Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ khoản phải thu (FM2-003) : Hồ sơ ghi lại doanh thu mà bộ phận được hưởng. Hồ sơ bao gồm phiếu gửi tiền, biên lai gửi tiền, bản sao séc và chứng từ chứng minh số tiền đã nhận. Thông tin thường bao gồm số tiền nhận được, số hóa đơn, tên, số tài khoản, số dư tài khoản, các khoản điều chỉnh và các dữ liệu tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 years after thu thập hoặc được coi là không thể thu thập được. (MOAR 166-150-0110 (2))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Hồ sơ kế toán quỹ xây dựng (FM2-004) : Hồ sơ ghi chép các giao dịch quỹ trong mười quỹ đặc biệt khác nhau. Hồ sơ bao gồm bản sao lệnh công việc, hóa đơn, biên lai, chứng từ giao dịch, sổ cái quỹ và các hồ sơ liên quan. Thông tin thường bao gồm số tiền ghi nợ, ghi có và số dư cho mỗi tài khoản, ngân sách, quỹ và số phòng ban, và tổng cộng các khoản phải thu, thu nhập lãi, số tiền đến hạn từ các quỹ khác, khoản vay ngân hàng nhận được, tiền mặt trong tài khoản ký quỹ, khoản vay trả chậm nhận được, tiền mặt, các khoản cam kết, doanh thu, các khoản phải thu, các khoản phải trả, cũng như các dữ liệu khác.
Thời gian lưu giữ: Sổ cái quỹ: lưu giữ 5 năm; các hồ sơ khác: lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (1,2,19))
Phiếu ghi sổ kế toán tổng hợp (FM2-001) : Dùng để nhập các khoản thanh toán hành chính và sửa lỗi mã hóa trên phiếu thanh toán. Hiển thị ngày, thông tin mã hóa tài khoản ban đầu, thông tin mã hóa tài khoản chính xác, ghi chú và chữ viết tắt của kế toán.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (23))
Phiếu thanh toán (FM2-002) : Hồ sơ ghi lại việc thanh toán các hóa đơn của bộ phận. Bao gồm bản sao hóa đơn, bảng sao kê, phiếu chi, đơn đặt hàng, giấy ủy quyền thanh toán, biên lai, séc hoặc lệnh chi đã hủy và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (1))