Descripciones de las series
Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Verificación de Antecedentes (MCSO6-001(a) y MCSO6-001(b)): Documenta las investigaciones del departamento sobre el historial laboral y personal de empleados y solicitantes. Los registros incluyen correspondencia, informes, solicitudes de registros e impresiones sobre el historial de residencia, historial crediticio, historial de conducción, formación académica, historial laboral, antecedentes penales y referencias.
Retención: MCSO6-001(a) Solicitantes: retención de 3 años; MCSO6-001(b) Empleados: retención 6 years after la separación. (MOAR 166-150-0160 (10, 23))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Formularios de Verificación de Elegibilidad de Empleo (MCSO6-014): Documentan el cumplimiento del departamento con las regulaciones del INS que exigen la verificación del derecho de un empleado a trabajar en Estados Unidos. Los registros incluyen el formulario I-9 del INS y copias de la documentación de identificación correspondiente. También pueden incluir correspondencia relacionada. La información incluye el nombre y la dirección del empleado, su declaración firmada de que proporciona información veraz, la verificación firmada por el empleador de la identificación del empleado y la documentación necesaria, e información de revisión.
Retención: Conservar durante 3 years after la fecha de contratación o un año después de la finalización del empleo, lo que ocurra más tarde. (MOAR 166-150-0160 (13))
Expedientes Médicos Individuales de Empleados (MCSO6-005(a) y MCSO6-005(b)): La Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) exige que la información médica del empleado se mantenga separada de su expediente personal. Estos registros incluyen solicitudes de la Ley de Licencia Familiar y Médica, información sobre compensación laboral, exámenes físicos, resultados de pruebas de drogas y alcohol, documentación de vacunación (incluidos los registros de vacunación contra la COVID-19), consultas médicas y evaluaciones de médicos u otros profesionales de la salud física o mental, cualquier documentación de licencia médica que incluya los motivos médicos de la misma y cualquier otra información similar.
Retención: MCSO6-005(a) Registros de exposición a riesgos y vacunación: conservar durante 30 years after la separación del servicio; MCSO6-005(b) Todos los demás registros: conservar durante 6 years after la separación del servicio; transferir a los Servicios para Empleados del Condado 2 years after la separación del servicio. (MOAR 166-150-0160 (9), HB4207)
Registros de Nómina de Empleados Individuales (MCSO6-006): Documenta el historial salarial de empleados individuales no voluntarios de la Oficina del Sheriff. Incluye reclasificaciones, estudios de pago retroactivos, registros de ajustes de nómina, registros de deducciones de nómina, historial de licencias, registros de quejas y reclamos, registros disciplinarios y otros registros utilizados para documentar el historial salarial de los empleados. Estos registros se conservan para fines administrativos y de referencia de la Oficina del Sheriff. La copia de los registros relacionados con el personal la conserva la Unidad de Personal de la Oficina del Sheriff. Dichos registros se conservan en esta serie solo en lo que respecta a asuntos relacionados con el historial salarial.
Retención: Conservar durante 10 years after la separación. (MOAR 166-150-0155 (3))
Registros de personal de empleados individuales (MCSO6-007(a) y MCSO6-007(b)): Los registros pueden incluir solicitudes de empleo originales y posteriores, acciones de personal, documentos de información de personal, hojas de recuperación combinadas, formularios de historial de empleados, renuncias, despidos, listas de certificación, acuerdos de conciliación, recomendaciones y elogios, acciones disciplinarias, calificaciones de mérito, información de horas extra, evaluaciones de desempeño, solicitudes de licencia por ausencia, formulario de notificación de emergencia, información de pases de autobús, currículums, correspondencia y registros relacionados.
Retención: MCSO6-007(a) Medidas disciplinarias: conservar durante 3 años o según lo especifique el contrato sindical; MCSO6-007(b) Todos los demás registros: conservar durante 10 years after la separación del servicio [los expedientes personales de cada empleado se depurarán periódicamente según lo especificado en la política de la División de Servicios al Empleado]; transferir a los Servicios al Empleado del Condado 2 years after la separación. (MOAR 166-150-0160 (10), HB4207)
Registros de Capacitación Individual de Empleados (MCSO6-008): Documenta todos los registros de capacitación y certificación de los empleados juramentados y civiles de la Oficina del Sheriff. Incluye la capacitación en habilidades laborales y las certificaciones requeridas para ocupar diversos puestos. Los registros incluyen solicitudes de capacitación, descripciones de los cursos, comprobantes de asistencia y finalización, copias de los certificados otorgados, horas de clase, correspondencia y registros similares.
Retención: Conservar durante 6 years after la separación. (MOAR 166-150-0160 (10))
Juramentos de Cargo (MCSO6-015): Juramentos firmados que prestan diversos funcionarios electos y designados antes de ejercer sus funciones. La información suele incluir fecha, nombre, cargo desempeñado, texto y firmas.
Retención: Conservar durante 6 years after del vencimiento. (OAR 166-150-0040 (17))
Registros Administrativos de Nómina (MCSO6-009): Documenta el historial salarial de los empleados de la Oficina del Sheriff y la administración de su sistema de nómina. Incluye registros de horas trabajadas, acumuladas y tomadas; informes, estudios estadísticos y otros registros diseñados y utilizados para la elaboración de presupuestos, la gestión de la carga de trabajo y del personal, y como referencia general; y registros de nómina que documentan los ingresos, las deducciones y las retenciones de los empleados de la agencia. Estos registros se mantienen para fines administrativos y de referencia de la Oficina del Sheriff. La copia del registro para la información de nómina a largo plazo se conserva en la Nómina Central.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0155 (8))
Historial Médico Previo al Empleo (MCSO6-011): Información médica recopilada de los solicitantes de empleo de la Oficina del Sheriff antes de su contratación. Estos registros se mantienen separados de los registros de reclutamiento y selección. Incluyen exámenes físicos, resultados de pruebas de drogas y alcohol, consultas médicas y evaluaciones realizadas por médicos u otros profesionales de la salud física o mental, así como cualquier otra información similar.
Retención: Si se contrata, se transferirá al Registro Médico del Empleado; si no se contrata, se conservará durante 6 años. (MOAR 166-150-0160 (9))
Registros de Reclutamiento y Selección (MCSO6-012(a), MCSO6-012(b) y MCSO6-012(c)): Registros relacionados con el proceso de reclutamiento y selección para cubrir puestos vacantes en la Oficina del Sheriff. Estos registros incluyen anuncios de reclutamiento, solicitudes, exámenes (incluida una copia codificada del examen escrito, criterios de calificación, preguntas y criterios de calificación del jurado oral, examen de desempeño y criterios de calificación), certificación de evaluadores por parte de los miembros del jurado oral, análisis de impacto adverso, lista maestra de elegibles, informe resumido de solicitantes del TRAC, informe de flujo de solicitantes del TRAC, registro de impugnaciones y resolución de candidatos, certificación de elegibles, documentación del proceso de selección y correspondencia relacionada. También incluye las solicitudes inactivas.
Retención: MCSO6-012(a) Conservar el anuncio, la descripción del puesto y los registros que documenten la creación de la escala de evaluación y calificación durante 10 años; MCSO6-012(b) Conservar las solicitudes no solicitadas y los currículums vitae durante 3 meses si no se devuelven al abogado; MCSO6-012(c) Conservar las solicitudes rechazadas y otros registros 3 years after de cubrir el puesto o cancelar la contratación. (MOAR 166-150-0160 (23))
Registros de Capacitación/Certificación (MCSO6-013): Registros relacionados con el uso de los programas de capacitación y certificación impartidos a los empleados de la Oficina del Sheriff a través de la Oficina del Sheriff, la Junta de Normas y Capacitación de Seguridad Pública y otros programas. Pueden incluir descripciones de clases, esquemas de cursos, registros de inscripción y asistencia a clases, registro de capacitación y otros registros importantes relacionados.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0160 (24))