 3 tháng nếu không được trả lại cho người yêu cầu; MCSO6-012(c) Lưu giữ đơn xin việc không thành công và các hồ sơ khác 3 years after vị trí được lấp đầy hoặc việc tuyển dụng bị hủy bỏ. (MOAR 166-150-0160 (23))
Hồ sơ Đào tạo/Chứng nhận (MCSO6-013): Hồ sơ liên quan đến việc sử dụng các chương trình đào tạo và chứng nhận được cung cấp cho nhân viên Văn phòng Cảnh sát trưởng thông qua Văn phòng Cảnh sát trưởng, Hội đồng Tiêu chuẩn và Đào tạo An toàn Công cộng và các chương trình khác. Có thể bao gồm mô tả lớp học, đề cương khóa học, hồ sơ đăng ký và tham dự lớp học, nhật ký đào tạo và các hồ sơ quan trọng liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0160 (24))